淺析醫院檔案管理中存在的問題及應對措施

馬崇訓

【摘要】對于醫院而言，每一份檔案都可能成為后續工作的借鑒案例。然而，縱觀當下，大部分醫院未采取與時俱進措施管理檔案，檔案管理還有較多問題尚待解決，如何優化醫院的檔案管理，使之更好地為醫院各項工作服務，是醫院亟須解決的問題。

【關鍵詞】醫院；檔案管理；與時俱進

在醫院資源庫中，檔案是非常珍貴的資源。它不僅包含醫療病歷，還涉及基礎設施建設、財務等各項資料，故其在醫院管理中具有不可或缺的關鍵作用。進入21世紀后，醫院逐步引入了檔案管理信息化系統，大大提高了檔案管理水平，推動各部門更好地通過優質檔案開展相關工作。因此，醫院有必要加大力度強化檔案管理，切實跟進現代醫療需求，進一步健全醫院的有關社會功能。

一、醫院檔案管理工作的現狀及存在的問題

（一）檔案管理制度不夠完善。現階段，我國大部分醫院已構建自家專屬檔案管理部門，并針對醫院檔案管理的實際需求制定了一些工作規范，但完善程度明顯偏低。究其原因，主要是醫院檔案管理只是形式化的、應付檢查的操作。部分醫院則受限于自身規模，沒有建立檔案管理部門和相關制度。一些小型醫院雖建立了檔案管理部門，但卻未根據醫院實際建設檔案管理制度，生搬硬套現象嚴重，導致制度實用性極差。醫院未建立健全的管理制度的后果是，檔案資料的完整性減弱，真實性降低，連帶醫院檔案的實用質量下降，致使醫院檔案管理無法跟進時代要求。

（二）醫院相關人員責任心不足，綜合素質不高。醫院不重視開展檔案管理的表現有：首先，醫院領導、檔案管理員暫未意識到優化完善檔案管理的重要作用，以至于其具體管理工作存在敷衍了事的情況，如不認真填寫檔案資料信息，隨意辦理借出借入手續，不對檔案記錄進行審批等，導致工作人員在審核時頻頻出錯，檔案管理出現嚴重失誤，使醫院各部門、醫務員乃至患者無法及時調取完整正確的檔案。搜索相關醫患糾紛的新聞，發現存在醫院無法提供患者檔案資料而導致申訴失敗的案例，這也說明，檔案管理缺乏嚴謹性，極有可能損害醫院的有序發展。其次，最近幾年，大部分醫院越來越重視引進信息化系統來輔助檔案管理，但由于有關工作人員技能素質不高，對信息化系統不了解，專業知識也欠缺，無法及時適應信息化環境，導致醫院無法迅速發揮信息化系統作用改善檔案管理工作。

（三）檔案信息化管理建設不完善。現階段，國內大部分醫院缺乏與時俱進的精神，究其原因主要在于醫院管理層還未清醒地意識到應用信息化手段進行檔案管理的作用，相關設施也尚待優化。如軟硬件設備落后，互聯網搭建亟待健全，管理人員不能熟練應用信息化手段處理問題等。加上醫院構建的檔案管理體制不夠先進，機制完善度偏低，管理人員年齡偏大且對信息化操作適應力差，導致檔案管理所需人才欠缺，相關管理建設也就無法按照預期創新發展。

二、促進醫院檔案管理工作與時俱進的對策

（一）轉變管理理念，提高檔案意識。當前，檔案管理人員綜合素質低，優化管理檔案的意識不強，管理模式僵化是導致醫院無法有效提升檔案管理水平的關鍵原因。基于此，醫院應該切實緊跟新時期要求做好檔案管理工作。所以，醫院若要突破現階段的檔案管理難題，必須要加大力度優化現下實行的檔案管理模式，緊跟時代提出的新管理理念，不斷增強相關工作人員的檔案管理意識，強化其責任感與服務能力。這也要求醫院要針對檔案管理構建科學合理的管理程序與制度，確保醫院檔案能完整有序地得到分類保存，便于醫院各部門、各醫務人員能及時調閱臨床醫療、人事、科研成果等檔案為自身工作服務，創造新工作成果或增加更多社會效益，全面提升檔案的利用水平。除此之外，鑒于信息化技術日漸普及，檔案管理個性化要求提高，醫院應要求工作人員積極學習新技術新系統，與時俱進，使檔案管理逐漸適應新時代需求。

