淺談ERP環(huán)境下某化工企業(yè)的內(nèi)部控制

王振光

（兗礦化工有限公司，山東鄒城273500）

1 引言

ERP(Enterprise Resources Planning，企業(yè)資源計(jì)劃)是 20 世紀(jì)90年代初興起的企業(yè)管理信息系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)是針對(duì)物資管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、信息管理集成一體化的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)實(shí)際上是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展有利于促進(jìn)會(huì)計(jì)工作規(guī)范化，提高會(huì)計(jì)工作質(zhì)量與工作效率，更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)的作用。但是企業(yè)在運(yùn)用了ERP系統(tǒng)后，企業(yè)會(huì)計(jì)核算和管理環(huán)境會(huì)發(fā)生很大變化，內(nèi)部控制程序和方式應(yīng)當(dāng)相應(yīng)地改變。因此，在ERP環(huán)境下的內(nèi)部防范和控制制度的建設(shè)顯得尤為重要。

2 ERP系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部控制的影響

2.1 事前控制

ERP系統(tǒng)下，事前控制主要包括以下兩個(gè)方面：①預(yù)算控制。煤化工行業(yè)面對(duì)著多變的外部環(huán)境以及日趨激烈的同行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)，該公司在發(fā)展過(guò)程中面臨著來(lái)自各方面的挑戰(zhàn)。公司在想方設(shè)法開(kāi)拓業(yè)務(wù)渠道，擴(kuò)大利潤(rùn)基礎(chǔ)的同時(shí)，還要不斷加強(qiáng)預(yù)算控制，降低成本，既要開(kāi)源，也要節(jié)流。將企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)分解為具體的實(shí)施項(xiàng)目并細(xì)化控制標(biāo)準(zhǔn)。目前該化工公司的預(yù)算控制主要是通過(guò)集團(tuán)公司組織的年度預(yù)算編制來(lái)實(shí)施，通過(guò)用友系統(tǒng)的預(yù)算管理功能來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)預(yù)算控制。在SAP系統(tǒng)中則實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)（主要是維簡(jiǎn)、安全等非基建類(lèi)）投資預(yù)算控制、可控費(fèi)用預(yù)算控制，基本建設(shè)投資預(yù)算則是通過(guò)手工編制投資計(jì)劃的方式實(shí)現(xiàn)[1]。②授權(quán)控制。根據(jù)公司的職能組織結(jié)構(gòu)及員工的崗位職責(zé)，對(duì)業(yè)務(wù)人員的系統(tǒng)操作權(quán)限和查詢范圍進(jìn)行詳細(xì)設(shè)定。保證ERP系統(tǒng)內(nèi)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)均由被授權(quán)的人員執(zhí)行。由于目前該化工公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)主要是通過(guò)SAP系統(tǒng)控制，因此在SAP系統(tǒng)中設(shè)定了不同業(yè)務(wù)人員的權(quán)限，權(quán)限的分配由各業(yè)務(wù)主管部門(mén)確定，然后由公司報(bào)集團(tuán)公司ERP項(xiàng)目管理人員分配。

在ERP系統(tǒng)中，事前控制可以增加控制的客觀性，克服控制過(guò)程中的人情障礙，從而保證相關(guān)控制制度得到嚴(yán)格執(zhí)行。

2.2 事中控制

2.2.1 業(yè)務(wù)程序控制

在業(yè)務(wù)處理中，以經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中各項(xiàng)信息為主線，依照企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度，將物料消耗、原料采購(gòu)、產(chǎn)品銷(xiāo)售、庫(kù)存管理等各項(xiàng)業(yè)務(wù)加以規(guī)范，通過(guò)環(huán)境設(shè)置、條件選擇、事項(xiàng)驅(qū)動(dòng)等軟件技術(shù)將各項(xiàng)業(yè)務(wù)處理過(guò)程整合到系統(tǒng)中，通過(guò)系統(tǒng)將進(jìn)一步規(guī)范各項(xiàng)業(yè)務(wù)的操作步驟。

