新時(shí)期做好干部人事檔案管理工作之我見

周秦

【摘要】干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部工作中形成的記載干部經(jīng)歷、政治思想、作風(fēng)建設(shè)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。為合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考，本文從分析當(dāng)前干部人事檔案管理工作所存在的問題入手，提出了新時(shí)期做好干部人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理工作；對(duì)策思考；理論探討

隨著國家檔案法規(guī)的實(shí)施以及事業(yè)單位自身管理科學(xué)化、規(guī)范化進(jìn)程的需要，干部人事檔案的管理工作日漸得到重視。由于干部人事檔案真實(shí)地記載和反映干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想，品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等，是干部個(gè)人自身成長歷史的真實(shí)記載，為各級(jí)黨的組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據(jù)，也是干部成長經(jīng)歷的真實(shí)反映，必須做好干部人事檔案管理工作，為合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著我國政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，干部人事檔案出現(xiàn)了許多新情況、新問題。干部人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn)，人事檔案工作應(yīng)如何與時(shí)俱進(jìn)，加快發(fā)展，更好地為黨的組織人事、工作服務(wù)？筆者結(jié)合近幾年來檔案管理的實(shí)踐，就干部人事檔案的管理工作談?wù)剮c(diǎn)體會(huì)，以供參考。

隨著人事檔案制度改革力度的不斷加大和深入，公開選拔、競爭上崗、業(yè)績考核、引咎辭職等新舉措不斷涌現(xiàn)，干部的競爭擇優(yōu)和正常流動(dòng)機(jī)制正在形成，為適應(yīng)這一發(fā)展，干部人事檔案工作也必須形成與之配套的管理模式。

一、干部人事檔案管理工作存在的一些問題

目前我市干部人事檔案管理工作還存在一些問題，主要表現(xiàn)在：

（一）日常管理工作不夠到位。由于檔案管理制度落實(shí)不到位，受管檔人員隊(duì)伍不穩(wěn)定、業(yè)務(wù)生疏、督查落實(shí)不到位等因素影響，干部人事檔案審核管理制度落實(shí)不夠經(jīng)常，措施不到位。檔案資料移交不及時(shí)，收集標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范。長期以來，還存在著干部檔案資料不催不要材料就會(huì)長期留滯在單位或個(gè)人手里，不能及時(shí)歸檔，一些干部取得高一級(jí)學(xué)歷后，不能及時(shí)遞交相關(guān)資料，導(dǎo)致檔案資料不能及時(shí)更新，造成了信息不準(zhǔn)。材料制作沒有統(tǒng)一使用A4紙，時(shí)常出現(xiàn)16開、B5紙規(guī)格的材料歸檔，增加了管檔人員的工作量。信息化應(yīng)用程度低，檔案管理整體水平不高。

（二）健全檔案內(nèi)容欠規(guī)范。在新的時(shí)期，沒有緊緊圍繞干部檔案的利用價(jià)值，在收集干部基本情況的基礎(chǔ)上，沒有按照《干部人事檔案管理規(guī)范》的要求，對(duì)缺少的材料沒有做到口勤、腳勤，不善于聯(lián)系溝通，變主動(dòng)為被動(dòng)，不及時(shí)追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的資料。尤其隨著各類人員繼續(xù)教育的提高增加，職稱晉升和聘任，歸檔材料不及時(shí)、欠規(guī)范。沒有真正做到干部業(yè)務(wù)發(fā)展到哪里，檔案工作就做到哪里。

（三）鑒別整理沒有規(guī)范化。對(duì)所管人事檔案材料沒有做到心中有數(shù)，對(duì)檔案定期核對(duì)不及時(shí)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)裝錯(cuò)收的材料時(shí)未及時(shí)糾正。針對(duì)干部年齡層次偏高且檔案內(nèi)容繁雜的實(shí)際情況也對(duì)不上號(hào)，特別是對(duì)三年內(nèi)將要退休的干部的人事檔案沒有及時(shí)進(jìn)行核查，對(duì)其出生年月、參加工作時(shí)間等關(guān)鍵敏感性問題，缺乏逐一審核形成人員退休信息的審核表，對(duì)審核的信息也沒有進(jìn)行簽字確認(rèn)，進(jìn)入相關(guān)干部的人事檔案，對(duì)將來審批退休時(shí)的重要依據(jù)歸檔比較混雜。尤其是對(duì)不屬于人事檔案的材料，沒有很好地及時(shí)轉(zhuǎn)遞或按有關(guān)規(guī)定銷毀。發(fā)現(xiàn)短缺的材料，沒有及時(shí)收集。針對(duì)上述問題提出思路與對(duì)策。

