淺談南水北調工程監理檔案資料的管理

張真真

前言

南水北調中線工程檔案資料是隨著工程建設的立項申報、測量、勘探、初步設計、土地征用、移民拆遷、招標投標、工程建設、質量保證、資金使用、設計變更、竣工驗收、試運行、運行管理等不同階段所產生的，檔案資料管理工作與工程建設實施同步管理，具體內容包括：簽訂合同、協議時，應對工程檔案資料收集、整理、移交提出明確要求和違約責任；檢查工程進度與施工質量時，應同時檢查工程檔案資料的收集、整理情況；在進行工程驗收時，應同時檢查工程檔案資料的收集、整理情況；在進行工程驗收時，應同時審查、驗收工程檔案資料的歸檔情況。工程檔案資料管理是南水北調中線一期工程建設管理的重要組成部分。

1 南水北調中心工程監理檔案資料的主要內容

根據南水北調監理資料的主要包括開工前檔案資料、開工檔案資料、施工過程中檔案資料：

1.1 開工前檔案資料主要內容

開工前檔案資料主要內容有：監理合同、協議、補充協議及監理大綱；監理規劃、監理實施細則及批復文件；監理單位資質、現場監理人員資料材料（包括變更后的資質資料）。

1.2 開工監理檔案資料

開工監理檔案資料主要內容：進場通知合同項目；分部工程開工申請及開（含停、復、返）工令；施工組織設計及批復文件重要的專項施工方案及批復文件；設計交底情況、技術要求及圖紙會審、圖紙核查資料。施工進度計劃申報、批復、施工設備報驗、認證及工程及實施分析、統計資料。

1.3 施工過程中的主要檔案資料

施工過程中的主要檔案資料內容：施工進場設備報驗及認證資料；資金流計劃申報、批復及實施分析、統計資料；施工人員安排（項目經理、總工程師、質檢、安全、測量人員等）及認證，監理現場機構人員安排（總監理工程師、副總監理工程師、監理工程師等）報審及批復資料；分包單位資質審查及批復文件；施工設備報驗、認證及工程施工材料檢查、復查、試驗記錄、報告等；控制網、地貌復測、導線控制及測量放樣資料；監理工程師通知、工程現場書面指標、監理工作聯系單；質量、進度、投資、安全、環境保護、水土保持等來往文函；監理日志、日記、巡視記錄記錄；監理會議紀要；監理月報、季報、年報及其他報告等。設計變更、工程變更的變更價格審查、批復資料；質量檢驗、抽檢資料等。

1.4 工程完工后主要的檔案資料

工程完工后主要的檔案資料內容：單位、合同完成及其他驗收監理工作報告；索賠、反索賠審核報告；工程完工結算申報及審核報告；工程檔案資料監理專項審核報告；竣工驗收監理報告及資料；財務決算資料；建設監理大事記；照片及聲像資料；其他有關資料。

2 監理檔案資料的管理

從開工到竣工驗收檔案資料的涉及到工程的各個方面，檔案資料的完整與全面影響到工程的驗收以及后期運行維護管理，因此從一開始就應當做好監理檔案資料的管理工作。個人認為從以下幾個方面做好監理檔案資料的管理：

2.1 建立完善的檔案資料管理制度

監理機構下設檔案資料管理組，派出專人負責檔案資料材料的管理，制定完善的檔案資料歸納收發制度，并應由總監理工程師或副總監監理工程署主管檔案資料業務。形成專人負責、主管領導審核的檔案資料管理體系。

2.2 建立完善的收發文制度

監理與施工方、業主方的文件的傳遞，應有文字及電子版的記錄，同時應在電腦上和紙質建立收、發文記錄本。記錄本的內容應包括文件的基本信息（收發文單獨分開）：序號、收文編號、文件名稱、收文時間、來文單位、收文人簽字以及相應的備注；收文到達后及時打印傳閱單，由總監理工程師對文件進行審閱并批示，檔案資料管理人員根據審批意見交由現場相應的監理工程師的查閱。