2.2.2 會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制

根據(jù)實(shí)際情況，該化工公司目前主要在以下三個(gè)方面采取控制措施：①會(huì)計(jì)科目：按照企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和集團(tuán)公司相關(guān)要求，準(zhǔn)確設(shè)置和應(yīng)用會(huì)計(jì)科目，規(guī)范會(huì)計(jì)核算，從而提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量；②會(huì)計(jì)政策：由系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)置的程序，自動(dòng)完成折舊計(jì)提、成本費(fèi)用分配、損益結(jié)轉(zhuǎn)等工作，從而杜絕人為調(diào)節(jié)利潤(rùn)現(xiàn)象的發(fā)生；③會(huì)計(jì)報(bào)表：通過(guò)事先設(shè)定取數(shù)公式，系統(tǒng)根據(jù)會(huì)計(jì)賬簿生成會(huì)計(jì)報(bào)表，從而減少人為干預(yù)，保證報(bào)表數(shù)據(jù)真實(shí)、完整。目前該化工公司按照集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)范，利用用友系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)表的生成上報(bào)。

通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行事中控制，可以提高內(nèi)部控制的可靠性，減少人為因素帶來(lái)的隨意性，保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)有效地控制在制度框架內(nèi)，從制度上保證內(nèi)控的穩(wěn)定性和延續(xù)性。

2.3 事后控制

①數(shù)據(jù)核對(duì)。在ERP系統(tǒng)中，各個(gè)子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)核對(duì)，如總賬系統(tǒng)中的往來(lái)款項(xiàng)與應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)中的余額是否一致，總賬系統(tǒng)中的庫(kù)存變動(dòng)及余額是否與物料系統(tǒng)中的實(shí)際出入庫(kù)情況相符等等。②檢查預(yù)算執(zhí)行情況。系統(tǒng)可以即時(shí)反映成本費(fèi)用的完成情況以及固定資產(chǎn)投資（主要是維簡(jiǎn)、安全等非基建投資支出）完成情況，拒絕超預(yù)算業(yè)務(wù)執(zhí)行。③檢查制度執(zhí)行情況。通過(guò)查看系統(tǒng)日志，可以分析員工的工作內(nèi)容及行為方式是否合乎制度要求。可以對(duì)包括財(cái)務(wù)管理、供應(yīng)管理、銷(xiāo)售管理、倉(cāng)庫(kù)管理等系統(tǒng)操作人員的日常操作進(jìn)行檢查。

3 ERP系統(tǒng)下內(nèi)部控制中存在的問(wèn)題

3.1 預(yù)算控制不嚴(yán)

在SAP系統(tǒng)中尚未實(shí)現(xiàn)預(yù)算的嚴(yán)格控制，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：①目前尚未實(shí)現(xiàn)對(duì)成本費(fèi)用的全面控制。SAP系統(tǒng)已啟用成本費(fèi)用的預(yù)算控制功能，但是系統(tǒng)內(nèi)對(duì)成本費(fèi)用的控制是非強(qiáng)制性的，根據(jù)管理需要進(jìn)行控制，也可不進(jìn)行控制。②基本建設(shè)投資預(yù)算尚未在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中體現(xiàn)。目前集團(tuán)公司下達(dá)的基本建設(shè)投資計(jì)劃是以EXCEL或者PDF文件的形式下發(fā)到各個(gè)單位，由各個(gè)單位在實(shí)際的業(yè)務(wù)中參考基本建設(shè)投資計(jì)劃。但是基本建設(shè)投資計(jì)劃尚未與財(cái)務(wù)系統(tǒng)相連接，這就造成了基本建設(shè)投資計(jì)劃與會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)脫節(jié)，無(wú)法從系統(tǒng)中控制超計(jì)劃的投資支出。

3.2 SAP系統(tǒng)中用戶權(quán)限分配不夠明細(xì)

由于受經(jīng)費(fèi)原因等限制，目前仍然存在著幾個(gè)操作員共用一個(gè)用戶名的情況，比如在物料管理系統(tǒng)中，就存在著幾位倉(cāng)庫(kù)保管員共用一個(gè)用戶名的情況，在總賬系統(tǒng)中也存在這種情況。這種情況的出現(xiàn)，就造成了無(wú)法準(zhǔn)確判斷業(yè)務(wù)的真正處理人員。

