人事檔案信息化管理面臨的挑戰及應對措施

殷海英

摘 要：信息化時代的到來，是順應社會發展的必然結果。越來越多的高科技產品開始走入人們的生活，并改變了人們以往的生活方式。同樣的，信息化也開始滲入各個企業之中，并有效推動了事業單位檔案信息化管理的進程。本文從人事檔案信息化管理出發，在分析人事檔案信息化管理重要性的基礎上，重點探討當前人事檔案信息化管理中出現的問題，并對于這些問題給出相應的解決對策。

關鍵詞：人事檔案；信息化管理；挑戰；對策

1 人事檔案信息化管理的重要性

1.1 改變管理工作方式，提高管理水平

首先，對人事檔案實行全面的信息化管理，也就意味著改變了以往對人事檔案的管理方式，相對地減少了人事檔案管理人員的工作量，使得管理工作變得自動化，管理水平自然會得到提高。另外，由于信息化管理人事檔案以后，要增加新的檔案信息也比較方便，所以可以隨時地考察員工的工作表現，這樣也可以提高員工的積極性。

1.2 保證檔案信息的完整與真實

人事檔案信息化管理之后，由于先進的計算機防御技術以及管理監督技術，可以最大程度上防止檔案信息的丟失，也避免了檔案重建的情況，很大程度上保證了檔案信息的完整性和真實性。而且相對于傳統的紙質檔案文件，信息化管理之后，如果相關人員需要查詢或查看信息，只要在網上就可以進行，也就避免了原始紙質文件被破壞的可能。

1.3 提高人事檔案信息的利用率

人事檔案信息化管理使得內部擁有查詢權限的管理人員隨時可以進行查詢，提高了檔案信息的利用率。在之前檔案信息的錄入、查詢以及增加條目信息等工作都要浪費大量的時間和人力，而且還不能保證信息的完整和有效，但在信息化管理之后，只要在最初的時候進行錄入，之后就可以終身查詢，對檔案的利用率明顯提高。

2 人事檔案信息化管理面臨的挑戰

2.1 信息化檔案管理的普及率較差

首先，人事檔案信息化管理的普及率較差。比如現在很多單位雖然已經意識到對人事檔案進行信息化管理的必要性，也采取了相關的計算機技術，但總的來說通過信息化的渠道對人事檔案進行管理只是輔助方式，主要的渠道還是人工管理。另外，人事檔案信息管理的流程涉及很多，有檔案信息的收集、整理和歸檔工作，也有后期的使用和查詢，目前只在使用方面用到信息化手段，在信息的收集和整理方面采取的依舊是人工方式，而且在查詢的時候總會出現信息不全的情況。

2.2 資金投入有限，硬軟件設施建設需要加強

造成上文中所提到的信息化檔案管理普及率差的原因之一是因為目前在這方面的資金和技術投資有限。比如如果要實現全面的信息化檔案管理，就必須要引進大量的硬件和軟件設備，包括計算機的配套設施，檔案處理和管理軟件，以及信息查詢系統等。但目前在這些硬件和軟件設施的建設上還沒有到位，一方面可能是因為單位組織的相關領導對全面實行信息化管理存疑，認為信息化管理反而會造成資源的浪費，另一方面對于很多資金和技術都不充足的組織單位來說，想要完全打破過去的管理方式，引進大量的硬軟件設施和技術的確存在困難。

2.3 數據庫應用比較落后

人事檔案信息化管理利用的主要是數據庫，將相關人員的檔案信息錄入到數據庫中進行保存和管理，在需要相關信息的時候給予特定人員權限進行查詢和使用或者是銷毀。但是在實際的數據庫應用中，由于人事檔案的數量很多也很雜，有的是很久之前的信息，有的還需要重新完善，所以難免會出現錄入的數據不完整、數據更新不及時或者無法查詢到相關信息等情況。另外，目前在數據庫應用上還沒有一個統一的標準，對人事檔案的信息化管理還沒有形成統一的社會認識，所以各個單位組織之間也就無法實現信息的共享，降低了人事檔案的使用率。

