淺談高校二級學院辦公室日常事務管理

田園

四川理工學院

1 前言

我國開始進入全面建設小康社會，教育事業也迎來了新機遇與新的挑戰，在大量的學生進入高等學校接受優質的教育的同時，也給高校帶來巨大的壓力與挑戰。加之全球化信息化以及學生接受信息的渠道多樣化，也對高校在新時期新階段提出更高的要求, 同時也給高校管理帶來變革時代需求。隨著現代管理科學的成果包括世界頂尖管理思想都被運用到生產實踐管理當中，高校二級學院辦公室事務管理的有效開展也是非常必要的，這是能夠完全改變以往從體力、技術、經驗等單方面提高運營水平的狀況，呈現出以合理的快速發展為支撐的競爭趨勢，要想加強高校二級學院辦公室隊伍事務能力，必須探索并遵循高校二級學院辦公室事務管理的原則。

2 高校二級學院辦公室日常事務管理重要特征

目前高校二級學院日常事務管理重要特征是，高強度的運行與寬松的人文關懷管理相結合的模式。如學院辦公室統籌承擔著學院的財務、檔案管理、國有資產管理、教學、科研、人事、會務安排等，各項工作要求在規定時間規定內容要嚴格執行，運行強度相對較高、壓力較大、心理阻力較大；另外辦公室人員工資待遇較低以及職務晉升較慢，所有員工在缺少必要刺激但是還得辦理好各種瑣碎、復雜、個體事務，所以員工在積極性上還得人文關懷，調動起員工積極性確保工作長效開展；具有很強的行政運行能力及工作交換平臺如任務執行、工作的協調、人員的安排等；樹立強烈的為教職員工服務形象和服務意識。如對外樹立本學院對外服務形象提供、對內服務好教職員工；建立健全信息交換的平臺及反饋機制，如收集廣泛的信息來源及時處理與分析并及時的反饋到各個渠道上去、做好相關信息的保密工作等等，為管理層決策提供幫助和支撐。

3 高校二級學院日常事務管理特點

要想搞清高校二級學院日常事務管理原則首先要搞清楚辦公室高校二級學院日常事務的特點，首先高校二級學院辦公室中在學院部門占據了重要地位，是因為日常的事務處理中承擔了大量的任務與協調安排工作，因此從工作內容的角度上來說也具有特殊性；其次高校二級學院辦公室具有繁雜瑣碎、復雜的特點，其涉及到的事務往往包含到二級學院整個運行的各個方面，不僅涉及到不同的人群，也會涉及到各種事務，從最基本的會務安排、訪客接待與信息反饋、財務、國有資產管理、教學、科研、人事、檔案管理、文件整理與歸檔到領導人員任務的執行、師生需求的協調、人員安排與組織等多方面工作，所以工作相對繁雜的特點比較突出；另外高校二級學院辦公室具備良好的溝通協調能力特點，高校二級學院辦公室因工作原因經常聯系校外人員校外單位或者多個部門學院，因此在工作的執行中往往需要面對不同的校內外人員，其中涉及文化背景單位性質及個人素質高低差別，這就需要高校二級學院辦公室能夠具備良好的溝通協調能力，從上級的領導人員到普通的教師與學生再到校外人員，甚至到上級部門和同級別的二級學院及同級學院內部部門，高校二級學院辦公室都需要能夠在廣泛的關系網絡中理清思路，做好協調配合整合工作，將各類事務信息進行及時傳達與落實到位。

4 高校二級學院日常事務管理原則

在搞清了高校二級學院日常事務的特點以后，對照到二級學院日常事務特點我們可以確定的有三大原則，首先要有大局觀原則，校二級學院辦公室中在學院部門占據了重要地位，是因為日常的事務處理中承擔了大量的任務與協調安排工作，在協調安排工作時首先對所有開展工作的前提是必須以有利于國家、學校、全體教職工整體利益為根本出發點，在學校和學院年度目標任務的戰略布為工作開展的基本原則，在局部的發展矛盾時不能不顧全大局，在日常繁雜瑣碎的事務中會遇到一些突發性的事務，無論工作范圍和服務對象來說都有不可確定性，就算面對復雜的情況都必須具備大局意識，要從大局看問題，正確地認清當前形勢，時刻心系學校和學院的發展，以此指導工作開展工作，服務于國家學校和學院的發展這個大局，自覺在學校和全院總體工作目標任務下開展工作：其次服務的原則，服務是二級學院辦公室工作的根本目的和宗旨，首先為學院領導班子做好服務做到到位不越位，其次為學院內部門做好服務確保各項任務有序落實推進，再次服務好學院教職員工做好財務職稱評定工作量核對等工作，最后為在校學生、校友、校外機構、校外人員做好服務等，服務工作要熱情真誠、積極主動、及時處理，通過高效超前的服務來贏得領導的信任、教職員工和同學的歡迎。只有準確掌握這兩個基本原則才能做好二級學院日常管理工作。

5 高校二級學院日常事務管理方式

在搞清高校二級學院日常事務管理原則和辦公室高校二級學院日常事務的特點后，對制定高校二級學院日常事務方式起到很關鍵作用，對照二級學院日常事務原則、特點我們可以運用兩種管理模式；第一種管理模式為直接管理，主要涉及學院重大事件重要事務如財務、國有資產管理、聘任及考核、保密工作、重要會議安排、重要項目推進等等，第二種管理模式為間接管理如常規工作，對外聯系、信息發布、準備職稱評審、工作量核定、獎金發放、開具證明、辦理證件、蓋章等等，通過管理模式可以有效保證工作高效推進對學院有重要的意義。