3.3 報(bào)表系統(tǒng)存在缺陷

由于SAP系統(tǒng)內(nèi)部報(bào)表系統(tǒng)未進(jìn)行全面開(kāi)發(fā)，無(wú)法直接生成全部財(cái)務(wù)報(bào)表和內(nèi)部管理報(bào)表。目前的方法是使用接口程序?qū)⒇?cái)務(wù)數(shù)據(jù)從SAP系統(tǒng)導(dǎo)入用友系統(tǒng)，然后生成報(bào)表。但是由于兩個(gè)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等存在差異，無(wú)法將全部數(shù)據(jù)導(dǎo)入用友系統(tǒng)，造成部分報(bào)表數(shù)據(jù)無(wú)法自動(dòng)生成，需要從SAP系統(tǒng)中查找相關(guān)資料，補(bǔ)充相關(guān)的報(bào)表數(shù)據(jù)。

3.4 物流控制尚未完全納入ERP系統(tǒng)中

由于公司使用的地磅管理系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)在數(shù)據(jù)接口還存在差異，因此無(wú)法將原材料的計(jì)量數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳入SAP系統(tǒng)，需要供應(yīng)、計(jì)量、財(cái)務(wù)結(jié)算人員共同配合，通過(guò)其他平臺(tái)將數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)，增加了系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)，也增加了內(nèi)部控制的難度。

3.5 生產(chǎn)過(guò)程數(shù)據(jù)尚未納入系統(tǒng)管控中

由于種種原因，尚未實(shí)現(xiàn)將生產(chǎn)過(guò)程中的物料消耗、產(chǎn)品產(chǎn)量等數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳入SAP系統(tǒng)的功能，需要人工將各項(xiàng)數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)。這就造成了系統(tǒng)不能實(shí)時(shí)反映生產(chǎn)過(guò)程中的物料消耗和產(chǎn)品產(chǎn)量數(shù)據(jù)，不利于對(duì)生產(chǎn)過(guò)程中的物料消耗及產(chǎn)量進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。

4 完善內(nèi)部控制的幾點(diǎn)建議

針對(duì)該公司存在的以上問(wèn)題，提出以下幾點(diǎn)建議：①進(jìn)一步建立健全基礎(chǔ)管理制度。尤其是對(duì)ERP系統(tǒng)尚未涵蓋的生產(chǎn)環(huán)節(jié)、部分物料的流通環(huán)節(jié)，制定嚴(yán)格的管理制度，減少人為原因造成的數(shù)據(jù)反映不準(zhǔn)確情況的發(fā)生。根本的解決方法是實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)環(huán)節(jié)、物流環(huán)節(jié)與ERP主系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳輸，用系統(tǒng)進(jìn)行控制[2]。②嚴(yán)格預(yù)算控制。實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)各項(xiàng)計(jì)劃、費(fèi)用預(yù)算的全覆蓋。實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算系統(tǒng)與用友、SAP系統(tǒng)的全面對(duì)接，達(dá)到實(shí)時(shí)控制預(yù)算的目標(biāo)。③加強(qiáng)組織和人員職能控制。就現(xiàn)有系統(tǒng)來(lái)講，由于部分人員存在共用一個(gè)用戶名的情況，應(yīng)采取其他措施來(lái)區(qū)分業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員。④加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督的制度安排。在ERP系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，審計(jì)人員對(duì)業(yè)務(wù)流程的評(píng)價(jià)和檢驗(yàn)，在檢測(cè)財(cái)務(wù)軟件的可靠性、發(fā)現(xiàn)各種內(nèi)控制度在執(zhí)行中存在的問(wèn)題的同時(shí)，對(duì)相關(guān)問(wèn)題提出解決意見(jiàn)，從而提高會(huì)計(jì)核算質(zhì)量和內(nèi)控水平。

5 結(jié)語(yǔ)

對(duì)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)踐表明，只要系統(tǒng)設(shè)置規(guī)范準(zhǔn)確，系統(tǒng)處理出錯(cuò)幾率幾乎為零，人為錯(cuò)誤和舞弊現(xiàn)象幾乎無(wú)法避免，一旦出現(xiàn)舞弊，會(huì)給企業(yè)造成巨大損失。對(duì)此，必須制定嚴(yán)格的內(nèi)控制度并嚴(yán)格執(zhí)行。我們應(yīng)從實(shí)際工作出發(fā)，建立和完善更為科學(xué)的ERP內(nèi)控制度，從而提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理水平，更好地為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。