醫院招標采購合同風險管理探討

吳紹榮

摘要：本文分析了醫院合同的訂立階段及履行階段的各個環節存在的風險，對供應商資質、合同談判、合同內容、合同履行、合同結算及合同保管等各個環節的風險應采取的防范措施做了闡述。

關鍵詞：醫院 招標采購合同 風險管理

醫院所有的基本建設、修繕工程、新增設施、設備、藥品、物資材料采購、承包、租賃、技術開發、轉讓、咨詢等對外經濟活動都必須事先簽訂經濟合同，醫院物資的采購、招標及合同的管理是規范醫院科學管理，有效降低醫療成本，減輕病人經濟負擔，促進醫院發展的重要途徑。建立完善、規范的采購、招標及合同管理對醫院來說很重要。醫院采購招標及合同的管理應科學化、標準化、程序化。

一、合同管理風險分類

為了做好采購工作，醫院成立采購談判小組全權負責與供應商的談判工作，采購部門經過價格調查、成本分析和財務部門審批且通過財務資金預算后，指定采購談判的目標。采購部門根據采購項目的特點設計談判方案，談判小組依據成本分析所定的底價與供應商進行談判，談判達成一致后，制定采購談判協議。醫院院長或者受院長委托的合同簽署代理人正式簽署合同。合同管理的風險隱藏在合同管理的各個環節中。

（1）供應商資質的風險。合同簽訂前沒有對供應商的資格、資質調查和審查，不清楚供應商是否有履約能力以及主體資格；因簽訂方沒有代理權或者越權代理，導致醫院簽訂的合同無效；合同簽訂后忽略了供應商信用狀況、沒有持續關注履行合同時簽訂方的資信變化，導致醫院蒙受損失。

（2）合同談判的風險。因談判代表缺乏法律方面、財務方面、專業技術方面知識的支撐，或因談判的經驗不足，在合同重大問題上做出了不當讓步、或者忽略了合同重大問題；或對參與談判的團隊人員控制不力，談判人員與對方串謀或者事先泄露談判策略和底線，導致醫院處于不利地位；談判過程中措辭不當或禮儀使用不當，破壞醫院形象。

（3）合同內容風險。合同形式選擇不當，簽訂的合同與國家法律法規、醫療衛生政策等發生沖突，合同內容和條款不完整、表述不嚴謹，導致醫院利益受損。

（4）權限及印鑒風險。簽署合同的人不具備合同簽訂的資格、未經授權或越權簽訂合同，簽訂的合同被篡改；印鑒存在問題，對合同印章管理不善，合同手續不全，導致合同無效；違規簽訂擔保、投資和借貸合同。

（5）合同履行的風險。醫院或者供應商沒有恰當履行合同中約定的義務，如交貨的物資質量不合規、交期拖延等，在履行合同過程中，發現合同條款中有未明確的約定事項、有導致醫院利益受損的情況未能及時發現，或因不可抗力導致合同無法正常履行。

（6）合同結算風險。違反合同條款，未按合同規定期限、金額或方式付款，與供應商談判時，約定的結算方式不利于醫院；在沒有合同依據或者貨物質量沒有完全檢查前盲目地付款。

（7）合同存檔風險。合同簽訂后沒有制作合同副本或沒有及時對原件存檔，合同檔案保管不善導致合同泄密。

二、合同風險控制點的應對措施

為了防范上述風險，在合同風險控制點方面醫院應當采取以下應對措施：完善合同管理體系，建立分級授權管理制度，對于數額較大的采購合同管理部門應加強管理，并監督合同簽訂全過程；實行統一歸口管理，醫院成立相關部門歸口管理合同，制定統一合同的規范管理，定期檢查和評價合同管理中的薄弱環節，醫院合同承辦部門應明確分工與職責，履行相應的義務，并承擔責任，建立健全考核與責任追究制度，對發生的違法違規行為，應當追究有關部門和管理人員的責任；合同簽訂后開展評估活動。

