對醫院檔案科學化管理的思考與探索

顧惠芳

摘 要：醫院檔案不但關乎醫院發展，還涉及到廣大群眾的健康資料，對醫院開展各項工作有重要指導作用，是醫院實施決策與計劃的可靠依據。因此，管理好檔案對醫院有重要現實意義，特別是在社會的現代化建設進程中，如何促進醫院檔案的科學化管理是擺在醫院檔案人員面前的重要課題，急需加強探索與研究。

關鍵詞：醫院；檔案管理；科學化

醫院檔案涵蓋病例、醫療、科研、財務、文書、基建、設備等多方面資料，是對醫院發展歷程的重要原始記錄與憑證，做好檔案管理對醫院的發展有良好促進作用。而隨著各種先進的現代化技術在檔案領域的廣泛深入應用，醫院檔案管理也面臨新的形勢與要求，基于現代化技術實現對醫院檔案的科學化管理是當務之急。下面就從醫院檔案科學化管理的重要性著手，探索若干策略，助力醫院提高檔案科學化管理水平，更充分地發揮檔案的作用與價值。

1 醫院檔案科學化管理的重要性

加強收集、整理并管理檔案，有效地利用檔案，以便服務于社會主義現代化建設，這是新時期檔案工作的最終目的和全部任務。因此，檔案工作是一項結合管理性與服務性的工作，醫院的檔案工作不能只單純地收集資料，更不能為了保存而管理，而是要開發利用，實現檔案的價值，從而積極參與醫院管理，為醫院的領導提供決策依據，為醫務人員提供有用的信息與資料，將檔案的潛在價值轉化成現實效益，服務于醫院的建設與發展。

由此可見，醫院的科學發展對檔案管理提出更高的要求，先進設備的更新與引進、應用新的醫療技術、生物醫學工程快速崛起等使得醫院檔案信息大量增加，如果不進行科學化的管理，勢必會降低對檔案信息的接受能力，無法適應醫院的建設與發展需要。且隨著社會主義市場經濟體制的不斷建立與完善，醫院必須參與激烈的競爭，檔案管理也不例外，務必要適應總的發展趨勢，保持與醫院各項工作的同步。但先進的現代化技術和傳統的經驗型管理之間的差異越來越明顯，過去的手工方式不再滿足檔案工作的現代化、信息化發展需求，加強醫院檔案科學化管理至關重要[1]。

2 加強醫院檔案科學化管理的策略建議

（一）完善管理制度，夯實檔案科學化管理基礎

為實現醫院檔案的科學化管理，在工作實際中應不斷完善管理制度，規范醫院檔案管理流程，讓檔案工作有章可循、有規可依，夯實檔案科學化管理基礎。一是規范制定醫院檔案管理制度，不斷完善檔案的歸檔、借閱、傳遞等流程，嚴格依據相關法規與標準不斷細化檔案管理；二是明確檔案管理責任，向醫院的各個工作崗位細化檔案管理，明晰崗位職責，盡可能將責任落實到人頭，提高檔案管理的安全性與科學性；三是完善建立檔案管理考核制度，公正公平地監管檔案人員的工作，提高其工作的積極性與效率；四是引入科學的競爭機制，聯系崗位責任、工作績效與經濟利益，充分調動檔案人員的主觀能動性，確保全體檔案人員時刻感受工作壓力與自己承擔的義務、責任，激勵檔案人員不斷提高業務能力與綜合素質，在公正公平的競爭中突出檔案人員的能力，提高檔案工作效率。

（二）科學配備設備，改善檔案科學化管理條件

眾所周知，對醫院檔案實施科學化管理是緊跟現代化科技的發展腳步，隨著現代化技術與設備的持續發展，將現代化設備應用于檔案管理是必不可少的環節[2]。因此，醫院要重視配備科學化的檔案管理設備，進一步改善醫院檔案科學化管理條件。而作為醫院的檔案人員更要積極轉變工作理念，在檔案管理中引入現代化管理模式，充分發揮計算機與網絡設備的優勢，科學管理醫院檔案，涵蓋其收集、整理、保管、鑒定、統計等。醫院充分利用計算機設備與網絡設備，盡可能在檔案管理工作中將檔案精確化、細致化、規范化，提高檔案管理工作的高效化與現代化、科學化程度。通過利用網絡資源，醫院統一建立網絡平臺，匯總收集的數據并分類，形成醫院檔案查詢系統，共享醫院的檔案信息資源，促進現代醫學的發展與進步。

