事業單位電子自動化辦公系統建設

趙 辛

（吉林省疾病預防控制中心 吉林 長春 130061）

1 引言

近年來，隨著社會社會經濟的不斷發展，信息化技術的應用給各個行業的工作帶來很大的便利，信息化也迎來了一個新的發展階段。對于事業單位來講，其業務流程相對比較復雜，工作內容繁多，信息之間的溝通交流也是相對比較復雜，也容易造成事業單位各部門之間的合作效率低下，工作的積極性比較差，整體的辦事效率也是比較低，事業單位的發展也不能更好的適應當前的社會發展需求。

2 辦公自動化相關內容的闡述

辦公自動化是借助電子計算機工具和網絡系統來完成一系列的工作，這也是當前信息時代的重要工作內容，隨著信息技術的快速發展，電子計算機在各個行業的發展中已經被廣泛應用，計算機的使用也成為當前比較先進的工作方式。對于事業單位來講，工作的效率和工作質量是非常重要的，也是制約事業單位發展的關鍵因素，事業單位要提升競爭力，需要不斷進行內部的改革，提升事業單位的工作效率。

3 事業單位系統化建設的內容和意義

事業單位在進行發展過程中，建立統一的電子自動化辦公系統平臺，可以有效的實現單位內部文件的傳輸，實現公用辦公、領導辦公和網上審批等的相關程序，加強各部門之間的協同合作，可以優化工作流程，提高辦公效率，實現辦公自動化、政務公開化一體管理，提高事業單位的整體信息化管理的效率。

在傳統的管理模式下，團隊之間的合作沒有很大的效率，領導對于員工的工作任務并不是很明確，員工之間的交流也是比較少，大家之間互相不知道對方的工作情況，電子自動化系統的建設使上下級之間的信息溝通更加便利，領導可以細致的了解員工的工作任務，可以根據員工的工作情況進行指導，團隊之間的合作更加緊密，也大力提高了工作效率和員工的工作執行力。對于事業單位來講，企業的業務流程是為企業創造價值的重要因素，通過將單位之間的工作有機的聯系起來，使各個部門之間連成一個整體，明確各部門的權責，可以有效的提高工作效率。同時自動化辦公系統的建設，可以有效的幫助單位對相關的工作流程進行改進，優化相關的工作流程內容，根據單位的相關業務內容進行靈活的配置，可以有效地提高管理人員對于相關工作的管理，提高員工的工作能力，不斷提高單位的工作效率，促進單位的有序發展。

4 單位電子自動化辦公系統的業務

電子自動化辦公系統的建設可以有效的簡化事業單位的日常業務活動，處理好內部的各種公文辦理，同時可以有效的處理好與其它單位之前的業務來往。一是公文流轉是事業單位日常辦公的重要業務活動，處理單位內部的各種公文，公文的流轉的相關內容包括：發文擬稿、部門各級領導的審批、最終的核對和蓋章等的一些流程。二是個人業務的處理，主要是用戶在登錄系統之后，在系統的頁面中就會顯示待辦事宜，其中主要包括：會議的相關通知，領導交代的相關工作，還有一些電子公文和公告等。例如，員工在系統中看到一條會議的通知信息，需要用鼠標將其點開，就會看到會議的有關界面內容。三是日常辦公，事業單位的日常辦公事宜主要有人事管理、會議日常安排以及辦公用品的申領等的一些業務情況。

5 電子自動化辦公系統的技術要求

電子自動化辦公系統的技術是辦公系統能夠有效應用的重要部分，在傳統的辦公室工作中，員工都是通過私人電腦來輔助個人的工作，在引進自動化辦公系統之后，員工之間的業務可以有效的連接起來，大家之間可以有效的進行溝通交流。電子自動化辦公系統包括的技術要求有：一是系統普遍采用模塊化的結構，有利于進行開發和擴展，便于用戶將辦公系統的一些需求擴展到系統的平臺之上，可以詳細的進行文檔的指導。二是圖形化設計，工作流平臺可以提供圖形化設計流程的功能，系統中的相關元素可以經過拖拽進行編輯，同時信息化在不斷發展過程中，提供標準的接口可以無縫內嵌到相應的程序頁面中。三是系統中都具備一些可視化的報表，提供這樣的設計功能，要求一般和制作電子表格的操作相似，有利于用戶方便的設計業務報表和統計報表。四是還具備統一身份證服務，系統中的每一個應用都會通過統一的認證服務進行身份的驗證，可以對系統進行相關的權限管理，避免一些信息過于冗雜導致安全隱患，系統中的權限設置可以具體到人、部門和崗位等的不同維度進行管控，可以通過IP地址限制、用戶名密碼認證等的方式。四是進行個性化桌面功能設置，可以根據不同的用戶需求進行個性化桌面的設計，可以在桌面上對模塊進行拖拽，放在指定位置，形成需要的一種個性化的桌面，同時還可以進行桌面的布局，從互聯網中下載一些軟件，結合桌面上的自定義功能，可以將一些有用的信息引入到辦公平臺上，實現信息之間的交流。五是電子自動化辦公系統可以提供一定的分權管理，系統的管理者可以將這種管理權限分給下屬的一些企業或者是單位的管理者，各級的管理者根據權限對所在的部門或者是單位的相關信息進行監管。

6 結語

綜合所述，近年來社會經濟的不斷發展，信息技術被廣泛應用在企業中，事業單位的業務相對比較復雜，工作流程比較繁雜，傳統的信息溝通已經不能適應這種發展情況。單位電子自動化辦公系統的建設可以有效的實現單位中部門之間、職工之間的信息溝通和交流，可以有效的提高工作效率，實現信息之間的互動交流，滿足當前的社會發展需求。