辦公室如何做好檔案管理

黃愛華

摘要：針對現階段的辦公室檔案管理而言，還需要注重檔案管理的科學性和完整性，結合檔案管理的實際情況做好創新與完善，才能在滿足辦公室檔案管理質量的前提下，實現檔案管理的真正價值。一直以來，辦公室檔案管理都是非常關鍵的一項工作，所以，認真分析辦公室檔案管理面臨的共性問題，才能夠找到相對應的解決措施，推動辦公室檔案管理工作的可持續進行。

關鍵詞：辦公室；檔案；管理

隨著檔案管理技術的不斷進步，隨著人們頻繁的使用檔案，導致檔案的管理工作變得越來越復雜。目前，檔案管理科學化已經成為重點研究的課題之一。

1辦公室檔案管理存在的共性問題

1.1歸檔不及時

一旦出現辦公室檔案歸檔不及時，就很容易出現業務進度脫節等問題，甚至在部分業務結束之后，才會存在辦公室收錄相關信息的工作，但是卻沒有在進行之中不斷的更新檔案。尤其是針對個別重要的信息檔案，存在不完全或者是信息缺損等問題，導致后續無法補全，最終很難形成準確的、完整的有效文檔。在這一階段，如果不能保證檔案資料的完整性，不僅會影響檔案管理的效率，同時也會對信息的完整性帶來影響，所以，需要格外的注意。

1.2檔案管理不規范

在辦公室的日常檔案管理中還存在資料內容混亂、資料不全等質量不高的操作。甚至在個別操作中，還存在辦公室人員兼任檔案管理人員的行為，其往往就只是整理文檔，進行編號與保存處理，沒有針對資料做好相對應的分類管理，并且也缺少這一方面的能力。如，在某辦公室檔案管理中，檔案室沒有上鎖，導致其余的工作成員可以隨意的進人其中，這樣很容易影響檔案管理秩序，并且常常出現丟失或者是編號錯亂的問題，直接對檔案管理效果造成嚴重的影響。

1.3缺少現代化管理手段

就當前的檔案管理學發展來看，現階段的檔案管理還需要現代化技術手段的支持，才能夠滿足辦公室檔案管理這一項專業化的工作，只有懂技術，具有高素質的人才，再配合上現代化的管理手段，才能提升檔案管理效率。但是，很多辦公室在面對檔案管理的時候，依舊選擇使用傳統的管理手段，這樣無法滿足現代化檔案管理的時效性、科學性、便捷性等要求，所以，注重現代化管理，才符合現階段辦公室檔案管理工作的要求。

2辦公室檔案管理共性問題解決的方法

針對辦公室檔案管理之中存在的共性問題，從檔案管理組織設置的改善、規范檔案管理程序以及利用現代化的管理手段，才能解決相應的問題。

2.1改善檔案管理組織設置

在開展辦公室檔案管理的時候，需要做好辦公室檔案管理部門與崗位的合理設置，能夠通過不同的人員分別開展檔案信息的收集、錄人、歸檔、更新、修改、核對等多項工作，以此來提升檔案管理的及時性。同時，進一步完善檔案管理制度，針對檔案資料的借調等情況，進行合理的授權約束，這樣才能避免在檔案管理之中出現機密信息外流等情況。

在辦公室檔案管理中，應該督促建立一個左右銜接、上下貫通的檔案收集工作網絡體系，在其中明確主管領導，具體檔案管理人員的職責范圍，能夠確保檔案收集的每一層工作都能夠有人管理。進一步明確檔案收集之中的崗位責任、工作程序以及工作計劃，這樣才能確保有專門的人員來支持與理解檔案管理工作，這樣也能夠滿足一系列檔案管理工作的要求，并且確保檔案能夠完整、齊全、及時的移交給檔案部門。

2.2規范檔案管理程序

在大部分單位之中，檔案管理都有著自己的一套管理流程，這樣才能在日常工作中確保檔案管理人員有章可循。但是，很多單位依舊存在檔案管理流程不規范的現象，所以，制定規范化的辦公室檔案管理流程，就需要明確下述幾點要求：第一，參考大型單位在辦公室檔案管理之中的規范化流程，從而借鑒其內成功的經驗，確保辦公室檔案管理工作能夠更加的規范。第二，合理的制定規章制度，要求每一位檔案管理人員都能夠嚴格的遵守相應的規章制度，針對表現優異的員工，可以給予適當的獎勵，進而為其余的檔案管理人員樹立良好的榜樣。

2.3合理運用現代化技術手段

目前，辦公室檔案管理還存在效率差，有效性不高等突出的問題，所以，針對辦公室本身的動態化與立體化等特點，辦公室檔案管理就可以利用信息技術手段來做好相對應的改進。在單位的檔案管理之中，可以基于原有的檔案作為基礎，利用數字化的檔案編號制度，將檔案對應的關鍵詞以及關鍵信息錄入其中，以便后續的管理。在歸檔的時候，一旦出現檔案信息不完整等情況，還需要及時的核對，及時做好信息的補充登記，確保信息的完整性。另外，科學的利用數字化、信息化管理手段，利用電子檔案的管理方式，也能滿足檔案的現代化管理要求，進而提升檔案管理的有效性。

3結語

總而言之，在現階段辦公室檔案管理工作中，還需要將檔案管理制度的完善以及檔案管理系統的信息化作為其基礎，在這一基礎上，提升檔案管理的工作質量。當然，現階段的辦公室檔案管理工作還會涉及到諸多方面的問題，只要能夠認真的聽取意見，積極的完善，就一定能幫助檔案管理可持續的開展下去。endprint