大數據視野下檔案管理思維方式的轉變探索

汪云龍

湖北省襄陽市襄州區醫療保險管理局

傳統的檔案服務方式由于受到時間、空間等影響無法適應新時代發展的要求，因此需要進行檔案管理思維方式的轉變。以下是本文的介紹。

1 大數據時代下檔案管理機遇和挑戰

首先，檔案管理具有大數據的特征。隨著大數據時代的來臨，為檔案資源的管理賦予的新的特征：一是，檔案數據資源整體量大且增長較快。目前我國的單個檔案數據庫能達到PB級別的不多，但檔案室的資源綜合缺失海量的。而且隨著每年資料爆炸式的增長，檔案資源管理需要有序進行。二是，檔案數據的類型多樣且復雜。檔案涉及到政府金融機關等多個行業，每個行業的檔案數據都不同，有紙質文檔、圖片、音頻等方式，此外格式等特征也呈現多樣化，形成了大量的異構數據。三是，檔案資源的價值高。有些檔案是作為國家的核心資料保存的，價值極高。同時，使用人數多也能增加檔案的價值。第二，大數據時代為檔案管理工作帶來了機遇和挑戰。一是，有利于挖掘有價值的檔案，隨著全國檔案館的數據化推進，可供分析的電子檔案正在急速的增長，需要利用大數據提供的挖掘檔案價值的有效手段。二是，有利于資料的分享。大數據技術的應用為資源共享提供了技術支持，它能讓檔案館之間進行信息資料的整合和貢獻，構筑信息共享空間，將大量資源彼此聯系到一起。三是，為檔案數據的儲存帶來了挑戰。檔案需要進行整理、分析和儲存等工作，面對新時代下的大量數據，傳統的數據庫無法處理TB級別的數據，因此對儲存能力帶來了不小的挑戰。

2 探索檔案管理思維方式的轉變

2.1 網絡化的服務思維轉變

所謂網絡化思維就是在人類在網絡化時代的背景和虛擬現實中的思維方式，具備全球性、超越性和動態性等特征。大數據時代下的檔案管理工作的開展就是利用互聯網等技術手段，進行數據的分析和挖掘工作。大數據的引用和應用話可以挖掘出用戶感興趣的資料信息，并進行分類有針對的推送信息，從而改變以往復制、粘貼、閱覽的方式，增加服務過程的確定性。所以，檔案管理部門可以借助先進的數據分析技術在海量的信息中進行挖掘，向用戶進行主動推介服務。搜索有價值的信息和知識，這樣可以使得預見性和精確性大大增強。當今，時代發展使得服務照相多元化和開放化發展，這就要求檔案服務以客戶的需求的指導，制定個性化的解決方案，提供網絡化和智能型的推送服務，以滿足用戶多樣化的需求。

2.2 信息化的思維轉變

所謂信息化思維的轉變就是依托信息技術、借助技術人員和依靠技術進步實現的發展模式。要求在檔案工作中利用信息化的手段發現、分析和解決問題。在大數據時代下，檔案管理部門可以借助計算機技術，建立安全、高效、便捷的檔案管理系統，服務于社會的發展。首先，檔案數字化的建立是必要的，它可以借助數據庫技術、數據壓縮技術和高速掃描技術等手段，將紙質、音頻、圖片等檔案進行歸檔保存，組織有效的數據庫。將原有的檔案資料全部進行數字化進行儲存，實現網絡傳輸共享，并借助先進的計算機系統進行管理，實現檔案的快速查找。第二，數據化。數字化的圖像只有借助人的閱讀才能實現他的價值，所以信息管理部門要加大對數據內容的建設，為檔案管理服務奠定堅實的基礎[1]。

2.3 技術性思維轉變

技術性思維曾經推動科技的發展，它是建立在標準化模式之上的，已是極限最佳效率和利益最大化的思維方式。大數據時代下，檔案管理部門需要發揮技術性思維優勢，利用合理地數據分析手段進行儲存數據的分析，從而提取有價值的信息。同時，要加大數據技術的應用，推動檔案管理的技術化發展，提升管理水平，實現檔案資源和用戶需求的雙向控制。例如，檔案管理的資源挖掘，讓數據分析成為檔案知識服務體系變革的重要支柱。隨著市場信息服務競爭的加劇，促進者檔案館工作向廣度和深度發展，借助人工智能和機器學習等發掘潛在的價值，讓傳統的檔案管理朝著數據分析方向發展所以，技術性思維能滿足檔案工作在大數據時代下的發展和要求。

2.4 共享性思維轉變

大數據時代下最顯著的特點就是借助檔案數據信息化可以實現信息共享。檔案信息資源的共建是信息共享的前提，讓國家和地區的檔案信息鏈接成為一個整體，是實現各個檔案館之前的合作，共同實施信息整合工作。檔案資料館的信息資源共享是為了滿足新時代下客戶需求而設立額，要求貫徹信息服務于人們和社會的理念。目前的檔案信息資源共享工作的建設存在著數據的孤立和分散問題，力實現橫向和縱向的平臺搭建相差甚遠。因此，一方面需要建立健全的數據資源共享平臺，圍繞原始記錄性這一檔案數據的核心價值來建設，促進云計算和數據挖掘等技術發展，為社會提供有力的服務。另一方面，可以建立網站。隨著互聯網時代技術的發展，全世界不同區域的檔案館可以實現科學的連接，用戶借助計算機就可以訪問國內外的網站，瀏覽想要的資源。所以，檔案管理工作者要認識到大數據時代下自身的發展優勢，積極運用大數據技術實現資源整合，打造完善的數據資源平臺[2]。

結語

總而言之，大數據時代賦予了檔案管理工作新的特點和內容。隨著檔案管理思維方式的轉變以及各項技術的發展，檔案管理工作會在未來發揮出自身的優勢。