事業單位檔案管理創新思路探究

劉國斌

【摘要】檔案管理這項工作在事業單位工作中一直不太被重視，導致了管理工作質量不高、效率偏低。針對這個問題，本文指出了當前檔案管理工作所面臨的幾個突出問題，提出了改進的新思路，以供事業單位參考。

【關鍵詞】管理原則；管理問題；檔案管理；創新思路

事業單位是我國政府的重要構成部分，而檔案管理工作是事業單位的重要工作之一。但是卻不被重視，帶來了不少管理問題。為了解決這個問題，本文提出了一些看法，希望事業單位能逐步重視該項工作，完善工作機制，提升管理水平。

一、事業單位檔案管理原則

（一）制定制度和執行制度的原則。制度是執行的前提。檔案管理要做到高效和高質量，首先要明確一個完整的管理制度。管理制度的執行需要由領導層和管理人員共同完成，領導層負責統籌工作，管理人員負責提出建議。制度明確以后，管理人員要熟記制度中的條款內容，將制度中所提到的各項細節運用到日常管理工作中，嚴格執行制度要求。如此，通過改進制度和嚴格執行兩方面同時進行的辦法，采用理論和實際操作相結合的方式，規范了檔案管理工作，也確保了工作的高效和高質量。

（二）確定職責和保護權益的原則。事業單位中，領導層包括高層領導也包括部門領導。檔案管理應該首先引起高層領導的注意，由高層領導提出重視工作，然后授權給部門領導，由部門領導負責管理工作的落實，并向高層領導匯報管理工作。日常工作中，檔案管理部門領導可以從兩方面入手展開管理工作：第一方面是明確整個管理工作中各自的職責。部門領導負責統籌整個管理工作，管理人員則負責落實每一項管理工作。工作中，部門領導要對管理人員工作的不足之處給出批評指導，并監督每位管理人員的工作執行情況。另一方面，檔案管理工作也要遵循“以人為本”的態度，部門領導要多關心管理人員的工作情緒，在工作中保護好每位管理人員的權益，從而確保檔案管理工作的良好運轉。

（三）靈活又規范的原則。國家針對事業單位有一套具體的管理辦法。所以，事業單位在具體制定檔案管理制度的時候，一定要參考國家標準，符合國家規范，千萬不能自己隨意制定。但是，我國的事業單位又分為很多種，有盈利事業單位，也有非營利事業單位，有從事教育文化的事業單位，也有從事科技、衛生的事業單位。每種事業單位的工作性質不同，工作的內容不同，工作特征也不同。所以，如果采用同一種檔案管理制度，勢必造成管理工作的機械化運行，不但違背了規范管理的初衷，反而帶來很多麻煩。因此，每種事業單位要根據自身的實際狀況，在參考國家制度標準的情況下，制定出符合自身單位使用的檔案管理制度。這樣，管理人員在執行工作的過程中，便能做到既靈活又規范。

二、事業單位檔案管理問題

（一）意識問題。目前，事業單位在檔案管理中的頭號問題就是意識問題。領導層沒有足夠重視，人事部門也沒有過多重視，這就導致在檔案管理部門就職的管理人員也認為自身工作不是那么重要，所以工作態度比較散漫，工作效率較為低下。例如：在很多事業單位中，管理人員在進行保密工作時十分不嚴謹，對于保密期限已過的檔案，有的管理人員沒有按要求銷毀，有的甚至賣給廢品收購站，造成信息泄露。

（二）機制問題。一項合格的管理工作必然有一個完善的機制。當下，許多事業單位在實際管理檔案的過程中，并沒有重視機制問題。管理人員完全按照自身經驗來進行管理，對于管理中的種種問題也沒有足夠重視，更沒有想要修改問題的想法。這就使得檔案管理工作質量不高。因此，改進機制是檔案管理工作必須要完成的事情。

（三）素質問題。素質問題也是檔案管理的大問題。管理人員素質問題主要體現在兩點。第一點是管理人員的責任心不夠，從主觀上并不看重自己的工作，工作過程沒有激情、十分機械。第二點是管理人員的文化素質不夠，某些管理人員年齡偏大，也不懂得使用現代化設施，依然采用老套的管理辦法，因而管理效率始終比較低下。

三、事業單位檔案管理創新思路

（一）改善意識。檔案管理工作創新要首先從意識改善上做起。意識改善要從事業單位的領導層做起。由一把手開始重視，提出對檔案管理工作的要求，并時常關注檔案管理工作的總體情況。檔案管理部門的領導要在日常工作及會議中，強調管理工作對事業單位的重要性，讓管理人員的思想也開始改變，逐步重視起管理工作來。

（二）改進機制。當事業單位各領導層和普遍管理人員都慢慢重視檔案管理工作以后，就要從具體措施上改進管理工作。改進的辦法包括改進機制。事業單位的領導提出要求，由檔案管理部門領導具體完成機制改進工作，由管理人員參與，創建出具體的管理機制，擺脫老套的管理方式，全面實行規范化管理。

（三）改善素質。素質問題的改善可以采取對癥下藥的辦法。首先，針對管理人員責任心不夠的問題，部門領導要經常進行思想教育，讓管理人員更加敬業，重視自己的工作并落實自己的職責。其次，針對管理人員文化素養偏低的問題，一方面可以增加年輕的、素質高的管理人員，改善管理隊伍的整體素質。另一方面可以對年齡較大的管理人員進行培訓，讓其掌握先進的管理方式，逐步提升自己的專業水平和管理素養。

四、結束語

綜上，本文將事業單位作為研究對象，探討了檔案管理的幾個重要原則，并提出了管理中最現實的幾個問題，最后給出了每個問題的改進方式。希望通過本文的介紹，能給事業單位帶來一些思考，創新日常的管理方法。

【參考文獻】

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