農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)研究

董亞坤

（大慶市大同區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)服務(wù)中心，黑龍江 大慶 163515）

1　推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的必要性

農(nóng)業(yè)科技檔案，是指在農(nóng)業(yè)科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的、具有保存利用價(jià)值的、按歸檔制度集中統(tǒng)一管理起來(lái)的科技文件材料的總稱(chēng)，主要包括文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶以及計(jì)算機(jī)軟件、實(shí)物、標(biāo)本等。

農(nóng)業(yè)科技檔案既是農(nóng)業(yè)科技發(fā)展的記錄，又是促進(jìn)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技進(jìn)一步發(fā)展不可或缺的重要力量。農(nóng)業(yè)科技檔案不僅給研究農(nóng)業(yè)發(fā)展的自然規(guī)律與農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)規(guī)律提供了科學(xué)依據(jù)［1］，而且對(duì)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技研究具有重要的參考作用，可以輔助科技研究與基本生產(chǎn)建設(shè)的進(jìn)行。

當(dāng)農(nóng)業(yè)科技檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理時(shí)，人們可以迅速通過(guò)軟件平臺(tái)檢索相關(guān)的目錄與文章，達(dá)到共享檔案的目的，規(guī)避利用檔案時(shí)出現(xiàn)的各種局限與問(wèn)題。農(nóng)業(yè)部門(mén)應(yīng)通過(guò)對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案包含的信息與資源進(jìn)行科學(xué)化配置與系統(tǒng)化管理，為人們提供便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2　農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)要點(diǎn)

2.1　農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立

2.1.1文檔的收集。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，電子文件收集的重要性愈發(fā)明顯。同時(shí)電子檔案的產(chǎn)生速度越來(lái)越快，使得基層農(nóng)業(yè)科技部門(mén)收集了大量的電子文件。當(dāng)收集了大量的電子文檔后，就需要檔案員進(jìn)行歸檔工作。推行數(shù)字檔案，可以減少將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案時(shí)的工作量，加快全面數(shù)字化檔案的工作進(jìn)程［2］。檔案歸檔人員可以借助現(xiàn)代化設(shè)備如數(shù)碼相機(jī)、具有ORC技術(shù)的掃描儀等硬件設(shè)備，完成紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)為電子數(shù)據(jù)的歸檔工作。

2.1.2軟件的選擇。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)選擇合適的軟件與硬件。眾所周知，近十幾年來(lái)軟件的更新?lián)Q代速度令人瞠目，軟件的使用越來(lái)越便捷，自動(dòng)化程度越來(lái)越高，處理速度也越來(lái)越快。為了減少檔案管理工作量，提高檔案管理效率與質(zhì)量，應(yīng)選擇農(nóng)業(yè)局推薦的管理軟件。因?yàn)檗r(nóng)業(yè)局是管理檔案部門(mén)的直屬上級(jí)，在農(nóng)業(yè)檔案管理領(lǐng)域具有豐富的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于農(nóng)業(yè)科技檔案的管理情況更加了解。

目前，我國(guó)沒(méi)有統(tǒng)一要求農(nóng)業(yè)科技管理檔案的軟件，所以大多使用一般的辦公軟件進(jìn)行底部構(gòu)建，然后在此基礎(chǔ)上進(jìn)行針對(duì)化的修改，使其可以用來(lái)進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技檔案的管理。同時(shí)由于農(nóng)業(yè)局并沒(méi)有大規(guī)模推廣軟件，所以一般使用Word 2016、Excel 2016等辦公軟件來(lái)進(jìn)行底部構(gòu)建，使其可以進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技檔案的建檔與管理，并保證檔案管理的可持續(xù)性。若是農(nóng)業(yè)局大規(guī)模推廣了農(nóng)業(yè)科技檔案管理軟件，已建立的檔案可以直接進(jìn)行大規(guī)模、系統(tǒng)化的移植，而不需要擔(dān)心可能出現(xiàn)的兼容性問(wèn)題。

2.1.3檔案的備份。應(yīng)對(duì)每一份檔案進(jìn)行加密并進(jìn)行異地備份處理，來(lái)保證文件的完整性、有效性，防止誤刪除操作。并且要將檔案由下至上地進(jìn)行備份處理，將各個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位的檔案?jìng)浞莸绞屑?jí)農(nóng)業(yè)科技檔案室，并利用云端服務(wù)器進(jìn)行云端備份和利用本地服務(wù)器進(jìn)行本地存儲(chǔ)。對(duì)只開(kāi)放查看權(quán)限的文件進(jìn)行“只讀”設(shè)置，并在儲(chǔ)存檔案的服務(wù)器上安裝安全軟件和防火墻，同時(shí)保證軟件的定期更新與實(shí)時(shí)監(jiān)控。為了保證檔案的可追溯性，應(yīng)在對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理的同時(shí)保存好紙質(zhì)文件［3］。

2.2　檔案服務(wù)器的建立

如果建造一定規(guī)模的農(nóng)業(yè)服務(wù)器群，可以利用這項(xiàng)設(shè)施建立檔案服務(wù)器并將全市農(nóng)業(yè)部門(mén)的檔案集中起來(lái)放在服務(wù)器上。使用者將電腦接入網(wǎng)絡(luò)，可以使用分享鏈接或下載客戶端，使其使用外網(wǎng)也可以在網(wǎng)絡(luò)上檢索到有關(guān)農(nóng)業(yè)科技的檔案文件，便于群眾瀏覽農(nóng)業(yè)信息，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)資源共享。服務(wù)器可以極大限度地滿足社會(huì)愈發(fā)強(qiáng)烈的檔案信息化利用需求，將幫助農(nóng)業(yè)管理部門(mén)承擔(dān)應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的社會(huì)職責(zé)。