（三）建立信息系統，優化檔案科學化管理途徑

建立醫院檔案信息系統，利用計算機技術管理醫院檔案，這不僅是醫院檔案管理科學化的必然要求，更是迫切需求。信息化是當今社會與世界經濟的發展趨勢，隨著信息存儲方式不斷發生改變，人類正式進入網絡信息時代。而隨著醫療衛生體制改革的持續深化，醫院管理信息化已經是醫院提高整體管理水平的中心，同樣地，信息化手段在醫院檔案管理中的應用日益廣泛，通過建立信息系統能優化醫院檔案科學化管理途徑。如前文所述，單一的、傳統的手工作業方式不再適應市場經濟越來越快的發展節奏，醫院檔案人員不僅要積極應用現代化的科學設備，更好逐步實現檔案的計算機聯網，將醫療費用、財務會計、統計、病案率等實行聯網管理，同時促進檔案聯網管理，提高醫院現代化管理水平。

此外，隨著醫院管理的現代化與信息化步伐越來越快，各個領域均產生大量電子文件，反映醫院的建設和發展情況，為醫院的管理、醫療、科研、教學等提供準確、便捷、可靠的信息，檔案管理信息化處理成功改變過去的陳舊工作方式，彰顯檔案價值。這就要求醫院要加強對檔案資源的數字化建設與管理，因為檔案信息化管理中出現的大量電子文件需要和醫院辦公自動化順利接軌，收集歸檔以前形成的、隸屬于歸檔范圍的所有電子文件，為檔案的歸檔者與利用者提供參考。因此，醫院檔案部門與檔案人員要按照醫院檔案科學化管理要求，深入研究接收、保管及利用醫院電子檔案的相關技術，盡量確保電子文件的真實性、完整性與有效性，通過更有效的途徑促進醫院檔案科學化管理。

（四）開發信息資源，提供檔案科學化管理服務

在科學化要求下，醫院檔案部門即人員應以醫院中心工作為中心，立足醫院實際情況有針對性開發檔案信息資源，面向檔案利用者提供更規范、更科學的服務[3]。在醫療衛生事業的改革進程中，醫院積累很多失敗的教訓、成功的經驗，檔案部門可嘗試編印醫院改革文件匯編或醫院規章制度匯編等，為醫院的改革保留珍貴文字記錄，為領導的科學決策、醫院的基本建設、工作考查等提供多層次、多形式、全方位的參考與服務。與此同時，醫院各個臨床科室的衛生專業技術人員在撰寫論文、開展科研活動時也可參考醫院檔案信息資源中的學術科研信息，在提高科研水平的同時撰寫水平更高的論文。醫院檔案部門還可按照現有檔案進行創新性編制，反映出醫院的整體規模以及業務建設等情況，形成良好的宣傳材料，或編印簡報，刊登、公布關于醫院檔案管理的照片、信息等。但在開發醫院檔案信息資源的過程中，檔案人員必須把握好控制和開放的界限，把保密檔案、限制利用檔案、開放檔案分清楚，嚴格依據法律法規提供科學化的檔案利用服務，不向他人提供涉及個人科研成果、醫院利益等保密檔案，不損害利用者權益，維護法律權威，提高醫院檔案科學化管理水平。

3 結語

在當今時代，現代化與信息化程度越來越高，醫院對檔案實施科學化管理是必然趨勢，因而醫院檔案人員在實踐中務必要積極采取完善檔案管理制度、科學配備管理設備、建立檔案信息系統、開發檔案信息資源等有效策略加強對醫院檔案的規范化與科學化管理，在節約人力物力的同時大大提高檔案管理工作效率，提高檔案信息的可利用率，最大限度發揮檔案的價值，助推醫院綜合發展。

參考文獻

[1]汪露.醫院檔案科學化管理的策略研究[J].辦公室業務，2015（19）：57+68.

[2]張芹.新醫改下醫院檔案管理的改進方法[J].中國管理信息化，2015（22）：150.

[3]朱小枚.淺談加強檔案管理對醫院科學發展的重要性[J].科學咨詢（科技·管理），2016（08）：28.endprint