淺析自考生考籍檔案管理的問題及意見

◆李同濤

(濟南市教育招生考試院)

在自學考試領域之中，考籍檔案發揮著非常重要的作用，不僅是自考生學業水平的重要評估依據，也是自考生畢業資格審核的主要材料。但自學考試生源的復雜性、科目的多樣性以及自考生數量的龐大性，均給自考生考籍檔案管理工作帶來的諸多難度。面對這樣的情況，必須加強對自考生考籍檔案管理的研究，正確認識、高度重視自考生考籍檔案管理中存在的問題，并積極采取有效的措施予以解決，才能切實提高自考生考籍檔案管理水平。

一、自考生考籍檔案管理的問題

1.制度方面存在的問題

通過對我國各個地區的自考生考籍檔案管理現狀進行調查分析發現，現階段我國在制度方面存在著很大的問題。在自學考試考籍檔案方面，沒有建立完善的、健全的制度體系，導致一些地方考試機構為謀求經濟利益，出現了私自販賣考生考籍檔案信息的現象。如陜西省某縣2013年出現的自考生考籍信息泄漏事件，嚴重影響著該縣自考考試工作的正常開展，也給自考生帶來了諸多困擾。除此之外，制度體系的不健全，也給檔案管理人員的工作積極性造成了一定的影響。

2.方法方面存在的問題

在我國，不同行政級別的考試機構，如省級教育機構、市自考辦、區(縣、地級市)自考辦等，在高等教育自學考試檔案管理工作中均有著各自的分工。因此，其所采取的考籍檔案管理方法也存在一定的差異。就現階段來看，我國諸多地區在自學考試考籍檔案管理方法方面有著一定的問題，一些考試機構依然沿用傳統的紙質檔案管理方法，而沒有建立電子化的自考生考籍檔案，一些將自考生的考籍檔案、人事檔案混合在一起進行管理。這兩種現象的存在，顯示了考籍檔案管理方法的落后性、錯誤性，不僅增加了相關部門的工作量，也給自考生考籍檔案的調動帶來了一定的阻礙。

3.人員方面存在的問題

就現階段來說，我國在自學考試考籍檔案管理方面所采取的模式是，以省級行政區為單位，實施省級教育機構、市自考辦、區(縣、地級市)自考辦三級檔案管理體制。對省級教育機構、市自考辦、區(縣、地級市)自考辦的現狀進行調查發現，考籍檔案管理人員的綜合素質整體較低，主要體現在以下兩個方面：第一，考籍檔案管理人員對自考生考籍檔案管理工作不夠重視，認為自考生的能力較差，沒有必要進行自考生考籍檔案管理，秉持這種錯誤思想，導致其在檔案管理中工作積極性較差，也不夠仔細、認真，甚至會出現檔案信息錯誤、丟失的現象；第二，考籍檔案管理人員的業務水平較差。大多數是其他部門人員兼職自考生考籍檔案管理，自身工作任務繁重，沒有精力、時間來做好自考生考籍檔案管理工作，或者是由領導的家屬來擔任自考生考籍檔案管理人員，這些人員的專業能力較低、業務水平較差，在考籍檔案管理工作中，有著較大的隨意性，這就給自考生考籍檔案管理造成了嚴重的影響。

二、自考生考籍檔案管理水平的強化措施

1.健全規章制度

就我國自學考試考籍檔案管理工作現階段的實際情況來看，在制度方面依然存在著很大的不足，健全規章制度是提高自學考試考籍檔案管理水平的重要前提與基礎。首先，對于省級教育機構來說，在制定規章制度時，必須全面調研、綜合考慮各個地區自學考試考籍檔案管理的實際情況；其次，對于市自考辦、區(縣、地級市)自考辦來說，應根據自身現狀，制定符合實際情況的規章制度與管理體系，明確人員招聘原則、考籍檔案管理辦法、檔案保密制度以及人員獎懲機制，并要做好考籍檔案管理相關細節的規劃設計，將其納入到規章制度之中。除此之外，還要加強監督力度，省級教育機構可以組建一個專門的監督小組，定期檢查下屬單位的考籍檔案管理工作實際開展情況，市自考辦、區(縣、地級市)自考辦也要成立一個監督小組，來加強對考籍檔案管理工作的監督力度。健全規章制度，能夠為自考生的考籍檔案管理工作提供有效的參考依據，也有利于約束檔案管理人員的行為，確保自考生考籍檔案管理的順利開展。

2.促進自考生考籍檔案的電子化管理

信息化時代下，自考生考籍檔案的電子化管理，不僅是自學考試主管部門的自動化辦公需要，也符合自學考試規范化、系統化、科學化管理的客觀要求。自考生考籍檔案的電子化管理，有效改變了以往人工操作勞動力多、工作量大、易出現人為誤差等不足，大大提高了自考生考籍檔案管理的效率與效果，有利于考籍檔案的及時更新、分類管理，也給自考生考籍檔案的調動提供了很大的方便。基于此，各級考試機構應積極致力于促進自考生考籍檔案的電子化管理，給予充足的資金支持，來購買相關軟硬件設施，并要聘請專業的考籍檔案電子化管理人才，以確保自考生考籍檔案電子化管理效果。

3.加強考籍檔案管理隊伍建設

考籍檔案管理人員的綜合素質，給自考生考籍檔案管理工作的有效性產生著非常大的影響，為實現自考生考籍檔案管理水平的提高，就必須加強考籍檔案管理隊伍建設，提高考籍檔案管理人員的綜合素質。對于省級教育機構來說，應從“211”“985”等優質高校中挑選優秀畢業生擔任自考生考籍檔案管理人員；對于市自考辦、區(縣、地級市)自考辦來說，在聘請自考生考籍檔案管理人員的時候，應加強考核，選擇工作經驗豐富、專業水平強、綜合素質高、思想覺悟高的專業人才，并要給予適當的培訓，重點培訓一些自考生考籍檔案管理的新知識、新政策、新技術，堅決杜絕“關系戶”“走后門”等現象，確保考籍檔案管理隊伍的整體水平。除此之外，也要針對自考生考籍檔案管理人員，定期舉辦培訓活動，并要適當地進行考核，及時處理考核不合格的人員，以達到提高自考生考籍檔案管理人員綜合素質、增強自考生考籍檔案管理人員責任意識的目的。

三、結語

綜上所述，隨著市場經濟的迅速發展，我國各行各業均取得了巨大的進步，市場對人才的需求量不斷增加、對人才的要求也在不斷提高，這就給自學考試提供了良好的發展機遇與廣闊的發展前景。但是，自考生數量的不斷增大，也給自考生考籍檔案管理工作帶來了新的挑戰與新的問題。新形勢下，應采取有效的策略，不斷提高自考生考籍檔案管理水平與有效性，才能更好地為推動社會經濟發展提供人力資源支持。

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