淺談專利流程管理人員的職責與現狀

趙卓然

（國際商業機器（中國）有限公司，北京 100193）

1 引言

社會的發展離不開科技的進步。專利制度，就是為了促進科技的發展而制定的，以公開來換取保護，具有地域性和時效性的一種制度[1]。近十年來，越來越多的企業投入大量的資源來加強知識產權的保護，以抓住轉瞬即逝的商機來實現企業的創新與發展。2014年底，北京成立了知識產權法院。至今，北京知識產權法院一共收到了將近4.4萬件的案件，審結案件達到了3.3萬件，年均結案1萬件，充分地發揮了其功能，在審判中實現了公平與效率。當然，企業在利用訴訟來保護自己的智慧成果的同時，也可以通過許可等方式來授予或使用對方的相關專利，來使企業獲益。這就要求企業在加大科技研發投入的同時，也要培育一批熟悉技術和法律的專業人員，來將技術轉化為專利并加以保護。此時，專利代理工程師（以下簡稱代理人）和專利流程管理人員（以下簡稱流程人員）應運而生。

專利代理人是通過了專利代理人資格考試，熟悉相關法律，具有工科背景的從事專利代理的專業人員。其職責通常為專利挖掘，輔助技術人員撰寫專利技術交底書，進行專利的撰寫，代理專利申請審查中的各項事務等。簡單來說，代理人精通技術和法律，是將技術轉化為專利過程中不可或缺的專業人員。

如果說代理人負責專利內在構建的實質性問題，那么流程人員就是負責處理過程中遇到的程序性問題。雙方要相互配合，明確職責，做到實質性和程序性工作的有機統一。專利流程偏向文職崗位，與傳統文職工作相比，流程人員不僅要負責如資料整理歸檔，數據錄入等工作，還要熟知專利法中申請程序的規定。同時要熟練掌握辦公軟件，數據庫和專利管理軟件的使用。以便對大量的數據進行分析總結，提煉出有用的信息，來提供數據支持和解決問題。

2 企業與代理機構流程管理人員職責的異同

企業和代理機構的流程人員的職責不盡相同。在代理機構中，流程人員的職責劃分較為詳細。從立案后，可大致分為新申請提交，文件收發，中間文件轉達，年費或OA時限監控和賬單崗等。也可以按照階段來劃分出遞交申請，初審階段，實審階段，授權年費階段等不同階段的崗位，讓流程人員利用案卷查詢系統，電子申請系統，郵件系統，年金系統和賬單制單系統來完成其工作。規模較大的代理所可能會劃分得更為詳細，將文件收發崗再分出一個質檢崗，負責遞交專利局文件的校驗，檢查文件的準確性，完整性，并確保文件格式符合要求。在一些代理所還按照代理人負責的申請類別分為如電學，機械，化學，生物等。這樣細分職責的好處在于，同一性質的工作可以由相關的流程人員統一批量處理，既能提高效率，同時也使得崗前培訓更加方便快捷。

代理所的流程人員負責對接企業和國家知識產權局，那么企業的流程管理人員就要肩負起對接企業和代理所的重任。代理所流程人員的職責劃分更為詳細，是因為其要面對來自數家企業的委托代理。職責的細分使得每個人工作相對簡單、明確和易于操作。一旦出現問題也方便明確責任。流程人員的工作內容較為重復，嚴格按照細分的工作流程來培訓和操作，可降低因工作項目繁多而造成的失誤。而無論是流程上的失誤或內容實質上的錯誤都會造成很大的損失。

而對于企業流程人員來說，發明人，代理人和代理所的相關負責人就是其“客戶”。在工作職責上，因為管理和成本控制等原因，一般在企業內的流程人員都“身兼數職”。基本可以分為信息管理，時限監控提醒，費用核對以及其他工作這幾類。一般來說，一個企業會同時和幾家代理所進行業務來往。此時，每個代理所都有專門的企業流程人員來負責是一個很好的選擇，即企業方對外流程工作上只有一個“窗口”。如果出現問題，代理所會很容易聯系到企業相關負責人并及時溝通，這對于工作效率和雙方關系的發展都很有幫助。另外，企業流程人員負責本企業所有專利流程相關的問題，要擁有以全局視野考慮問題的能力。如果只負責某一塊工作，沒有注重全部流程的經驗積累，就很難以更高更全面的視角去看待并解決出現的問題，例如做預算表。

