事業(yè)單位檔案管理策略探究

韋立國

（青州市職工服務(wù)中心，山東 青州 261000）

1 檔案管理對于企事業(yè)發(fā)展的重要性

加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理，不僅可以提高事業(yè)單位的整體質(zhì)量，還可以提高企業(yè)各部門的工作效率。檔案管理的質(zhì)量可以有效地衡量企業(yè)未來的發(fā)展趨勢和水平。公司發(fā)展的整個歷史，都記錄在事業(yè)單位的檔案中，所以改進(jìn)和加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理，不僅可以作為公司發(fā)展的一個很好的指導(dǎo)，同時，為其他行業(yè)發(fā)展提供了一定的借鑒。

2 事業(yè)單位檔案實體管理的內(nèi)容

2.1 檔案的收集工作

收集檔案是豐富檔案資料的重要組成部分，也是集中檔案管理的先決條件?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展導(dǎo)致了檔案文件的多元化趨勢。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，以聲像、圖片等多媒體方式進(jìn)行保存記錄，完成文件收集以確保歸檔集合的完整性。

2.2 檔案的整理工作

檔案管理是按照一定的規(guī)律，系統(tǒng)地整理各種碎片文件的過程。文件的分散狀態(tài)轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)狀態(tài)，將檔案原文件按有序方式管理。然后利用計算機(jī)中的WPS，WORD和其他軟件來參與分類和編目工作。

2.3 檔案的鑒定工作

檔案的鑒定是鑒別檔案的價值大小，確定檔案的保管期限，決定檔案保存和銷毀的一個工作環(huán)節(jié)。將檔案由龐雜狀態(tài)轉(zhuǎn)化為優(yōu)質(zhì)狀態(tài)，使檔案存貯優(yōu)質(zhì)化。

2.4 檔案的保管工作

檔案保管是保護(hù)文件安全，并延長文件使用壽命的工作環(huán)節(jié)。相關(guān)工作人員應(yīng)保證檔案的完整性和安全性，確保檔案的有序存放，提高檔案的傳輸效率，及時利用科學(xué)技術(shù)，為檔案管理提供新的手段方式。通過網(wǎng)絡(luò)，檔案人員可以直接收集和驗證信息。有關(guān)部門可以隨時將重要的電子文件通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)送到檔案室，或直接將數(shù)據(jù)資料輸入檔案數(shù)據(jù)庫。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

3.1 對檔案管理工作的重視度不高

目前，很多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時受傳統(tǒng)的檔案管理理念的影響比較大，導(dǎo)致對檔案管理工作的重視度不高，部分工作人員認(rèn)為檔案管理工作也只是單純的資料堆砌和匯總，將檔案管理工作看作是可有可無的工作。這種管理意識上的不重視大大影響了員工的整體工作效率，對其后期工作的積極性有很大的抑制作用。另外，管理意識上不重視也使得事業(yè)單位在檔案管理工作上的人力、物力以及財力等的投入嚴(yán)重不足，工作效率不高。在這種情況下檔案管理工作整體的規(guī)范性不足，很難實現(xiàn)理念上的突破和創(chuàng)新。

3.2 缺乏專業(yè)的檔案管理人員

就目前而言，事業(yè)單位專業(yè)檔案管理人員的缺乏是影響其工作開展的一項根本性問題。大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作都是幕后工作，因此無法產(chǎn)生直接的效益，為此很多基層的事業(yè)單位都沒有專門的檔案管理工作人員[1]；此外，很多從事檔案管理工作的人員也都是兼職人員，一些專業(yè)的工作人員一般都被調(diào)到其他部門任職，這種情況就導(dǎo)致在實際的工作當(dāng)中很多交接工作不到位，對于檔案管理工作的開展是極為不利的，很容易造成資料不全或者是檔案丟失的情況。

3.3 檔案管理模式落后、設(shè)備老舊

目前，很多事業(yè)單位的檔案管理部門還是以傳統(tǒng)的賬目記錄以及書本記載方式為主，這種管理方式相對來說整體的運(yùn)營效率比較低，管理模式落后。而且現(xiàn)如今是一個科技以及信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，這種傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前快捷、高效的信息管理需求。再加上事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層本身對檔案管理工作的不重視，無法及時更新檔案管理設(shè)備，極大限制了檔案管理工作的有效開展，影響檔案數(shù)據(jù)記錄以及檔案查閱的效率。