（1）開展供應商審查，審查供應商的資質證明、法人登記證書等證明原件，查詢證件的真實性，合法性；獲取供應商的財務報告、以往經營記錄、業績，并在合同履行過程中持續關注其資信變化，評估其財務風險和信用狀況，必要時對供應商的生產能力、商業信譽、履約能力等進行實地調查，與供應商的主要客戶溝通了解過去的營運狀況、與供應商的開戶銀行、主管稅務機關與工商管理部門調查核實情況。

（2）合同談判控制，以“公平、公正、效益、擇優”為談判的基本原則，談判中同時應遵守“客觀性、統一性、獨立性、保密性、綜合性”原則。研究國家有關法律法規、醫療衛生政策，了解熟悉相關情況，收集有關資料，做到知己知彼，心里有底，確定正確的談判策略，必要時可聘請外部專家參與相關工作，關注如下核心內容與條款：標的數量、技術質量標準、合同的價格計算方式、履約方式、期限、雙方的違約責任、發生爭議的處理方式、變更與解除合同的條件等。對參與談判人員的主要意見予以記錄、談判過程中的重要事項加以記載并妥善保存，以此作為避免合同舞弊的重要證據并作為責任追究的依據，加強談判過程中的保密工作，嚴格推行責任追究制度。

（3）簽署權限、印鑒控制，采購部門按照規定的權限和程序簽訂合同，醫院對外訂立合同由法人授權簽訂的，應當簽署授權委托書、醫院法人或其授權的代理人簽名或加蓋有關印章才可執行有效；妥善使用和保管合同專用章，防止他人濫用，防止已簽署的合同被篡改。

（4）合同履行的控制，醫院派專人對合同執行全過程進行監控，督促對方履行的過程中，如果發現有違約的行為，應與對方交涉并制止、盡可能地避免違約、最大限度地將合同損失降低到最低，履行中發現合同中約定不明確的或者沒有明確約定的內容，與對方進行協商，對合同進行補充；對于執行中發現條款有誤、或存在欺詐行為、顯失公平的合同，應按規定先報告院部主管部門，與對方協商、不違背規則的前提下重新簽訂變更協議或者解除合同。在執行過程中因對方當事人無特殊理由和條件提出解除合同、中止合同、或者暗地轉讓合同他方執行、結果會讓醫院造成經濟損失的，院方負責人應及時發出書面索賠通知書給對方；如果因此發生糾紛，院方在確保醫院不受損失的前提下，以國家法律法規為依據，首先主動與對方當事人約談協商，如果雙方能一次協商達成協議解決糾紛，就以協商事宜簽訂書面協議；如果經過多次協商不能達成協議，糾紛無法解決，應采取仲裁、訴訟等方式解決。

（5）合同結算審查，合同簽訂執行完成以后，需按照合同付款，財務部門負責人應該細讀合同，把好付款審核最后一道關，審核合同條款無誤后方可付款，財務審核中對發現沒有按條款履約的，或者付款內容有該書面簽約而未簽約的財務部門應拒絕付款，對于合同中存在的問題，發現的漏洞，財務部門應向院長報告，督促相關部門解決。

（6）合同存檔、評估，醫院由專人負責保管合同，合同完結后當事人及時交與專管人員歸檔，保管人做好合同入檔登記，及時建立合同檔案。醫院建立合同履行情況評估制度，成立評估小組，小組成員每年對全院合同的總體情況、重大合同以及履行情況進行分析評估，并對不足加以改進。

三、總結

醫院風險控制是醫院從內部和外部預防和控制風險的過程，防范風險是醫院開展財務控制的目的，風險控制涉及醫院經營的方方面面，既包括國家經濟政策和外部經濟環境、醫院的重大經營決策和醫院的管理模式及體制等宏觀方面，也包括醫院內控機制的建立與完善等運營的微觀方面，醫院的內控主要看其關鍵控制點是否設置到位。

醫院建立合同管理體系，優化合同業務流程，由專人負責審核醫院合同，協調處理合同業務事項。醫院加強合同管理，規范合同行為，防范合同風險，由此間接提高醫院的經濟效益。

（作者單位：三峽大學仁和醫院）endprint