企業檔案管理云計算應用策略初探

劉 娟

（中海油石化工程有限公司 山東 濟南 250101）

1 引言

云計算作為重要的網絡計算模式和關鍵應用基礎設施，從提出概念十多年來發展非常迅速，深入影響了信息技術、檔案管理等產業行業。企業檔案是社會檔案的重要組成部分，實現云存儲云計算對推動企業發展具有重要作用。

2 檔案管理云計算的特點

檔案管理云計算具有實現信息共享、提高資源利用率、降低運行維護成本等多種優勢，是推動數字檔案、智慧檔案發展的重要驅動力量。

（1）具有超大規模，海量存儲的特點。檔案資料首先要解決存儲問題，這是一項工作量龐大、內容豐富、數據繁多、領域廣泛、結構多樣的復雜性工作，占用大量的存儲空間。云存儲具有相當的規模，可以多達幾萬、幾十萬甚至上百萬服務器，私營企業也可以達到千臺服務器，能夠有效解決紙質檔案空間不足和本地計算機存儲空間不足的問題。另外，云存儲的規模可以動態擴展，滿足應用規模增長所需。

（2）具有虛擬化、共享性的特點。云計算檔案服務器支持用戶在終端位置通過網絡服務獲取查詢、下載等應用，不需要了解應用運行的具體位置和原理。企業檔案部門將檔案資源上傳入云存儲中，借助云平臺可以實現不同部門之間的信息查詢、調用和共享，避免了檔案信息數據的重復整理、存儲、上傳，適用于對固定資產、個人信息、企業數據、入庫圖紙等數字檔案進行管理。

（3）具有按需服務、成本低廉的特點。云存儲是一個海量的資源共享池，企業用戶可以按需購買、使用，可以按流量、數據庫模塊計費。傳統的紙質檔案管理需要投入大量的人力、財力、物力，僅檔案資料存儲就需要占用大量空間，而且紙質檔案在查詢、翻閱的過程中逐漸老化磨損，需要經常修復補救，成本很高。采用云存儲云計算后，各部門大量的檔案信息存儲到云服務器，節省了檔案空間，檔案的查詢和利用都是數字化、信息化、自動化，這種集中式管理使企業和終端用戶無需負擔高昂的檔案數據管理成本。

（4）具有管理效率高、可靠性高的特點。云存儲、云服務可隨時隨地調用、排查需用檔案信息，大大提高了工作效率。許多企業檔案涉及商業機密、個人隱私等資料，云存儲可使用數據多副本容錯、計算節點同構可互換等措施來確保數據安全，保障服務的高可靠性，可對異常死機、系統癱瘓、網絡中斷、病毒攻擊等情況采取多種保護措施[1]，使用云計算比使用本地計算機可靠性要高。

3 當前企業檔案實現云計算存在的主要問題

（1）企業檔案基礎設施相對落后。企業檔案類別多，特別是對于設計院、研究院等類型企業，圖紙資料多、圖幅大小不一，紙質檔案存儲需要專門的空間、貨架，即便是采用計算機存儲，也往往存在設備老化、軟硬件數據接口不兼容等問題，特別是早期的數字化檔案，可能因為沒有統一數據接口造成大量電子數據無法上傳。一般企業檔案室空間狹小、常年失修，缺乏防盜、除塵、防火、防潮、防蟲的必要保護設施，計算機服務器和終端存在環境安全隱患。

（2）檔案完整性和數字化程度較低。大部分企業檔案由企業內部各個職能部門形成、錄入或者提交，個別部門認為檔案是個人或者部門的研究成果，上交缺乏積極性，或者部分核心檔案不上交，致使檔案不完整，檔案價值大大降低。企業紙質檔案有可能因為材料字跡模糊、照片污損殘缺等不易實現數字化或者數字化失真。另外，企業檔案的音頻、視頻等多媒體數據偏少，數字化程度低。

（3）專業檔案管理人才嚴重不足。檔案數字化和檔案管理云服務是一項專業性很強的工作，企業檔案管理人員要熟悉檔案管理的標準規范[3]，更加有效收集、整理、保存、管理檔案；要熟悉企業內各職能部門提交檔案的基本內容，收集核心資料數據，保持檔案完整；要具備一定的計算機和云計算知識，熟悉云服務平臺客戶端操作，會簡單檢查、維修、更新。當前，企業內部經過專業培訓具備綜合素質的檔案人員嚴重缺乏。

4 加快推進企業檔案實現云計算應用策略

當前，要把握檔案管理云計算的發展機遇，從加強電子文件管理、加快數字檔案服務平臺建設、推進云平臺服務中心應用、強化云安全保障等方面，加快推進企業檔案實現云存儲云計算。

（1）加強電子文件管理。電子文件管理是國家戰略，企業是電子文件產生的源頭，應該嚴格落實電子文件形成、接收、保存、保密等主體責任，按照存量數字化和增量電子化的要求開展數字檔案資源建設。企業應按照現行的云計算環境電子文件法規制度和標準規范，逐步建立健全企業內部管理制度，在電子文件產生錄入、歸檔移交、保管利用等方面制定管理細則并嚴格執行。企業要對電子文件管理流程進行再造，對電子文件來源、電子文件管理組織結構、電子文件管理流程集成等進行優化[3]，擺脫企業內部原有檔案管理組織機構約束。在產業層面，檔案管理部門應該加強對電子文件管理的組織協調和監督檢查，積極構建統一的電子文件管理體系。

（2）加快數字檔案平臺建設。企業檔案云服務平臺是運用云計算技術構建的檔案基礎設施，實現對檔案資源的云存儲、云管理、云計算，提供檔案歸檔、存儲應用，為需求者提供檔案檢索利用服務，其構架包括基礎設施層、數據層、管理層和應用層[4]。檔案管理部門要強化檔案系統數字導向，加快數字檔案館建設；云計算服務商應該加快檔案平臺開發進度，與需求企業對接開發適合企業實際的子系統；企業應該加快分部門、分系統平臺測試，并做好與數字檔案館的對接。

（3）推進云平臺服務中心應用。使用云服務核心目標是優化檔案查詢利用，實現信息資源共享。目前云檔案平臺實現方式主要包括檔案館云存儲、基礎設施服務云平臺、軟件服務平臺、館際云服務平臺等多方面[5]。企業構建好服務平臺，數字檔案就從個體計算機存儲、聯合服務器存儲升級為云存儲，可以打破信息孤島，大大提高資源利用率。檔案管理部門應該加快推動平臺中心應用，在智慧社會管理、智慧城管、智慧物業等專題方面推進檔案共享，發揮經濟社會效益，提升服務水平。各需求企業可以根據實際情況鼓勵職工、公眾利用云平臺服務中心上傳、查詢、下載、應用檔案，提高平臺利用率，助推企業可持續發展。

（4）強化云安全保障。數字檔案安全問題是底線，企業對數字檔案資源的安全性、保密性、可用性要求非常高。云服務供應商應該首先從技術上創造以數據安全、資料保密和隱私保護為首要目標的云環境，其次第三方服務端和企業管理端應該重點從訪問控制管理、用戶權限管理、風險控制管理等方面加強管理[6]，健全用戶管理、授權、認證等操作規則，降低用戶對安全問題擔憂。對于企業用戶隱私問題，國家應該從法律法規層面健全保護體系，保障信息數據安全可靠。