淺談提高機關事業單位檔案管理的信息化水平

黎海容

【摘要】近年來，大多數機關事業單位運用電子政務系統來提高自身的辦公自動化水平。機關事業單位在工作上對檔案管理具有十分重要的地位，但單位人員因工作原因頻繁變動，因此需要對機關事業單位加強檔案管理信息化的工作，促使檔案管理水平的提高以及單位人員檔案能夠完整，有利于檔案管理的歷史資料利用率得到有效提升。

【關鍵詞】機關事業單位；檔案管理；信息化水平

機關事業單位人事檔案是人才信息的記錄，其中包含了個人的履歷信息和個人業績獎罰信息等，人事檔案還記錄著公司的運轉情況與單位人員近況等歷史記錄，是運行單位工作的重要依據。隨著信息技術的不斷發展與進步，對于檔案的管理顯得尤為重要，為了確保單位工作能有效進行，在為單位選拔人才與實施管理時，能更好地為其提供服務與帶來方便，并能提升檔案資料的查詢速度以及簡化工作的流程，有效發揮出機關事業單位檔案管理作用效果。目前我國檔案管理信息化的建設中存在很多不足之處，傳統的檔案是使用紙質來對其進行管理，不能將其很好地進行保存且信息的更新速度較慢，從而降低了檔案的利用率。因此本文將針對機關事業單位檔案管理存在的問題，提出具體可行的解決措施，確保事業機關單位的檔案能得到順利的開展與提高信息化的水平。

一、加強檔案管理信息化建設的重要意義

隨著我國的數字技術與電腦的運用在機關事業單位的工作中不斷推廣，因此使得電子文件和檔案資料的增多，機關事業單位的檔案管理需要加強其信息化的建設，具體的信息建設化意義為：

（一）便于對歷史檔案的整理與利用。機關事業單位檔案管理能對其具有歷史意義的檔案文件資料進行有效的保管，但是由于傳統的歷史檔案是紙質檔案，不容易對其查詢與保存，且占用的空間較大，一些珍貴的歷史資料不能得到較好的利用，只能被長時間的封存。在進行信息化管理后，能運用電腦技術對機關事業單位檔案進行管理，擴大檔案的管理儲存空間，并且能較方便地對檔案進行查閱與使用，對較為有用的歷史資料也能方便將其調動出來，恢復其歷史資料的使用價值，對檔案管理的信息化建設有著十分顯著的作用。

（二）檔案管理工作效率的提高。由于檔案資料的管理較為落后，傳統的檔案管資料非常復雜和繁亂，單位員工的資源較少，且機關事業單位檔案管理涉及到大量的工作方面，因此導致檔案的利用率降低且容易遺失。機關事業單位加快信息建設后，檔案管理的人員能有效提高對工作的積極性，加強工作效率的提升，能及時有效地對檔案進行管理與減少資料的繁雜性。

（三）有利于檔案管理的安全性與穩定性。完善信息化建設能更有效地對電子檔案進行保存且保密性較強，讀取非常便利，能更好地保證檔案資料在傳輸與儲存的過程中安全性能提高。與傳統紙質版的檔案管理相比，該儲存方法能延長對電子檔案保存的時間，且能對檔案進行備份。

（四）對檔案信息資料的共享與促進檔案資料的利用率。傳統的檔案管理方式占用空間較大，且對于機關事業單位檔案的保存較為分散，不能對其進行合理的規劃與利用，在信息化技術的發展下，能利用互聯網平臺將不同的單位與部門之間的信息進行更有效的共享，共享方式較為方便，對于檔案資料的利用率也因此提高。

二、機關事業單位人事檔案管理信息化存在的問題

（一）檔案管理方法落后。由于不少機關事業單位對于檔案信息化建設的重要性認知不足，導致傳統檔案管理存在著半手工或者手工的管理方法，對于某些要求較高的檔案記錄以及檔案的整理工作造成錯誤，并且發生的錯誤不容易被發現，也不能及時對錯誤進行改正，因此造成錯誤檔案被永久保存下來，影響日后檔案的管理與對人事的安排。在對檔案進行管理時，傳統的管理模式消耗的時間較長，且工作量較為繁瑣，會增加管理工作的錯誤率。

（二）機關事業單位管理人員的專業水平不足。在現代社會，各個工作都對專業化的水平較高，機關企業人事管理對于管理人員的專業性也有較高的要求，由于人事檔案管理人員在傳統的管理模式上是使用手工作業的方法，對于信息化技術的知識了解較少，相關的業務能力與意識方面都沒能得到提升，不能滿足對信息化建設的專業化需求。由于機關事業單位未能對檔案管理人員進行系統培訓，導致管理人員對現代化的檔案管理手段與業務技能方面不熟悉，使得信息化建設無法有效且迅速地開展，造成檔案管理工作缺乏規范性。

（三）人事檔案信息利用價值較弱。機關事業單位的檔案不僅僅是對信息與數據的保存，更是對人事作決策時提供參考信息的依據，能對人事檔案的信息利用率發揮出重要性決策。雖然人事檔案管理工作對外界做到嚴格的保密性，但對于信息的利用率少之又少，機關事業單位沒有認識到其有效的利用效果，沒有對人事檔案進行深入的了解，僅認為人事檔案人員調動與整理檔案時才有利用價值，對人事檔案的信息利用較弱。

三、如何提高機關事業單位檔案管理信息化水平

（一）加強領導重視，完善管理。檔案資料記錄著經營成果、工作成效、人事變動等內容，機關事業單位應加強對檔案資料的管理，并確保檔案中的內容準確和完整，利用檔案的信息開展總結工作，制定有效的決策。檔案管理人員和領導人員應對檔案管理的信息化建設提起重視，通過提升檔案管理的信息化程度，確保檔案資料能發揮其有效的作用。在針對人事檔案信息化管理時，還應對管理制度進行完善，從整理、查閱、收集以及歸納等的方面對其管理，對檔案信息管理能高效運作。

（二）加強管理人員的信息化建設。重視機關事業單位對檔案管理人員的培訓，完善單位的考核評價機制，激發檔案管理人員的工作熱情，并對管理人員做出客觀公正的考核，將考核的制度落實到位，強化機關事業單位管理信息化的完善。由于檔案管理的信息化建設需要許多計算機專業的工作人才，因此管理人員不僅需要對檔案業務進行熟知還應熟悉信息化建設的技術，并開展培訓班與交流會，讓管理人員能掌握更多更實用的信息化建設知識，能更有效地提升其業務能力。

（三）強化信息資源的安全性。隨著網絡技術的不斷加強與迅速發展，許多不法分子會利用網絡病毒對機關單位檔案資料信息進行盜取，對工作管理造成嚴重的影響，并且由于檔案管理人員的錯誤操作與系統故障也會導致檔案信息的安全性遭到破壞，機關事業單位要在檔案管理的信息化建設過程中，加強對檔案、網絡、主機以及數據的安全管理。機關事業單位部門還應定期與不定期對數據備份、安裝防火墻或安裝殺毒軟件等，對檔案的信息資源提供安全可靠的保護工作。

四、結語

綜上所述，在新時期的發展下，檔案管理對機關事業單位的運作有著十分重要的作用，檔案管理的信息化建設能有效提升對機關事業單位的檔案管理效率。加強對管理人員的專業技能學習，強化其對信息化建設的知識，能有效滿足事業單位在信息化時代下對檔案管理工作的有效運行，并提高機關事業單位對檔案管理工作的質量保證，有助于強化歷史資料的利用率，促進機關事業單位管理水平的提升。

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