基于中小民營企業合同管理的企業內控體系的構建

謝美花

（龍泉市地產開發有限責任公司，浙江 龍泉 323700）

1 引言

合同管理是中小民營企業較快發展的重要保障，在較大程度上也是企業穩定、健康發展的重要形式，并且合同管理還能夠在較大程度上避免企業風險，從而實現企業未來的穩定發展。為此，中小民營企業在發展過程中，需要對合同進行有效管理，并應采取有效的方法進行企業內部控制體系的構建。

2 合同管理概述

合同管理主要是指管理工作人員根據項目內容對合同進行有效監管，這在較大程度上是管理科學在合同中的較好應用[1]。合同管理主要是雙方對各自權利與義務進行有效確定，并在此基礎上通過書面的形式進行記錄，以此作為約束雙方行為的書面協議。此種協議在較大程度上并不能將其當做是法律，但是在法律法規允許的范圍內成立的合同具有較大的法律效力，并在此基礎上合同還需受到其他相關法律法規的約束，這在較大程度上能夠為企業的經濟建設提供良好的基礎。

3 中小民營企業合同管理需求

我國中小民營企業的合同管理主要體現在以下幾個方面：①企業運營需求[2]。企業在日常經營活動中合同是必不可少的環節，是企業經營活動順利實施的基礎，其中合同的有效管理能夠有效提高企業經營活動的安全性，在較大程度上提升企業經濟效益。企業在發展過程中，一般情況下是通過運行發展需求，并在合同管理的基礎上進行經營規劃的制定。②企業財務需求。企業的合同管理在一定程度上與企業資產有較大的關聯，對合同進行有效管理，可有效降低資產風險，并且合同管理還能夠使資金效益最大化。③合法合規。企業合同管理還需要以法律法規為基礎，在管理過程中根據法律法規的相關規定進行有效監督，可在較大程度上預防違法行為的發生。

4 中小民營企業合同管理出現的問題

4.1 合同簽訂環節出現的問題

在進行合同簽訂時，最為重要的是前期的審核環節，在進行合同簽訂之前可以通過評審制度對合同簽訂程序進行有效簡化，并在此基礎上對合同管理內容進行有效規范。但是，一些中小民營企業忽略了合同簽訂前的評審環節，直接導致雙方權責劃分不清，給后期的管理造成一定的影響。此外，一些中小民營企業在實際工作中缺乏必要的經濟分析預測，這在較大程度上加大了后期管理難度，極易產生經濟糾紛。

4.2 合同執行跟蹤質量有待提升

合同執行跟蹤在合同管理過程中是最為重要的環節，中小民營企業需要設立專業的合同管理部門，這在較大程度上能夠提高執行追蹤管理能力[3]。但是，在實際管理過程中，較多中小民營企業沒有設立較為專業的合同管理部門，并且沒有規范的臺賬對合同實施管理，致使無法提高追蹤管理質量。此外，企業還缺乏對合同管理的監督工作，很難保證對合同的執行情況進行明確記錄，這在較大程度上無法為決策者提供有效建議。

4.3 合同保管環節規范性不足

中小民營企業合同保管的主要內容是合同簽訂前的論證、審核、合同原件、相關手續等，但是目前在合同管理過程中保管內容不完善，一些合同原件存在一定數量的丟失，并且沒有進行合同前期的申請以及論證流程，同時也缺乏相關資料。此外，一些企業在進行合同管理時，沒有進行統一存放，致使在進行審計檢查時無法在第一時間對合同有效調取與查閱，增加了企業合同管理難度，這在較大程度上使合同保管環節無法有效規范，為后期合同的跟蹤帶來了不便。

4.4 合同糾紛處理機制不健全

合同在簽訂過程中，如果合同內容沒有明確雙方權責，將會產生一定的合同糾紛問題，這就需要企業在管理過程中采取有效的方法來避免合同糾紛的產生。一些企業還沒有較為完善的制度與方法對此種情況進行有效規范，當合同糾紛發生時，使用最為頻繁的方法是雙方進行協商解決，合同的糾紛問題沒有納入到合同管理范圍內，但是合同糾紛也是企業發展過程中需重點關注的問題，應當引起企業的重視。

5 中小民營企業加強合同管理內控體系的構建

5.1 合同簽訂環節

企業在進行合同簽訂之前，首先需要對企業經濟效益進行有效論證，論證結果應與合同一起進行管理，還需要進行評審制度的簽訂，但應確保評審制度只對合同簽訂前的內容進行約束。此外，在合同簽訂環節還需要對合同要素進行有效簽訂，并對合同履行時間進行有效明確，還需要對合同簽訂審批表手續進行有效完善，同時對審批主體以及對應的審批責任進行有效確定，在進行意見簽署時需要根據審核內容與職責范圍來完成。

5.2 合同執行追蹤

合同執行應當通過相關科室實施流轉，任何環節遺漏都可能會導致合同執行出現誤差，首先，相關部門需要進行臺賬的建立并進行實時性管理，在此基礎上還需要對合同執行書面情況進行有效書寫，這在較大程度上能夠對合同進行有效管理，避免管理過程中的疏漏，合同執行完畢后，與合同原件一起進行留檔[4]。合同主管部門還需要進行流轉追蹤臺賬的建立，并在此基礎上根據合同執行進度與要求進行有效的追蹤管理，同時對合同采取一定的措施進行追蹤，這在較大程度上能夠提高合同管理質量。

5.3 合同保管環節

企業在進行合同管理過程中，尤其是中小民營企業必須要進行合同管理部門的設立，這對企業合同的有效管理起到關鍵性作用，且在此基礎上還需要對檔案管理進行有效規范，合同從簽訂到執行完畢后的與之相關的資料都需要與合同正本進行有效存檔。企業合同需要采用規范化檔案管理，在規范化管理過程中還需要充分利用信息化手段進行科學管理。

5.4 合同糾紛處理

企業在進行合同糾紛處理過程中，在不影響經濟發展的基礎上，應當進行相關處理方案的制定，這就需要在進行合同糾紛處理過程中采用有效的方案與管理方法，并需要有專業的團隊與科室對糾紛問題進行有效處理，處理方案需要規范化，并且還需要根據審批制度進行解決。此外，合同糾紛如果牽涉到經濟糾紛，需要通過實際情況實施針對性處理，并在此基礎上將處理情況在合同管理臺賬平臺中進行有效呈現，這在較大程度上有利于后期相關信息的查詢。除此之外，合同糾紛問題還需要根據檔案管理方法對檔案進行歸檔留存，并保存在相應的合同檔案中，這在較大程度上能夠對檔案進行有效識別。

6 結語

綜上所述，對中小民營企業在合同管理過程中進行有效的內部控制體系的構建，不但能夠提高合同管理過程中的規范性，而且在較大程度上可促進企業內部控制體系構建。此外，合同是企業經濟活動不可缺少的重要組成部分，若對合同管理不及時會在一定程度上影響企業經營活動，這就需要對合同實施有效管理，并在此基礎上進行企業內部控制體系的構建，這對企業未來發展來說具有較為重要的意義。