探究電子信息檔案管理在事業單位中的應用及風險控制的措施

■ 李昱璇

國家林業局昆明勘察設計院

前言

隨著網絡信息時代的到來，檔案管理方式發生一定變化，電子信息檔案管理方法相應調整，這不僅能為事業單位發展注入活力，而且還能擴大電子信息檔案應用范圍，提高檔案信息傳遞的安全性。由此可見，該論題探究的現實意義較顯著，能為事業單位持續發展提供可靠支持。

1 事業單位運用電子信息檔案管理的優勢

事業單位發展的過程中，應及時調整檔案管理方式。在順應社會發展趨勢的前提下，運用電子信息檔案管理技術，這不僅能夠充分發揮電子信息檔案管理優勢，而且還能提高事業單位工作效率、優化工作質量。以下具體分析電子信息檔案管理在事業單位中應用的優勢。

1.1 提供工作效率

電子信息檔案借助電子媒介存儲信息內容，其中，計算機技術接收使用要求信號后，快速、高效完成信息處理任務，這不僅能夠縮短人工操作時間，而且還能減少出現信息缺失、信息失準現象。從中能夠看出，電子信息檔案管理能夠彌補人工檔案管理的不足，從整體上提高事業單位工作效率[1]。

1.2 實現信息共享

事業單位各部門間傳遞文檔資料時，利用電子信息技術實現文檔資料共享，這與社會快節奏發展趨勢相適應。在這一過程中，網絡信息技術為信息傳遞提供有利載體，事業單位工作人員借助數據庫及時獲取所需信息，并參與信息交互及反饋，以此增進業務間聯系，大大提高信息資源利用率。

1.3 創新檔案信息保管、傳遞方式

事業單位以往借助紙質檔案完成信息保管目的，但紙質檔案保管極易出現潮濕、蟲蛀等問題，導致信息內容完整性被破壞，進而降低信息利用價值。電子信息檔案管理應用于事業單位中，既能節約管理成本，又能保證信息完整性，提高信息實用性。此外，電子信息檔案傳遞的過程中，能夠得到網絡支持，意味著信息能夠安全、便捷傳遞，避免出現信息丟失、損壞等問題。

2 事業單位中電子信息檔案管理風險控制措施

雖然電子信息檔案管理能為事業單位發展助力，但電子信息檔案管理存在一定風險，因此，事業單位工作人員使用電子信息檔案時，務必做好風險控制工作，從以下幾方面措施入手，全面保證電子信息檔案安全性。

2.1 提高存儲安全性

一方面，保證系統安全。計算機系統極易受病毒入侵，因此，檔案管理人員務必做好病毒查殺工作，以及計算機系統保護工作，以免為病毒侵襲行為提供機會，同時，安裝正版軟件，做好系統升級工作，一旦發現計算機系統受到威脅，應及時止損。另一方面，保證數據安全，借助防火墻保證信息傳輸安全性，同時，做好電子信息檔案備份工作，并對備份檔案妥善存儲。

2.2 完善相關制度

電子信息檔案安全工作必不可少，有依據地制定相關制度和章程，能夠為安全問題處理提供支持，全面提高電子信息檔案管理水平，為事業單位持續發展提供便利。此外，電子信息檔案管理者能夠參照制度規范管理行為，大大減少違規操作、越限操作等行為，同時，事業單位領導者制定監督機制，鼓勵員工間互相監督、彼此約束，充分發揮制度及機制實效性。

2.3 引進先進技術

計算機發展速度不斷加快，再加上，電子信息檔案管理要求隨之提高，結合社會發展需要引進先進技術，能夠在原有基礎上提高電子信息檔案可靠性，真正實現電子信息檔案加密目的。先進技術在密碼機制完善方面發揮積極作用，這是互聯網大數據時代背景下必要的加密措施，這對事業單位有序發展、信息資源高效利用的必然要求，同時，能夠將電子信息檔案威脅因素全面消除，為電子信息檔案提供安全防護。

2.4 提高管理者素質

計算機系統以及電子信息檔案管理主體為人，為充分發揮電子信息檔案價值，降低電子信息檔案管理風險，務必從整體上提高管理者素質，強化管理者檔案安全意識。事業單位組織系統化培訓活動，向管理者傳遞最新的電子信息檔案管理技術，確保電子信息檔案管理問題高效處理。培訓期間制定合理的培訓制度，并聘請工作經驗豐富、專業能力較強的教師，進而使電子信息檔案管理者能夠熟練掌握電子信息技術，充分發揮電子信息檔案應用價值[2]。

3 結論

綜上所述，本文全面總結電子信息檔案管理優勢，提出電子信息檔案管理風險防控措施，通過提高存儲安全性、完善相關制度、引進先進技術、提高管理者素質等措施彰顯電子信息檔案管理價值，針對管理風險高效、全面控制，這對事業單位良性發展有推動作用。此外，電子信息檔案管理技術能夠大范圍推廣，這對事業單位改革有積極影響。