新形勢下計算機技術在檔案管理中的應用

吳曉輝

摘 要：檔案一直企業事業單位的寶貴財富，是單位進行社會活動的真實歷史記錄，隨著社會的進步和科學技術的發展，計算機技術已經滲透到檔案管理的各個環節，在一定程度上推動了企事業單位檔案管理工作的發展，但是計算機在檔案管理部門的應用遠遠落后于其他行業，計算機技術在檔案管理中的應用還需要進一步加強。本文從計算機在檔案管理存在的問題出發，提出了計算機檔案管理措施。

關鍵詞：計算機技術；檔案管理；應用

隨著科學技術的不斷發展和新技術的不斷運用，現代化的水平也在不斷提高，信息的管理水平和開發利用程度將成為衡量其社會發達程度和科學技術發展水平的標志。計算機技術在現代化檔案管理工作的應用也是在我國科學技術迅速發展、社會整體現代化進程的日益加快的形勢下展開的。檔案是一種“獨一無二”的信息資源，大力開發和充分利用好檔案信息資源，真正做到為改革開放和經濟建設服務，必須加快檔案管理電子化、現代化、智能化步伐，以充分迎接信息時代的挑戰。

1 計算機技術對檔案管理的重要性

在檔案管理中，通過計算機技術可以實現掃描或者手工錄入的方式將傳統的檔案管理信息轉換為能夠被計算機所識別的，并且能夠自動處理信息的管理模式，并方便快捷的將檔案信息壓縮輸入到計算機中，刻錄成光盤實現存儲。對計算機技術相對于傳統的檔案管理而言，計算機在文字處理，表格處理以及聲像等各個方面具有得天獨厚的優勢，因此，通過計算機建立應用計算機系統，實現檔案管理的自動化檢索，充分發揮入庫排架等作用，通過多角度的綜合分析，為科學的管理和決策服務，充分實現系統化管理。計算機技術在檔案管理中的運用主要是以電子文件的圖形和圖像模式為主，因此，可以通過計算機的自動檢測和編目功能來實現對檔案的管理工作。總之，通過計算機的掃描和光盤存儲，既節省了空間，同時又容易保存，并且對于提高檔案管理的工作效率，實現自動化管理具有非常重要的意義。

2 計算機技術在檔案管理的應用中存在的問題

從近年來計算機技術在檔案管理中的應用現狀分析來看，盡管很多檔案館一直致力于現代化的檔案管理建設，同時也非常重視計算機技術對檔案管理的作用。但是在實際的投入和使用中，由于各個方面的原因，還是存在著一些問題。

1、充分了解計算機技術在實現現代化檔案管理中的必備條件。計算機技術應用到檔案管理中，必須做好充足的準備，確保數據的準確性，保證計算機的原始檔案數據及信息的完整和準確。首先必須具備完整的硬件設施，它主要包括：計算機設備、計算機檔案管理軟件以及其他相關軟件等等；其次必須具備完整的計算機管理軟件設施。計算機技術實現數字化、信息化的檔案管理，科學的管理是基礎，另外做好檔案數據庫的工作，也是充分實現現代化檔案管理不可忽視的一個方面。

2、計算機技術應用與檔案管理中存在的問題。傳統的手工檔案模式往往是以檔案信息為核心，其工作對象不是現有的檔案信息，往往都是一些文件形式的紙質材料。在具體的檔案管理中，計算機這一有利的工具并沒有得到充分的發揮，尤其是在檔案數據庫管理上面。因此，計算機在檔案管理中的角色扮演仍然處在輔助的狀態，其功能并不能得到最大化的發揮。檔案管理中引入數據庫技術之后，導致原有的數據庫規模變小，標準化程度降低，而且在通過計算機建立數據庫的過程中，大部分都是低水平的重復建設，而且其服務范圍狹窄，嚴重影響著檔案信息數據庫的利用率和效率。在通過計算機技術建立現代化的檔案管理的過程中，還存在著檔案管理人員素質有待提高的問題。

3 計算機檔案管理措施

1、完善檔案管理制度。利用計算機技術實現檔案管理可以在較大程度上解決檔案管理中的漏洞，但是相應的檔案管理制度還不夠完善。但要在做好計算機當那管理工作仍然要完善相關的管理制度，充分分析計算機檔案管理工作不同環節的內容，根據技術漏洞制定相關的解決措施，保證計算機檔案管理工作的過程中，都要有章可循，有法可依，這樣才能保證計算機檔案的高效性和完整性。

2、注重人才的培養，重視對相關人員的培訓。一方面，重視這方面的專業人才的培養，招聘一些在計算機操作和應用方面具有專業水平的人員，提高應用計算機的使用效率；另一方面，重視對員工的培訓，加大培訓力度，首先，通過培訓努力轉變檔案管理人員的觀念，塑造全新的觀念，形成新型的服務價值觀，以便更好的指導自身的工作；其次，重視對相關人員操作能力的培訓，讓他們充分的掌握計算機的操作能力， 能夠熟練的運用計算機來解決日常管理中的管理問題，并能夠熟練掌握處理日常問題的辦法。

3、建立電子數字檔案庫聯網站點。在檔案管理過程中，想要達到計算機技術的管理目標，就一定要真正的將計算機技術使用到檔案管理中，在計算機技術的使用中，一定要按照計算機的特點和網絡的實際情況來建立檔案庫，從而建立一個有效的檔案庫聯網的網絡，主要包括兩個部分：1） 建立有效的電子數字檔案庫的聯網站點，才能更好的實現計算機技術的使用價值，也才能提高計算機技術的運用效率，應該在電子數字檔案庫中建立有效的聯網站點，讓進行檔案信息查詢的用戶能夠自由的進行檔案信息查詢，可以不被時間、空間等客觀的條件所限制，在電子數據庫的網站站點中，用戶可以通過信息界面登錄到系統中去，然后根據自己的檔案查詢需求進行查詢。2） 建立相應的檔案信息共享網站，利用高效率的檔案管理系統和方法對檔案進行管理，從而保障電子數字檔案的信息的安全性，也能夠在一定程度上規范檔案信息的使用，讓檔案信息查詢的用戶行為更加有保障。

在信息化的現代社會中，計算機技術的使用非常重要，對于檔案管理來說，使用計算機技術能夠促進管理成本的降低，增強管理效率，讓檔案管理更加優化、科學、安全、可控。所以，需要加強計算機技術在檔案管理中的應用，使用高效的管理方式來規范計算機技術的使用，并且促進檔案管理用戶的信息查詢的安全性，從而促進整體檔案管理水平的提升。

參考文獻

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