當(dāng)農(nóng)業(yè)部門(mén)建立本地服務(wù)器后，將大幅度減少檔案管理人員的工作量，管理人員利用電腦或其他可連接網(wǎng)絡(luò)的設(shè)備，即可完成檔案管理工作，而不需要消耗大量的體力，提高了工作效率。

而當(dāng)管理人員對(duì)服務(wù)器進(jìn)行分區(qū)權(quán)限管理時(shí)，利用密匙即可將普通的檔案利用者與具有上傳和修改權(quán)限的人員分開(kāi)，同時(shí)也可以將不應(yīng)當(dāng)公開(kāi)的機(jī)密文件進(jìn)行鎖定處理，使得機(jī)密文件不得進(jìn)行調(diào)出操作，防止產(chǎn)生泄密事故，實(shí)現(xiàn)了檔案的安全化管理。另外，由于數(shù)字檔案具有復(fù)用、共享的特性，使得一個(gè)數(shù)字檔案支持多人在同一時(shí)間段多次查看，而進(jìn)行數(shù)據(jù)修改也不會(huì)對(duì)原件產(chǎn)生不良的影響。并且在利用過(guò)程中不需要擔(dān)心檔案出現(xiàn)磨損、丟失等不良現(xiàn)象，大大提高了文件利用率。

2.3　檔案網(wǎng)站的建立

在信息化時(shí)代，將檔案上傳到網(wǎng)上使得群眾可以共享檔案資源已是擺在檔案管理部門(mén)面前的一個(gè)重點(diǎn)任務(wù)。將網(wǎng)絡(luò)與檔案進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，可以提高檔案管理人員的工作效率，并使得檔案資源可以更及時(shí)與全面地分享到群眾手中，使得群眾可以不受到時(shí)間和空間的限制，快速查閱到所需的資源。

如果建立一個(gè)專(zhuān)門(mén)用于共享檔案的網(wǎng)站，在建立前期需要耗費(fèi)大量的人力和物力，后期也需要管理人員花費(fèi)大量的時(shí)間與精力維護(hù)。而現(xiàn)在許多農(nóng)業(yè)部門(mén)都擁有一個(gè)政務(wù)網(wǎng)站，并且大多數(shù)網(wǎng)站不需要專(zhuān)業(yè)知識(shí)就可以進(jìn)行網(wǎng)站管理。因此，可以利用這個(gè)網(wǎng)站共享農(nóng)業(yè)科技檔案，建立網(wǎng)上檔案館，即將檔案全文上傳到網(wǎng)站上。通過(guò)建立檢索框鏈接到后臺(tái)的檔案資源，就可以使群眾快速查找到所需的檔案資源。另外，可以在建立的檔案查詢網(wǎng)站上設(shè)立留言欄板塊，檔案管理人員可以通過(guò)留言板實(shí)現(xiàn)群眾與管理者的互動(dòng)和溝通。通過(guò)分析群眾對(duì)網(wǎng)站提出的問(wèn)題和建議，使管理人員了解網(wǎng)站使用中存在哪些問(wèn)題，第一時(shí)間幫助群眾解決問(wèn)題。這個(gè)版塊可以使得管理人員更加貼近群眾，使得廣大群眾更加支持檔案信息化建設(shè)工作。

2.4　人才隊(duì)伍的建設(shè)

科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展與數(shù)據(jù)信息量的快速增長(zhǎng)，對(duì)檔案工作人員的工作能力提出了更高的要求，其中包括對(duì)數(shù)據(jù)的分析與匯總能力、對(duì)待工作的積極心態(tài)以及對(duì)待新事物的開(kāi)拓精神。

首先，工作人員應(yīng)擁有熟練的業(yè)務(wù)技能，同時(shí)具有一定的科學(xué)知識(shí)。只有這樣才可以快速、高效地完成工作任務(wù)，為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。不僅工作人員的素質(zhì)影響工作效率與工作質(zhì)量，服務(wù)態(tài)度也影響工作效率與工作質(zhì)量［4］。因此，工作人員應(yīng)具備高度的政治責(zé)任感與強(qiáng)烈的事業(yè)心，而且應(yīng)具有全心全意為人民服務(wù)的正確服務(wù)態(tài)度與優(yōu)秀的職業(yè)道德。簡(jiǎn)而言之，檔案工作者在政治上需要堅(jiān)持黨的路線與方針；在精神上要堅(jiān)持職業(yè)道德，具有奉獻(xiàn)精神與開(kāi)拓創(chuàng)新精神；在業(yè)務(wù)上需要熟悉檔案產(chǎn)生的過(guò)程，熟練檔案管理的專(zhuān)業(yè)技能，具備信息利用的知識(shí)，善于學(xué)習(xí)該領(lǐng)域中的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)。

其次，檔案工作的可持續(xù)性與管理人員的穩(wěn)定性有關(guān)，長(zhǎng)期的固定人員相對(duì)于兼職人員更有利于工作的開(kāi)展。如果經(jīng)常更換檔案管理人員，將會(huì)因業(yè)務(wù)不熟悉而影響工作效率。同時(shí)，選用兼職人員將在一定程度上造成資源浪費(fèi)，如需要對(duì)兼職人員進(jìn)行入職培訓(xùn)等。

3　結(jié)語(yǔ)

在全球信息化的發(fā)展進(jìn)程中，農(nóng)業(yè)科技檔案管理者需要轉(zhuǎn)變?cè)瓉?lái)的工作與思維模式，抓住機(jī)遇，推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)，為農(nóng)業(yè)部門(mén)管理科技檔案提供便利，并提高檔案的利用率。