提升報社辦公室檔案文書管理水平

（秦皇島日報社，河北 秦皇島 066000）

作為新聞單位的檔案管理員，發揮著處理日常業務和傳達消息、協調溝通的作用，因而辦公室檔案文書管理工作是企事業單位日常管理工作的重要組成部分，檔案文書管理工作是否到位，與這個單位管理水平的高低有著緊密的聯系。因而只有積極創新檔案文書管理方法，才能不斷提升辦公室檔案文書管理工作成效，為一個機構、一個單位的長期穩定發展打下堅實的基礎。

辦公室檔案文書管理的特點

根據新聞單位辦公室檔案文書管理工作的特點，辦公室檔案文書工作有三方面鮮明的特點：一是檔案文書工作重在收集資料和保管資料；二是辦公室檔案文書形成于辦公室文書工作，也應用于辦公室檔案文書工作；三是辦公室檔案文書的種類豐富、內容復雜。

（一）辦公室檔案文書管理工作重在收集、保存資料

檔案真實地記載了歷史，為后人引用和借鑒歷史資料發揮了應有的作用，檔案管理具有完整性和安全性的特點，其多以發生的人事、事件、過程的記載、相關的文件、書報資料等作為管理的對象，用紙質或實物等載體記錄，并分門別類地歸入檔案室是其管理的主要手段，“收集”“管理”“編目編冊”“保存”“借閱”等工作是該階段管理的重點。

（二）辦公室檔案文書種類繁雜需要科學分類

檔案內容的豐富多彩，因為文書檔案全面地真實地記錄了一個單位的工作，包括行政管理、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案等方面。文書檔案具有多樣性的特點，因為其包含了本單位及上級相關單位下發的各種“紅頭文件”，還包含了和單位相關的紙質檔案即各種合同、協議、責任書、照片和電子檔案即錄音、錄像等等。

辦公室檔案管理工作的現狀分析

（一）工作觀念和方式陳舊

我國是一個發展中大國，近些年來我國經濟在不斷的快速發展，報社在市場競爭中的壓力逐步增大，同時造成報社過多的將精力放在宣傳報道的組織和經營上，對檔案管理失去了一定的重視度。在當前的檔案管理過程中，人們缺乏有效的管理手段，認為檔案管理就是一個簡單的管理工作，而且檔案也不是非常的重要，沒必要投入太多的財力和物力，同時檔案管理缺乏一定的科學管理手段，其管理方式比較老舊，對檔案管理工作不能起到有效的提高作用。

（二）沒有進行有效的信息化建設

為了適應社會的快速發展，秦皇島日報社辦公室的檔案管理工作應該加強自身的信息化建設，做到與社會同步。目前的檔案管理過程中，許多的硬件設備和軟件設備的投入顯得不夠有力，而且一些檔案管理系統也比較落后，造成了工作效率過低、信息不能得到有效的利用等現象。這對報社的檔案管理、信息利用是非常不利的，而且對檔案信息的利用率造成了一定的制約。

（三）工作人員的專業素質不夠達標

作為秦皇島日報社檔案管理員，自身要有良好的專業素質才能保證檔案管理工作能有效的進行和運作。但是在目前的報社檔案管理過程中，檔案管理員成了勤雜工，檔案管理是臨時工作，還要兼做其他的工作項目，這樣就造成了檔案管理人員專業素質較低，無法做到高效的檔案管理工作，沒有對此有足夠的重視。對其也沒有形成較好的培訓和管理，這樣導致了自身工作素質不高，使檔案缺乏有效的管理。

完善檔案管理工作的路徑

（一）進一步完善報社檔案編制管理

在辦公室檔案管理當中，應該加強檔案管理重要性的宣傳，讓領導對這項工作足夠重視，使檔案管理工作更加專業化，讓自身參與到檔案管理工作當中。加強檔案管理的高效性。計算好檔案的日期和存檔時間，將不同的檔案進行有效的分類，嚴格的按規章制度進行檔案管理工作，實現檔案信息效果的最大化。

（二）加快報社檔案信息化建設

秦皇島日報社檔案管理工作應該適應社會的進步，加大對自身工作資金的投入，努力結合時代發展中涌現的高科技技術，將傳統的檔案管理工作轉變為信息管理，使檔案信息為新聞報道服務，得到最大的利用，加大檔案信息的利用率。使用高新技術手段進行檔案管理，可以讓檔案管理工作變的更為輕松，也可以將檔案信息更好的保存起來，給人們留下寶貴的文明財富，為社會的發展提供有效的幫助。

一方面加強對歸檔文件材料的保管以及保密力度，由檔案人員統一集中管理，任何個人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件資料，認真做好傳閱和保存工作;另一方面，做到以人為本，努力提高檔案管理人員的業務素質，積極參加檔案專業技術和業務知識培訓。同時，還要做好文件的收發工作及檔案的收集整理分類，保證歸檔文件材料完整、準確、系統;做好檔案的統計、利用工作,對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等情況進行準確統計,有計劃、有步驟地進行檔案史料匯編，積極做好檔案信息資源的開發利用,保證為各項工作提供優良的服務;嚴格按照保密法和檔案法管理檔案，保證檔案的安全和利用。報社的檔案管理對社會和國家有著一定的作用，所以辦公室作為檔案主管科室，一定要加強自身檔案管理工作的建設。