2.3 根據工程的規模及特點進行管理

雖然建全的檔案資料管理體系和歸檔分類，對檔案資料管理起了良好的作用。但是檔案資料管理還應根據工程的規模及特點組織檔案資料管理模式，對于農田水利、小型水利工程中監理現場檔案資料管理可簡單化，直接由總監領導；對工程規模較大、建筑物較多、標段劃分較多的工程中，監理現場檔案資料管理應根據監理機構的管理結構進行多級的管理。

3 以南水北調工程實例介紹監理現場檔案資料管理

以南水北調中線一期工程總干渠陶岔渠首至沙河南段工程魯山南1、2段為例，魯山南1段全長13.451公里，穿越大型河流1條、小河共6條，沿渠道共布置有29座交叉建筑物，包括渠渠交叉建筑物10座、左岸排水建筑物6座、河渠交叉建筑物1座、跨渠公路橋7座及生產橋5座。魯山南2段渠段起點樁號為229+262，終點樁號為239+042。全長9.78km。沿線共布置交叉建筑物共計23座，包括大型河渠交叉建筑物2座；渠渠交叉建筑物6座；公路交叉建筑物5座；左岸排水建筑物3座；控制建筑物3座，另外規劃建設生產橋4座。

由于工程內容復雜，線長、點多，土方、混凝土工程量巨大，工程地點不集中，給資料檔案資料管理工作帶來了很大的管理困難，因此監理部采用矩陣式組織結構管理，根據工程建筑部布置情況下設6個監理站，按照矩陣式組織結構進行管理。檔案資料分為監理部檔案資料管理和監理站的檔案資料管理，監理站由監理站負責人負責本站點內的監理資料，因此監理站的檔案資料管理可減輕監理部檔案資料管理的工作量，同時也方便各監理站負責人審閱本組的檔案資料。根據現場情況監理站存檔及管理的資料主要保管本站及與本標段工程相關的工程資料，主要提供資料為：設計資料和招、投標文件、施工圖紙及變更資料；監理日記、旁站資料；工程材料、設備的進場資料；監理測量核算資料；施工方現場檢測資料；單元工程質量評定資料；工程計量單；施工方保證體系資料；工程監理細則規范及工程主要控制性指標。

以上資料可只由監理站進行分類歸檔，監理部不再存檔。未提及的資料，監理站也可正常存檔。監理部設置的檔案資料管理專職人員，監理站按工程需要設專（兼）職的檔案資料管理人員。組與部之間，同樣履行收發文手續，執行備忘文件的收發程序。同時，在監理站形成的監理文件，必須報監理部存檔，以便總監了解各標段的工程進展與監理過程情況。

在工程實踐中，監理部依照“按日整理、按周歸檔”的管理模式進行歸檔，即每天由檔案資料管理人員將收到的各類資料由總監審閱，每天下午對當天審閱完成的材料進行整理，分類與歸檔相同，以資料夾方式存放。對重要的資料，進行紙質文件電子版掃描并按照序號加文件名的方式進行電子歸檔。然后根據批示的情況，發送電子檔至各個相關的監理站負責人郵箱，并進行通知，對于重要的文件，進行紙質文件復印并在第二天送至各個監理站。

每周周日，對上周的處理完畢的材料進行歸檔處理，存入專用的檔案資料柜中。經過長時間的整理時間，此種方法方便總監、監理站負責人對整個施工進展情況的了解，并對現場作出正確的指示。同時也避免了經常抽取檔案資料中資料而產生的材料丟失現象。

但是分級檔案資料管理存在的一些問題，比如隨著工程的進展參與工程檔案資料管理的人員增加，各個工程類別資料不斷產生，不同人員對檔案資料管理理解程度不一致，監理部與監理站轉接材料不及時或者沒有及時存檔。因此在管理工作中，應每月或者根據工程進度有新類型工程內容時，進行定期的檔案資料管理工作的培訓，定期將檔案資料管理中出現的問題反饋給各個相關責任人。加強檔案資料管理人員管理，增強檔案資料管理人員的責任心，從而保證檔案資料管理的完整性和規范性。

4 結束語

水利工程檔案資料是整個建設過程的記錄和衡量工程質量的重要依據，也是工程后期運行維護的基礎，因此作為工程監理方應建立規范的檔案資料管理制度，利用科學的管理方法，做好監理檔案資料管理，為工程建設驗收運行打下良好的基礎。