二、收集干部人事檔案材料的時(shí)候應(yīng)認(rèn)真做好的幾點(diǎn)

干部人事檔案材料，為組織上歷史地、全面地考察與了解和正確選拔使用干部提供了依據(jù)，是管理的根本任務(wù)。干部檔案的性質(zhì)決定了收集的檔案材料必須真實(shí)可靠，為此在檔案收集干部人事檔案材料的時(shí)候應(yīng)認(rèn)真做好以下四點(diǎn)：

（一）完善規(guī)章制度。要把人事檔案管理職責(zé)和制度落到實(shí)處。歸檔材料必須完整、真實(shí)，文字清楚，對(duì)象明確。凡規(guī)定由組織部門蓋章的，必須印章齊全。組織鑒定、審查結(jié)論、處分決定、民主評(píng)議和組織考核等形成的綜合材料，須經(jīng)本人見面簽字。任免呈報(bào)表和錄用聘用審批表必須有批準(zhǔn)機(jī)關(guān)名稱、時(shí)間和文號(hào)。制度上墻，讓操作人員有章可循。規(guī)范操作，按制度辦事建立檔案管理簿，接收干部人事檔案材料登記簿，轉(zhuǎn)出干部人事檔案材料登記簿，銷毀干部檔案材料登記簿等。

（二）嚴(yán)格工作程序。按照檔案管理的有關(guān)要求，要進(jìn)一步嚴(yán)格工作程序，加強(qiáng)檔案管理，提高了檔案管理的規(guī)范化水平。在辦理干部調(diào)配、畢業(yè)生接收等方面手續(xù)時(shí)，要堅(jiān)持先調(diào)檔審核，再提領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議討論；在接收新形成的學(xué)歷、學(xué)位材料時(shí)，要堅(jiān)持先驗(yàn)證學(xué)歷、學(xué)位證書再進(jìn)檔，防止假文憑、假學(xué)歷材料混入干部人事檔案。

（三）強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。檔案管理人員要有高度的事業(yè)心，強(qiáng)烈的責(zé)任感，對(duì)收集的材料要認(rèn)真審核，把真實(shí)可靠的材料收入干部檔案，把好質(zhì)量關(guān)。檔案工作是細(xì)致入微的工作，應(yīng)杜絕粗心大意，在檔案鑒別時(shí)，管檔人員更要認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保檔案材料真實(shí)、完整。作為檔案管理人員還要多注意業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高自身的鑒別能力，在鑒別過程中要明辨是非，要善于通過對(duì)比、分析、校對(duì)、核實(shí)等辦法去偽存真，去粗存精，堅(jiān)決把那些虛假的材料拒之門外，努力維護(hù)干部人事檔案的真實(shí)性和完整性。

（四）檔案管理信息化。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是檔案目標(biāo)管理工作的必然要求，也是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。隨著辦公自動(dòng)化的普及，加快我市檔案資源開發(fā)利用也被提上了議事日程。為了實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化，要充分利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和科學(xué)的檢索系統(tǒng)，實(shí)施干部人事檔案動(dòng)態(tài)管理。利用計(jì)算機(jī)將干部檔案資料整理輸入電腦，使檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的借閱、查閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作。同時(shí)，檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)建成后，不僅能夠全面反映干部的基本情況，而且可以記錄干部專業(yè)技術(shù)職務(wù)等動(dòng)態(tài)信息，一旦干部基本情況發(fā)生變化時(shí)，可以隨時(shí)準(zhǔn)確地將新信息錄入電腦，保證干部檔案信息的實(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

幾年來，干部人事檔案管理工作認(rèn)真落實(shí)《中華人民共和國檔案法》和中組部《干部人事檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》，在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，改造庫房，更新設(shè)備，改用新的檔案卷夾，已經(jīng)形成了一整套完整體系。但是，人事檔案管理事業(yè)還是任重道遠(yuǎn)，在今后的道路中，我們將一如既往地通過規(guī)范的管理，為實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化而努力奮斗。

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