專利的保護是具有地域性的，企業如需開拓海外市場，就要向對應國家的知識產權部門進行專利申請。這時就要求流程人員熟悉當地法律的規定，同時英語水平達標。不僅商務英語的寫作能力要強，口語水平也要達到能順暢交流的程度。因此，熟悉國內法律的人員可以負責對接國內代理所，英語水平較高的人員可以負責國外一些地區的代理所，在實踐中學習，在學習中提高，最終使得企業在國外的專利申請流程平穩有序地進行。

接下來簡單談一下企業專利流程管理人員的職責。首先是信息管理部分。中小企業一般用EXCEL表格來實現對專利信息的管理。案件量少時，時限監控和數據管理利用EXCEL還是較為方便的。但如果專利數量龐大，就有可能出現誤操作將數據修改和不能滿足多人同時錄入等問題。因此，很多企業會引入專業的信息管理系統，來錄入數據和導出報告。相對于EXCEL，專業的信息管理系統有著簡單明了的界面來方便使用者查看各類的信息。系統會記錄每一次數據的輸入者和上傳時間，以便審閱。除此之外，系統也具備多種機制來防止如申請號少一位等錯誤輸入。企業專利流程的職責就是錄入和維護每一次從代理所傳達過來的文件和信息，在系統中及時更新和標注，方便專利代理人的查閱。同時在必要時導出各種統計報告來對工作進行總結和優化。

另外，時限的監控是非常重要的一項職責。企業內專利時限的監控通常包括以下幾種：通過巴黎公約途經要求優先權的申請和PCT國際申請進入國家階段的申請時限監控，OA答復時限的監控，授權辦登費用繳納時限的監控和年費的監控。時限可以說是專利申請過程中的“生命線”，流程人員的重要職責之一就是監督上述各種時限，及時提醒代理人來完成其工作。企業流程人員一般還會負責賬單的核對這項工作。這就需要相關人員熟悉賬單表格和專利信息管理系統，根據專利代理人協會的指導價，來檢查每一筆費用具體費用的多少，代理費多少，同時和系統中記錄對比以防多開或者漏開賬單等現象。

值得一提的是，之所以很難量化流程人員的工作，是因為除了以上的職責以外，還存在著大量的不可預見的問題等待流程人員的解決。一件專利從發明人構思，提交，申請到授權和年費繳納。每一個階段都有可能出現各種不同的問題。流程人員需要與發明人，評審會人員，代理人，代理所流程人員和律師對接來完成其工作職責。此時一處出現問題，如涉及多方，就會消耗流程人員很多的精力去處理每一個具體的問題。如果問題拖得時間較長，在此期間產生其他更多的問題，就需要流程人員有很強的工作管理能力。否則很有可能會出現因流程的失誤導致更嚴重的問題。

3 專利流程管理人員現狀

流程管理人員的薪酬較低。工作上手雖容易，但因重復性和可替代性較高，在行業中不具有較強的競爭力，所以其流動性較高。隨著技術的發展與進步，企業和國家知識產權部門都在向無紙化辦公的方向靠攏。同時，專利信息管理系統越來越智能，使得數據可以通過系統間的互聯來完成導入導出，而不用手動輸入。因此，流程人員如果在三年內得不到晉升時，往往選擇離開這個崗位甚至行業。

流程管理人員是企業和代理所為了應對日益增長的專利申請量而設置的，讓代理人能更專注其領域來提高專利撰寫質量和專利發掘的文員崗位。上文提到的錄入只是流程人員職責的一小部分，很多流程中出現的問題需要及時交流和反饋，數據的查詢和相關資料的檢索。也不乏佼佼者作為流程人員參與公司的各種項目，來對流程做出優化以節約成本。能高效率低失誤地處理好各種問題，才稱得上是一名合格的專利流程人員。但如何量化流程人員的工作考核標準，如何保證知識產權代理行業中流程人員的正常流動，就有待更多的研究和討論。