會計電算化條件下會計檔案管理問題探究

徐冬梅

（中鋁寧夏能源集團有限公司，銀川 750011）

1 引言

隨著我國會計制度的不斷革新，給企業財會工作水平的提升創造了便利條件，加之計算機技術的不斷發展，使得會計電算化得以誕生，更大程度地推動了企業的發展。但是對于企業會計檔案管理工作而言，會計電算化的應用還存在一些缺陷，極大地影響了檔案管理工作效率和質量的提升，如何有效解決這些問題，成為當下企業相關負責人需要思考的一大難題，需要給予足夠重視。

2 會計電算化檔案管理概述

2.1 電算化會計檔案介紹

會計電算化條件下的檔案管理主要是利用計算機設備進行會計相關數據資料的收集、存儲和處理，其中包括會計憑證、會計賬簿和報表等，這些會計核算相關檔案信息都是以計算機硬件和軟件為基礎進行管理的，這也是電算化會計檔案管理與傳統紙質檔案管理最大的區別，同時對于電算化會計檔案管理而言，復雜程度相對較高，所以實際的檔案管理過程中，需要加強重視力度，提高管理水平，確保電算化會計檔案管理工作的有效實施。

2.2 會計電算化條件下會計檔案管理的特點分析

相對比傳統的紙質會計檔案管理而言，會計電算化條件下檔案管理具有以下幾方面特點：第一，信息承載力增強。對于電算化會計檔案管理而言，不僅包括了傳統的紙質檔案形式，而且還包括電子檔案形式，所以在檔案資源存儲方面得到了進一步加強和優化，給檔案管理效率的提升創造了條件。第二，傳統的紙質檔案雖然管理效率和水平方面存在局限性，但其具有可視化特點，管理效果更加直觀可靠。然而對于電算化會計檔案管理而言，其必須要有計算機硬件和軟件作為支撐，否則達不到預期的管理效果。第三，檔案數據信息查詢便捷。傳統的紙質檔案管理不僅效率低，而且由于存儲空間大，使得在進行信息查詢時困難重重。而電算化會計檔案管理主要以計算機系統作為技術支撐，檔案信息存儲的空間較小，并且可以快速準確地進行相關數據查詢，為人們提供巨大便利。[2]

3 會計電算化條件下會計檔案管理問題探究

3.1 相關認識不到位

首先，由于思想方面太過于保守，使得人們對于電算化會計檔案管理認知相對較少，沒有掌握到其高效性和便捷性，同時在企業財會管理工作中，普遍存在“重核算，輕管理”的問題，這使得電算化會計檔案管理的應用和實施受到較為嚴重的影響，最終阻礙了企業的進一步發展。另外，對于會計電算化條件下的檔案管理工作而言，需要有健全完善的制度進行約束，但是目前我國部分企業沒有對其給予足夠重視，導致電算化會計檔案管理工作極度混亂，同時電算化會計檔案收集、存儲和利用等工作還依然沿用傳統的管理手段，這導致電算化會計檔案管理流于形式，達不到預期的管理效果。

3.2 人員素質水平有待提高

在傳統的會計檔案管理工作中，大都是通過財務人員進行相關數據的收集和整理，這對于財務人員素質要求并不是特別高。但是隨著會計電算化的出現，會計檔案管理難度得到提升，相應地對于財務人員素質要求也不斷提高，除了要掌握相應財務會計經驗和能力外，還需要具備計算機信息方面的技能，這是確保電算化會計檔案管理水平提升的關鍵。但是就目前而言，很多企業財務人員并不能滿足這一要求和規范，他們雖然是財務會計管理方面的專業人才，但是對于信息化技術的掌握不足，仍然無法滿足社會發展對于會計檔案管理的需求，同時也給企業的發展造成了嚴重影響[3]。

4 會計電算化條件下會計檔案管理問題的解決對策

4.1 加強重視力度

要想確保電算化會計檔案管理工作切實發揮出其實質性效果，首先要做的就是加強重視，提高思想意識，詳細如下：第一，企業相關負責人要認識到電算化會計檔案管理的重要性和復雜性，同時加強宣傳和培養，讓企業相關人員也意識到電算化會計檔案管理的意義，這樣對于企業和人員自身的發展都有著重要作用；第二，企業負責人不僅要提高重視力度，還應當加強在該方面的投入，對于電算化會計檔案管理硬件和軟件進行投入，確保設備、技術和人才符合電算化會計檔案管理的現實需求，最終為企業的發展創造條件；第三，建立健全企業電算化會計檔案管理制度，根據企業的實際情況，分析和總結以往會計檔案管理工作的局限，制定出科學合理的會計檔案管理方法，并以此為依據進行制度的建立，用制度去約束電算化會計檔案管理工作有條不紊進行。

4.2 強化相應法制建設

現階段，我國大部分企業會計檔案管理缺乏完整性，這也給電算化會計檔案管理工作的實施造成困擾，其原因主要是檔案管理缺乏相應的法制理念作為支撐，所以要想提高電算化會計檔案管理的完整性，就必須強化相應的法制建設，詳細做到以下幾方面內容：第一，企業需要在國家政策的前提下，結合自身的實際情況，對電算化會計檔案管理相關問題進行分析，同時建立一系列管理制度，并且將制度與法律進行結合，以達到提高檔案管理完整性的最終目標；第二，強化法律宣傳教育，重點組織內部財務會計管理人員進行再教育，讓他們切實提高法律意識，避免篡改檔案資源信息問題的發生，提高會計檔案管理的完整性；第三，加強企業負責人的引導作用。企業相關負責人要深入到基層，有效發揮自身的領導作用，與基層會計檔案管理人員保持緊密的關系，共同完成檔案資源信息的管理工作，為促進企業的發展奠定堅實基礎。

4.3 提高財務會計人員相關素質水平

人力資源是企業內部一筆隱形的財富，如果能夠充分利用，對企業的發展和經濟效益的提升都會發揮出巨大的幫助。因此，企業應該有意識地為會計電算化部門引進綜合性人才，讓綜合性人才來負責會計電子檔案管理工作，在引進人才的時候不僅重視人才的會計知識能力，也要重視會計人員計算機專業知識能力，充分考慮企業自身的經營特點，定期對引進的人才進行再次培養，確保人才能夠與時俱進，能夠確保單一的“核算人才”朝著“智能人才”方向轉變[1]。

5 結語

綜上所述，電算化會計檔案作為企業會計檔案管理的重點，同時也是信息技術發展的主要趨勢。相對比傳統的會計檔案管理而言，電算化會計檔案管理的效率和質量更高，更加符合當下企業現代化建設的現實需求。但是由于一些客觀因素的存在，使得企業電算化會計檔案管理存在很多問題，制約了企業財務會計工作的有效實施，所以企業相關負責人需要引起重視，結合自身的實際情況，通過提高思想意識和法制建設，同時引進高素質的信息化技術人才，最終提高企業電算化會計檔案管理水平，為企業自身的進一步發展奠定堅實基礎。