2.4 人事檔案管理人員的適應問題

人事檔案管理人員的素質和適應問題。在之前很長一段時間內，人事檔案的管理人員已經完全適應了傳統的管理方式，當開始信息化自動化辦公之后，有的管理人員無法一下子完全適應。這是因為在人事檔案實現信息化管理之后，要求管理人員不但要有傳統的人事檔案的管理知識，還必須要具備熟練使用計算機技術的能力，對計算機技術的更新也要有敏銳的感知力。這對于一些中老年的管理人員或者是未曾接受過專業訓練的管理人員來說，無疑是一大挑戰。

2.5 人事檔案信息的安全性問題

人事檔案信息化管理并不是萬無一失的，無法保證檔案信息是完全真實有效的。這是因為在實行信息化管理的時候，也會遇到一些外界的因素進行破壞，比如計算機病毒或者火災等客觀因素對于檔案信息的破壞作用十分強大，如果管理人員的安全意識和專業能力不過關很容易造成檔案的丟失或者被篡改。另外，管理人員自身的工作態度、操作是否得當、信息審查是否嚴格都會對信息的安全性造成影響。

3 加強人事檔案信息化管理的對策

3.1 加強對人事檔案信息化建設的宣傳

要加強對人事檔案信息化建設的宣傳，一方面要讓組織單位的相關領導者充分意識到，引進信息化設備，采用信息化的手段對人事檔案進行管理的必要性和重要性，在這方面可以采用向上級部門建言或者在會議上直接口頭提出的方式。另一方面需要讓組織單位的工作人員，尤其是跟人事檔案管理相關的工作者了解到人事檔案信息化建設的意義，并且讓其積極地配合信息化建設。比如通過多媒體的宣傳，其他單位的經驗分享等。

3.2 加大硬軟件設施的建設

要加大硬件和軟件設施的建設。在這方面主要的渠道還是增加資金的投入，并且擴大資金的來源。有的組織單位和社會其他機構有某方面的來往，或者該組織單位具有很強的社會性，這樣在資金引入方面可以通過對外宣傳的方式積極吸納社會資本，引起社會方面的重視，從而在資金充分的條件下進行信息化管理的硬件和軟件設施的建設。比如購置計算機、掃描儀等硬件設備，然后將個人信息錄入到計算機系統中，通過數據的形式進行保存管理。

3.3 建立數據庫分享平臺

考慮到數據庫應用不足的問題，各個組織單位可以在資金和技術的支持下，建立數據庫分享平臺，實現信息的共享，讓相關的檔案信息在內部得以流通。另外，還可以建立信息綜合查詢和檢索系統，人事檔案使用者可以在需要的時候通過計算機系統就能查到想要的信息。

3.4 提高人事檔案管理人員的綜合素質

提高人事檔案管理人員的綜合素質也勢在必行。一方面可以實行人才引進計劃，在招聘工作中建立統一的招聘標準，考察應聘者多方面的能力。另一方面還要開展相關培訓，制定層次化的培訓機制。

3.5 加強法制建設，更新信息技術

為了保證人事檔案信息的安全，必須要加強法制建設。比如建立統一的標準，并將這些標準法治化，用法律的形式規范計算機技術的使用以及計算機信息的分享。明確相關網絡協議、數據權限等，對于隨意使用人事檔案信息或者蓄意破話信息的人必須要進行嚴肅處理。另外，對人事檔案信息化管理的每一個環節都要有明確的法律規定，并進行跟蹤監督。在信息技術層面，還要注意對技術進行及時的更新，如果多個技術，多個科技公司可以聯合那就再好不過了。

4 結語

綜上所述，人事檔案信息化管理在實施過程中難免會遇到諸如普及率差、數據庫應用差、管理人員素質差或者硬軟件設備不充分、信息安全無法保證等問題。為了解決上述困難，首先是得到資金和技術的支持，然后提高組織單位工作人員對于信息化管理的意識，最后再采取相應的技術。

參考文獻

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