4 完善事業(yè)單位檔案管理工作的策略

4.1 加強(qiáng)對檔案管理的重視

要想進(jìn)一步完善檔案管理工作，首先必須要提高對檔案管理工作的重視度。為此相關(guān)單位可以在當(dāng)前的管理部門中建立專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，通過采取定期檢查檔案的管理制度的方法，對檔案管理人員的工作進(jìn)行有效監(jiān)督[2]。此外，進(jìn)一步完善檔案管理人事的考核制度，單位的領(lǐng)導(dǎo)層需要加強(qiáng)對檔案管理工作的宣傳力度，這樣才能夠提高工作人員自身對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，提高工作人員的積極性。從根本上促進(jìn)檔案管理工作的有效開展。

4.2 加大資金投入引進(jìn)先進(jìn)的管理手段

加大資金投入是保障檔案管理工作有效開展的重要手段，同時也是更新各項管理手段的重要基礎(chǔ)條件。首先，相關(guān)單位需要加強(qiáng)對設(shè)備的更新?，F(xiàn)階段，計算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速，對于檔案管理工作而言，也需要充分發(fā)揮計算機(jī)的適用性、可延伸性以及兼容性等特點，工作人員通過不斷強(qiáng)化自身的計算機(jī)操作水平，實現(xiàn)檔案管理工作的高效以及電子化。其次，綜合運(yùn)用多種管理手段。關(guān)于這一方面可以考慮建立電子文檔，并做好必要的封存工作，重要的文檔可以做好備份或者是手寫備份等。最后，在現(xiàn)有檔案管理工作的基礎(chǔ)上做好現(xiàn)有檔案管理信息資源的開發(fā)工作，借助于當(dāng)前先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以事業(yè)單位檔案管理工作為核心，不斷總結(jié)工作經(jīng)驗，保證檔案信息的準(zhǔn)確性以及真實性。

4.3 加強(qiáng)員工內(nèi)部培訓(xùn)提高員工綜合素質(zhì)

檔案管理工作人員是事業(yè)單位檔案管理工作開展的主體，工作人員綜合素質(zhì)的高低將直接影響整體工作質(zhì)量。為此相關(guān)單位必須要重視自身內(nèi)部員工綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。首先，在招聘過程中，需要做好人才選拔關(guān)，打破傳統(tǒng)的編制限制，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理工作人員。其次，不斷完善內(nèi)部競爭機(jī)制。為改善當(dāng)前員工工作積極性不高，消極怠工的情況事業(yè)單位可以制定末位淘汰機(jī)制，對檔案管理人員進(jìn)行定期考核，對于業(yè)績不突出的員工采取必要的懲罰措施，以提高員工的重視程度。最后，加強(qiáng)內(nèi)部員工培訓(xùn)。新員工要做好必要的崗前培訓(xùn)工作，幫助他們盡快了解工作內(nèi)容以及流程；而對于老員工則要針對其工作中的不足，開展有針對性的專業(yè)培訓(xùn)工作，提高其專業(yè)技能。通過這種多樣化的人才培養(yǎng)方式，提高員工的整體綜合素質(zhì)。

4.4 加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案資料的交換，檔案資料的傳遞和共享等，都基于統(tǒng)一的規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，因此，建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系是保證檔案管理現(xiàn)代化的前提條件。在建立檔案管理系統(tǒng)時，經(jīng)常會遇到，過分強(qiáng)調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種忽視標(biāo)準(zhǔn)化管理的行為不利于單位的發(fā)展進(jìn)步。制定一些標(biāo)準(zhǔn)需要巨大的人力和物力資源，這些資源不僅與數(shù)據(jù)格式相關(guān)，而且與運(yùn)行環(huán)境等諸多因素有關(guān)。它包含不止一個復(fù)雜的因素，更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力量，鍥而不舍，不斷推進(jìn)。

4.5 加強(qiáng)檔案管理的保密工作

一般來講，事業(yè)單位所接觸到的檔案都是具有一定機(jī)密性的，因此在管理工作中要注意做好檔案管理的保密性工作。尤其是保管檔案和保密檔案這兩種類型的檔案，更需要做好檔案保密工作。并且保密檔案的保密等級也存在一定差異，在保管時要根據(jù)其密級大小來分別采取不同的保密管理措施。針對一些特殊的，涉及國家安全或利益的重要文件，還要實施嚴(yán)格的防盜管理，并由專門的設(shè)施和管理人員對其保管，并做好安保工作。

5 結(jié)語

總而言之，檔案管理工作作為事業(yè)單位管理工作的重要組成部分必須要引起相關(guān)單位以及領(lǐng)導(dǎo)人員的重視，在后期的工作中綜合分析工作中的不足，借助于當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù)，不斷完善自身的檔案管理工作。相關(guān)工作人員也需要順應(yīng)時代發(fā)展的需求，積極參加培訓(xùn)，提升自身素質(zhì)，促進(jìn)事業(yè)單位更好的發(fā)展。