如何做好醫院檔案管理工作之我見

■張虹

山東省臨沂市人民醫院

醫院的管理水平，特別是醫院診斷、臨床治療水平的提高，一方面靠醫務工作者業務水平的提高和工作經驗的積累;另一方面就是取決于臨床及各類檔案資料的齊全與完整。醫院各類檔案的規范化管理，保證檔案資料更好地為醫療、護理、管理水平服務，是做好醫院管理基礎工作的首要問題。

醫院承擔著醫療、科研的雙重任務，由于其特殊的功能，使得醫院具有深厚的文化底蘊，成為高學歷、高科技人才的聚集地，也理所當然地最先受到現代信息波的沖擊，作為醫院管理重要內容的醫院檔案工作也面臨著新的課題。

1 加強領導、強化檔案管理意識

檔案資源是一種潛在的生產力。加強檔案管理，要正確擺正檔案工作同醫院中心工作的位置，做到服務于經濟建設這個中心，是擺在管理工作中的首要任務。一方面要高度重視檔案工作，加強對檔案工作的領導，增強檔案意識，提高人們對檔案工作的認識。另一方面要千方百計通過各種方式、方法提高檔案工作人員的政治思想素質和道德素質，不斷提高其業務技術水平和工作能力。檔案工作的特點，決定了檔案人員必須“默默無聞為他人”，不計名利，兢兢業業，全身心地投入到本職工作中，同時，要始終堅持實事求是的思想路線，扎實的工作作風。醫院檔案工作者要按照有關法規，認真履行工作職責，檢查、督促、指導、幫助相關職能部門做好各類檔案的立卷歸檔，這是切實保證醫院規范化、科學化管理的重要基礎。醫院檔案工作人員是醫院檔案工作的管理者，對醫院的檔案工作實施全面的管理，在檔案管理中起著領導、決策、指導、監督作用。

2 轉變管理模式，實現網絡化管理

檔案工作本質上是一種基礎的信息管理工作，隨著網絡的發展，檔案工作也隨之進入信息化、網絡化時代，這是檔案事業管理的必然趨勢，檔案信息檢索現代化，是開發檔案信息資源的手段。現代科學技術的發展，已經為檔案部門實現檔案信息管理的現代化提供了可能。現代化技術設備是時代尖端科學的結晶，是發展經濟、繁榮文化、推動社會進步的強大動力。作為檔案部門應多方爭取，加大投入，配備現代化技術設備，這樣既能提高工作效率，及時獲取檔案信息，增加和豐富檔案的種類，又有利于開發信息資源，提高查準率、查全率，還有利于檔案的科學管理與保護。

3 做好檔案的開發利用，實現信息資源共享

檔案信息資源的開發和利用，主要信息來源是檔案管理部門的信息資料，是重要的信息資源，也是科技信息資源應用和交流的基礎，開發信息資源，利用館藏的信息資源和檢索工具，有效地進行深加工，系統地組成便于查找的資源，提供出一定的信息內容和更好的服務給利用者。利用高科技手段，如電子文件、電子病歷、遠程會診、網絡傳遞、文件載體等，進行醫院檔案的電子化管理。電子檔案的優點是檢索方便、快捷，并適用于電子網絡的傳輸。電子網絡傳輸有傳統傳輸方式無法比擬的優勢，它的傳輸速度極快，能在極短的時間內送達利用者的手中。最大限度地資源共享，信息源不斷擴大，易于保管。它的占用空間小，節省了大量的人力、物力和財力。以檔案信息的開發利用，帶動豐富檔案信息資料，實現檔案信息資源共享，保證了檔案信息資源在醫院建設與發展中得到持續、健康發展。

4 創造性地開展檔案基礎工作

（1）做好檔案基礎工作是醫院改革的需要 我院多年以來，強化科學管理，實現了一系列的醫療改革。這些無疑給檔案工作提出了更高的要求。

（2）創造性地完成檔案的收集、整理、接收、保管檔案工作是檔案室的職責。從文件的形成開始就按照檔案管理要求去做，確保檔案質量、門類和內容齊全完整。我們采取兩種形式:①各職能部門定期歸檔的檔案按時進行接收;②有目的、有計劃地進行整理醫院改革過程中形成的檔案材料，形成系列檔案。

醫德醫風檔案是醫療行業特有的檔案，它記錄著每一位醫務人員的醫療技術、醫德等，每年進行兩次考評。我臨沂市人民醫院，始建于1891年，是一所集醫療、教學、科研、預防、康復為一體的三甲醫院。全院高級職稱專家526人。博士10人，碩士176人，取得碩士結業證書的235人，本科學歷652人，專科以上學歷477人，形成了一支人才薈萃、結構合理、技術優良、作風過硬的醫療隊伍。有5000多名員工，工作量相當大;根據這種情況，我們對醫德醫風檔案進行了全面設計，由原來的個人表格變為科室表格，節省了人力物力，做到了合理、科學，且降低了庫房的占用面積，受到了醫務人員的好評。

（3）注重特定時期形成的檔案，豐富檔案內容 特定時期形成的檔案，反映了醫院改革發展變化的特點。有目地的對這些檔案進行收集、整理、保管，具有重要意義。

（4） 提高檔案質量是檔案基礎的保證提高檔案質量是一項重要的基礎工作，是檔案工作開展的基本條件和物質基礎。為了有效地提高案卷質量，我們在案卷歸檔之前嚴格把關，要求分類科學、組卷合理、標題簡明、整齊美觀，保證了檔案案卷內文件材料的完整性和系統化。

（5）依法治檔，按章辦事 我們建立了良好的制約制度，對損壞檔案、拆卷等情況，視情節給予相應的處罰，收到了很好的效果。

5 積極為醫院改革發展提供檔案的開發利用

（1）圍繞著醫院中心工作提供利用。積極提供檔案的利用，一是為領導決策服務;二是面向全院醫務人員，為醫療、教學、科研、行政管理服務。根據我院深化改革的3個階段，我們把檔案信息開發利用作為重點，圍繞醫院中心工作進行服務。我們積極提供有關材料、圖紙，使門診改造順利完成。同時，圍繞醫療工作積極提供有關醫療類檔案的信息，編寫了《醫療事故糾紛匯編》、《科技成果獎匯編》等，為醫院的科研、教學提供信息利用。

（2）發揮檔案的憑證作用。檔案利用較多的是科技成果鑒定獲獎情況、人事任免、處理醫療糾紛等等。尤其是我們醫院在科技興院過程中，科技檔案發揮了很大的作用，檔案利用明顯增加。

（3）健全規章制度。建立《檔案人員職業道德》、《檔案利用制度》、《檔案的鑒定和銷毀》等16項制度，使檔案工作的各個環節都有明確的要求和制度的約束，并增加了聲像類檔案和照片類檔案。

總之，檔案工作要成為加快醫院管理、加快改革步伐的紐帶，提高預測服務與咨詢服務能力。加強計算機在檔案領域里的應用，逐步實現現代化管理檔案。加大檔案編研工作的力度，加強科研檔案的開發利用。

[1]郭祥麗,嚴曉春.加強醫院檔案管理工作的策略[J.中國醫院管理,2006,26(7)

[2]潘習龍,徐莉,趙茜倩等.醫院改革——醫改的關鍵環節[J.國醫院管理,2008,28(5)

[3]張新芳.醫院檔案管理工作目前狀況及策略[J.中國科技信息,2005,(21)