加強高等學校檔案管理信息化建設的探析

■ 孫吉榮

德州職業技術學院 山東德州 253000

前言

高校檔案就是投身到教學、科研、管理、基本建設等教學活動，直接形成的對學校、社會與師生員工具有保存價值的不相同文字、圖表、聲像等不一樣的形式、不一樣載體的歷史記錄。高校檔案是對學校的發展歷程進行的記錄與反映，是對學校教育質量與管理水平進行評估與衡量的關鍵依據。當今社會已經進入大數據時代，檔案管理的數字化是高等學校信息化建設發展的必經之路。

1 高等學校檔案管理信息化的意義

在學校檔案行政管理部門的統一規劃與組織下，在進行管理檔案中，先掃描同時進行加工處理檔案，借助現代信息技術，進行管理、利用、統計與開發檔案信息資源，設立檔案資源信息庫，做到檔案的管理信息化，更好利用檔案，這就是高等學校檔案管理信息化。在高校檔案管理服務質量上，檔案管理水平上，檔案管理工作效率上都能起到更好的提高作用，能更加方便且快速和更高效地服務于學校的管理、教學、科研。作為高等教育信息化建設的不可缺少的組成部分，檔案管理信息化成為高等學校的更加完善管理更科學的體現。為了能更快發展高等學校檔案事業，在檔案信息的數字化、檔案管理的科學化、信息服務的網絡化上，高校檔案管理的需要加快速度。

2 高等學校檔案信息化管理期間存在的問題

2.1 沒有足夠重視，不健全的管理體制

比較于教學、科研等工作，高等學校的檔案管理工作通常被看做不是主要的工作。無聲無息，不張揚是檔案管理形成的工作方式，學校和領導通常不是很重視檔案的工作。在宣傳檔案上的強度不夠，不少人認為紙質就是檔案。當代將檔案管理的領導機構與工作人員分配到高校檔案館（室），然而檔案管理、人員配置的具體制度上存在缺陷，導致檔案管理工作目前主要內容是收集和記錄表面階段，低效率管理和利用檔案，趕不上當代信息化校園管理的腳步。

2.2 缺少投入經費，基礎設施配備不全面

現代已經進入信息化時代，檔案的載體呈現出各種各樣，檔案資源的信息化趨勢也越來越強。在當代辦公的基礎上，需要將信息化技術引進來，然后管理需要系統化。即使將計算機、復印機等基礎的檔案設備分配在高校檔案館（室），然而對于信息化資源管理、利用的需求是不能達到的。缺少投入檔案管理工作經費，造成缺乏檔案管理系統軟件、掃描儀、數據處理等設備，造成檔案資源的信息化、網絡化管理不能成為現實，檔案工作還是停留在原地。

2.3 缺少檔案信息化領域專業人才，信息化技術力量不雄厚

現階段，多數是兼職人員、轉崗人員從事高等學校檔案員，和專業不相符合，造成高校檔案人員具有的系統的檔案與信息技術專業理論知識與技能并不突出，阻礙了進一步提高管理檔案的水平。縱使掃描原始紙質檔案材料，然而在進行處理數據與管理數據庫上的速度無法保持一致，不能進行科學合理地進行管理，對于高等學校檔案信息化發展的需求不容易實現。

3 加快高等學校檔案信息化管理的策略

3.1 增強認識高等學校檔案管理，對檔案管理制度進行建立、健全

作為學校發展的重要組成部分之一的高校檔案管理工作，對于檔案管理工作的重要性，高等學校領導在認識上需要進一步提高，在宣傳力度上也需要進一步提高，對于管理高校檔案的工作需要引起重視。在黨委或校長領導、檔案行政管理部門管理與各學院、部門積極參與的三級管理目標責任制需要進行建立起來，實現“三納入”“四同步”，在學校計劃和規劃、管理制度、相關人員的職責范圍內涉及到檔案管理工作。建設信息化校園中涉及檔案信息化建設，建立長效機制，保證建設高校檔案館（室）的發展能更長遠。

3.2 提高投入經費，提高建設檔案管理的硬件設施

在某些高等學校檔案管理的相關辦法中提出了明確的要求：要將檔案管理現代化、檔案信息化所需的設施設備分配到檔案機構中，需要專門建立專項經費，為了能快速建立數字化檔案館（室），保證檔案信息化建設的速度能和學校的數字化校園建設的速度一致。在提高高等學校檔案信息化建設上，需要提高投入經費，設置好檔案管理信息化管理系統、計算機、掃描儀等現代化硬件設備，另外，為了能順利開展檔案信息化建設需要適時升級、更新換代多媒體設備。

3.3 對檔案員隊伍進行優化，提高信息化技術力量

在開發高校檔案人力資源上，引入人才，并增強培訓，將擁有專業的檔案管理知識，同時掌握計算機數據庫建設的復合型人才引入到檔案員隊伍中，對現有的人才結構進行改善。另外，對現有檔案業務骨干要加強培訓，多鼓勵，營造更好的學習氛圍，使檔案員隊伍的業務水平和綜合素質能繼續提升，培養出一批復合型人才。檔案管理信息化建設的重要基礎就是加大建設數據庫。首先需要建立檔案文件目錄的數據庫，其次對于檔案的數字化工作進行開展，最后就是設置高質量的全文信息資源數據庫，使檔案的信息化管理得以實現，這就是三步走戰略。

4 結語

在高校中，管理檔案是一項系統化的工程，牽涉很多方面，例如學校的教學、科研、管理、師生服務等。對于檔案管理的觀念需要繼續更新，需要更加注重和投入高校檔案工作，將檔案專業和信息化技術人才積極引入到其中，進行科學布局、科學籌劃、協調發展，推動高校檔案管理工作更好地發展。