基于服務就業視覺下高校學生檔案管理的思考

田鳳玲

摘 要：高校學生檔案能夠對學生在校期間的所有行為進行詳細的記錄，是學生畢業后參與社會就業的重要參考和基本憑證。基于此，本文就基于服務就業視角下高校學生檔案管理這一課題進行探究，首先就現階段高校學生檔案管理中存在的問題進行分析，最后提出一些針對性的管理策略，對高校學生檔案管理的必要性進行強調，從而提升高校學生檔案的管理水平。

關鍵詞：服務就業；高校學生檔案管理；工作程序

學生檔案管理是高校教學管理中的重要組成部分，因此檔案管理的水平對高校學生發展具有至關重要的作用，為了使學生的未來發展更加順利，高校必須不斷提升學生檔案的管理水平，為學生就業提供更加優質的服務。就現階段高校學生檔案的管理現狀來看，還存在很多亟待解決的問題，比如管理意識薄弱、管理方法落后、管理程序混亂等，因此必須提出一些切實可行的解決對策，提升高校學生檔案管理的水平。

1 現階段高校學生檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理意識不強

從現階段高校學生檔案的管理現狀來看，很多高校都存在檔案管理意識不強這一問題。在高校的教學管理工作中，雖然學生檔案管理工作是其中的組成部分，部分高校領導對檔案管理也具備一定的認識，但是并沒有落實到實際工作中，造成學生檔案管理工作嚴重缺乏有效性，無法為學生就業提供優質服務。另外，很多高校的檔案管理部門由校學生處負責，因此負責檔案管理的人員往往是高校輔導員或學生助理，缺乏專業的檔案管理人員，導致檔案管理的理念和方式都比較落后。

1.2 檔案管理內容簡單

高校在進行學生檔案管理工作時，首先會從各部門收集檔案材料，然后進行整理歸檔，最后成冊管理。由于缺乏專業的方案管理思想，因此很多高校檔案管理的內容簡單，只對學生高中檔案、大學成績單、體檢表、學籍檔案、畢業生登記表等材料進行收集，導致檔案管理內容無法滿足社會用人單位的參考需求，使學生的就業受到很大影響。另外，很多高校對學生評價模塊的語言大多以評價為主，缺乏客觀描述，導致真實性和可靠性缺乏保障，社會用人單位在查看學生檔案后并不能得到有效的參考。

1.3 管理工作存在形式化

由于檔案管理理念落后，因此很多高校在學生檔案管理工作中存在形式化的問題。首先，部分高校仍然采用傳統的紙質檔案管理模式，對電子化檔案的管理還處于起步階段，因此在就業服務中存在效率低的問題；其次，由于學生檔案內容簡單、缺乏深度，因此社會用人單位只將其作為學生高校畢業的基本憑證，并不會將其中的內容作為有效參考，導致學生檔案管理僅僅成為高校畢業的一道必備程序，并沒有發揮其應有的作用。

1.4 管理工作缺乏程序化

高校學生檔案管理工作是一個系統性的過程，整個管理過程會涉及到很多具體部門，如果不對各個部門的管理職能進行明確，很難保證檔案管理工作的效率和質量。但就當前高校檔案管理工作的情況來看，很多高校部門對檔案管理工作的重要性缺乏必要的認識，因此在工作中存在敷衍了事的現象，沒有對管理工作進行真正落實。造成這一現象的重要原因在于高校沒有制定合理制度規范檔案管理的工作程序，因此各部門在管理工作中缺乏協調統一性，對自身的職能和責任也不夠明確，從而導致學生檔案管理工作混亂。例如一些高校在學生入學后對檔案進行接收，期間缺乏有效管理，直到學生畢業期間才進行突擊整理[1]。

2 基于服務就業視角下高校學生檔案管理的有效措施

2.1 加強高校檔案管理的宣傳力度

以服務就業為基礎開展高校學生檔案管理工作時，必須首先轉變高校學生檔案管理工作的意識，使高校對檔案管理工作給予充分的重視。針對這一問題，高校應該加強學生檔案管理的宣傳力度，對學生檔案管理的重要性進行宣傳和講解，使高校教師和學生對檔案管理工作具備正確的認識，從而在具體的工作過程中給予充分的配合。另外，高校學生檔案形成會涉及到很多部門，只有讓各部門工作人員認識到學生檔案管理的重要性，才能夠提升工作意識，規范工作行為，確保檔案管理工作能夠充分發揮作用，從而為學生提供優質的就業服務。以某高校為例，該校為了提升學生檔案管理的有效性，專門組織成立學生檔案管理工作小組，負責與各部門領導、教務人員、學院輔導員進行聯系，從而保障學生各項材料能夠有序歸檔，以此提升檔案管理的工作水平[2]。

