探究電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用及風(fēng)險(xiǎn)控制的措施

■ 李昱璇

國(guó)家林業(yè)局昆明勘察設(shè)計(jì)院

前言

隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理方式發(fā)生一定變化，電子信息檔案管理方法相應(yīng)調(diào)整，這不僅能為事業(yè)單位發(fā)展注入活力，而且還能擴(kuò)大電子信息檔案應(yīng)用范圍，提高檔案信息傳遞的安全性。由此可見(jiàn)，該論題探究的現(xiàn)實(shí)意義較顯著，能為事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展提供可靠支持。

1 事業(yè)單位運(yùn)用電子信息檔案管理的優(yōu)勢(shì)

事業(yè)單位發(fā)展的過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)調(diào)整檔案管理方式。在順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的前提下，運(yùn)用電子信息檔案管理技術(shù)，這不僅能夠充分發(fā)揮電子信息檔案管理優(yōu)勢(shì)，而且還能提高事業(yè)單位工作效率、優(yōu)化工作質(zhì)量。以下具體分析電子信息檔案管理在事業(yè)單位中應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)。

1.1 提供工作效率

電子信息檔案借助電子媒介存儲(chǔ)信息內(nèi)容，其中，計(jì)算機(jī)技術(shù)接收使用要求信號(hào)后，快速、高效完成信息處理任務(wù)，這不僅能夠縮短人工操作時(shí)間，而且還能減少出現(xiàn)信息缺失、信息失準(zhǔn)現(xiàn)象。從中能夠看出，電子信息檔案管理能夠彌補(bǔ)人工檔案管理的不足，從整體上提高事業(yè)單位工作效率[1]。

1.2 實(shí)現(xiàn)信息共享

事業(yè)單位各部門(mén)間傳遞文檔資料時(shí)，利用電子信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)文檔資料共享，這與社會(huì)快節(jié)奏發(fā)展趨勢(shì)相適應(yīng)。在這一過(guò)程中，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為信息傳遞提供有利載體，事業(yè)單位工作人員借助數(shù)據(jù)庫(kù)及時(shí)獲取所需信息，并參與信息交互及反饋，以此增進(jìn)業(yè)務(wù)間聯(lián)系，大大提高信息資源利用率。

1.3 創(chuàng)新檔案信息保管、傳遞方式

事業(yè)單位以往借助紙質(zhì)檔案完成信息保管目的，但紙質(zhì)檔案保管極易出現(xiàn)潮濕、蟲(chóng)蛀等問(wèn)題，導(dǎo)致信息內(nèi)容完整性被破壞，進(jìn)而降低信息利用價(jià)值。電子信息檔案管理應(yīng)用于事業(yè)單位中，既能節(jié)約管理成本，又能保證信息完整性，提高信息實(shí)用性。此外，電子信息檔案?jìng)鬟f的過(guò)程中，能夠得到網(wǎng)絡(luò)支持，意味著信息能夠安全、便捷傳遞，避免出現(xiàn)信息丟失、損壞等問(wèn)題。

2 事業(yè)單位中電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制措施

雖然電子信息檔案管理能為事業(yè)單位發(fā)展助力，但電子信息檔案管理存在一定風(fēng)險(xiǎn)，因此，事業(yè)單位工作人員使用電子信息檔案時(shí)，務(wù)必做好風(fēng)險(xiǎn)控制工作，從以下幾方面措施入手，全面保證電子信息檔案安全性。

2.1 提高存儲(chǔ)安全性

一方面，保證系統(tǒng)安全。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)極易受病毒入侵，因此，檔案管理人員務(wù)必做好病毒查殺工作，以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)保護(hù)工作，以免為病毒侵襲行為提供機(jī)會(huì)，同時(shí)，安裝正版軟件，做好系統(tǒng)升級(jí)工作，一旦發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)受到威脅，應(yīng)及時(shí)止損。另一方面，保證數(shù)據(jù)安全，借助防火墻保證信息傳輸安全性，同時(shí)，做好電子信息檔案?jìng)浞莨ぷ鳎?duì)備份檔案妥善存儲(chǔ)。

2.2 完善相關(guān)制度

電子信息檔案安全工作必不可少，有依據(jù)地制定相關(guān)制度和章程，能夠?yàn)榘踩珕?wèn)題處理提供支持，全面提高電子信息檔案管理水平，為事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展提供便利。此外，電子信息檔案管理者能夠參照制度規(guī)范管理行為，大大減少違規(guī)操作、越限操作等行為，同時(shí)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者制定監(jiān)督機(jī)制，鼓勵(lì)員工間互相監(jiān)督、彼此約束，充分發(fā)揮制度及機(jī)制實(shí)效性。

2.3 引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)

計(jì)算機(jī)發(fā)展速度不斷加快，再加上，電子信息檔案管理要求隨之提高，結(jié)合社會(huì)發(fā)展需要引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，能夠在原有基礎(chǔ)上提高電子信息檔案可靠性，真正實(shí)現(xiàn)電子信息檔案加密目的。先進(jìn)技術(shù)在密碼機(jī)制完善方面發(fā)揮積極作用，這是互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下必要的加密措施，這對(duì)事業(yè)單位有序發(fā)展、信息資源高效利用的必然要求，同時(shí)，能夠?qū)㈦娮有畔n案威脅因素全面消除，為電子信息檔案提供安全防護(hù)。

2.4 提高管理者素質(zhì)

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及電子信息檔案管理主體為人，為充分發(fā)揮電子信息檔案價(jià)值，降低電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，務(wù)必從整體上提高管理者素質(zhì)，強(qiáng)化管理者檔案安全意識(shí)。事業(yè)單位組織系統(tǒng)化培訓(xùn)活動(dòng)，向管理者傳遞最新的電子信息檔案管理技術(shù)，確保電子信息檔案管理問(wèn)題高效處理。培訓(xùn)期間制定合理的培訓(xùn)制度，并聘請(qǐng)工作經(jīng)驗(yàn)豐富、專(zhuān)業(yè)能力較強(qiáng)的教師，進(jìn)而使電子信息檔案管理者能夠熟練掌握電子信息技術(shù)，充分發(fā)揮電子信息檔案應(yīng)用價(jià)值[2]。

3 結(jié)論

綜上所述，本文全面總結(jié)電子信息檔案管理優(yōu)勢(shì)，提出電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控措施，通過(guò)提高存儲(chǔ)安全性、完善相關(guān)制度、引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)、提高管理者素質(zhì)等措施彰顯電子信息檔案管理價(jià)值，針對(duì)管理風(fēng)險(xiǎn)高效、全面控制，這對(duì)事業(yè)單位良性發(fā)展有推動(dòng)作用。此外，電子信息檔案管理技術(shù)能夠大范圍推廣，這對(duì)事業(yè)單位改革有積極影響。