（二）加強檔案管理信息化建設，提高工作人員的綜合素質。若要推動醫院檔案管理逐步趨向時代化，必須要加大力度提高管理人員的技術能力。具體來看，首先，要鼓勵工作人員積極了解、學習并熟悉專業化的檔案管理知識，全面掌握相關計算機信息技術，用信息化操作提高醫院檔案管理效率，切實滿足實際的檔案管理工作需求。其次，醫院應在條件允許的情況下對檔案管理員進行專業知識、專業技能培訓，特別是信息化處理技術以及相對較先進的計算機技術培訓，使檔案管理員充分掌握現代化信息處理技能，有力地提升檔案管理效率和檔案利用率。最后，醫院有關管理部門應注重宣傳檔案管理的重要性，增強每位醫務人員科學歸置檔案的意識，鼓勵醫務人員從自身做起，自覺主動維護好檔案，以促進醫院醫療衛生事業穩健發展。這也有利于增強檔案管理員的責任感，不斷規范檔案管理流程，優化檔案管理規范，提高檔案整理效率，進而使檔案使用者能夠一起參與進來，進一步優化檔案的完整性，增強檔案的真實性，切實發揮檔案的實用價值。

（三）實行醫院檔案手工管理與信息管理一體化。高科技時代，信息化管理技術不斷發展，并逐漸與醫院手工操作的檔案管理工作融合了起來，轉變成了醫院管理檔案、促進檔案管理規范化的重要手段。其主要表現有：首先，在信息化管理技術的支持下，檔案管理人員可實時把握不同部門、不同科室當前的檔案管理情況，并借助系統劃分檔案類型，進而構建起先進的檔案管理資源庫。其次，信息化系統的引進有利于進一步健全檔案的電子化建設，使電子文件得到妥善管理和利用。最后，管理部門可借助電子系統生成、優化調整、存儲和隨時調閱電子檔案，并構建規范化的制度，使紙質與電子檔案得到有效協調，從而推動醫院檔案的手動管理能逐步和信息管理實現一體化，確保醫院檔案能為相關管理工作提供良好的服務支持。

（四）積極開發檔案資源，提高檔案的利用率。優化醫院檔案管理的最高目標是使醫院各部門工作盡可能得到充分的資源支持。這也要求檔案管理工作人員要積極增強自身的檔案服務能力，全方位提升檔案管理水平，開發、挖掘、整合、優化檔案資源，并積極應用管理系統為自身服務。同時，在空余時間，醫院應鼓勵檔案管理人員積極學習與時俱進的檔案管理經驗，強化館藏建設，優化調整檔案類型，使不同部門、不同單位的檔案個性化需求都能得到有效滿足。由此，檔案利用水平、檔案價值都將得到有效提升，進而促使醫院的檔案管理逐步趨向跨越式發展。

三、結語

在醫院管理工作中，檔案管理是不可或缺的環節。一般而言，檔案管理的質量直接影響了醫院的發展穩定狀態。然而，當前，大部分醫院都未完善自身的檔案管理事項，這需要相關管理人員增強檔案管理意識，明確檔案管理的重要作用，并在實際工作中采取多種可行性措施優化改進檔案管理流程，加大力度培訓檔案管理員的綜合素養，使之盡可能增強檔案管理意識。同時，要積極推進檔案管理信息化，實現檔案資源的循環利用，切實為醫院各項工作的開展提供優質的檔案資源支持，促進醫院達成預期發展目標。

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