2.2 創新高校檔案管理的工作內容

高校學生檔案管理是學生在校期間各項行為的真實記錄，內容涵蓋范圍十分廣泛，包括學生的學習成績、體能素質、心理情況、思想政治等，因此學生檔案管理人員應該時刻秉承實事求是的原則，對學生各方面情況進行客觀性的描述，避免學生檔案存在失實現象。另外，學生檔案管理人員應該對檔案材料收集的形式進行創新，使檔案材料能夠融入學生日常生活和教學過程中，從而對學生心理素質、思想政治等方面的發展情況進行真實的描述，避免在集中收集檔案材料的過程中發生部分內容的遺漏。除此以外，學生檔案管理還應該突出學生的個性特征和特色發展，通過對學生行為習慣的客觀記錄，使檔案材料充分顯示出學生的特長和優勢，從而為學生就業鋪平道路。

2.3 轉變高校檔案管理的工作形式

隨著計算機技術的不斷發展，信息時代已經來臨，為了給予學生就業更高效的支持，高校學生檔案管理工作應該緊密結合當前信息化管理的先進形式，對高校學生檔案管理工作的形式進行創新轉變，將電子檔檔案管理形式與紙質檔案管理形式有機結合，從而提升就業服務的水平和質量。就電子化檔案管理的優勢來看，不僅能夠提高檔案真實性和可靠性，還能夠降低檔案管理的勞動力投入，最重要的是能夠為社會用人單位提供更加便捷的調閱方式，從而提升學生的就業幾率。以某高校為例，該高校通過電子化的檔案管理模式，對畢業生的就業情況進行跟蹤分析，從而對就業質量做出科學判斷，對人才市場的需求進行更加深刻的掌握，以此調整高校就業計劃，為學生提供更好的就業服務[3]。

2.4 完善高校檔案管理的工作程序

現階段由于很多高校對學生檔案管理的重要性缺乏必要的認識，因此在學生檔案管理工作中缺乏合理高效的工作程序，導致學生檔案管理工作的開展十分混亂，無法為學生就業提供幫助。針對這一問題，高校必須要對學生檔案管理工作的程序進行整合和優化，確保管理工作權責分明。首先，高校應該對歸檔的范圍進行明確劃分。以某高校為例，該高校檔案管理工作充分結合當前社會發展的特點，對市場人才需求的各項要求進行收集，從而對學生檔案的歸檔范圍進行針對性的劃分，使學生的就業優勢能夠更加凸顯出來；其次，高校應該建立健全的學生檔案管理制度，對各個部門的職責進行明確的劃分，從檔案材料收集、審閱、歸檔、調閱、轉遞等過程出發，配備相應的監管制度，對檔案的真實性進行嚴格的審核，一經發現弄虛作假行為并根據制度內容進行嚴肅處理，從而為社會用人單位提供可靠參考。

3 總結

綜上所述，針對基于服務就業視角下高校學生檔案管理這一課題的研究是很有必要的。本文主要對當前高校學生檔案管理的現狀進行分析，然后提出一些針對性的管理策略。研究可得，加強高校檔案管理的宣傳力度、創新高校檔案管理的工作內容、轉變高校檔案管理的工作形式、完善高校檔案管理的工作程序能夠有效提升服務就業的水平。希望本文能夠為研究基于服務就業視角下高校學生檔案管理的相關人員提供參考。

參考文獻

[1]張志強.淺析面向就業服務的高校學生檔案管理拓展[J].內蒙古科技與經濟，2016（07）：32-33.

[2]尹晶華，李雪晴，王有敬.當前高校學生檔案管理服務大學生就業存在的問題及原因[J].辦公室業務，2016（03）：123.

[3]龐曉敏.服務就業視角下的高校學生檔案管理研究[J].蘭臺世界，2014（29）：78-79.endprint