新時代背景下加強檔案管理信息化應用探討

劉 娟

（中海油石化工程有限公司 山東 濟南 250101）

1 引言

中國進入新時代，以信息化為基礎的科技創新正在深刻影響著檔案管理行業的發展，在當前的大數據、“互聯網+”、云服務背景下，需要理清當前檔案管理的差距短板，加快推進檔案信息化建設和應用。

2 新時代加快檔案管理信息化建設應用的必要性迫切性

2.1 檔案管理信息化建設是新時代新形勢下的新要求。十九大報告作出了“中國特色社會主義進入新時代”的重大判斷，習近平總書記要求，要深入了解大數據發展現狀和趨勢及其對經濟社會發展的影響，加快完善數字基礎設施，推進數據資源整合和開放共享。國務院《新一代人工智能發展規劃》提出，新一代人工智能相關學科發展、理論建模、技術創新、軟硬件升級等整體推進，正在引發鏈式突破，推動經濟社會各領域從數字化、網絡化向智能化加速躍升。這些都與檔案管理工作息息相關，是新形勢下對檔案管理信息化建設提出的新要求。

2.2 檔案管理信息化建設是當前經濟社會快速發展的必然要求。隨著經濟社會的快速發展，網絡和信息技術蓬勃興起，電子政務、電子商務越來越成熟，大數據、云服務、“互聯網+”、人工智能的研究應用越來越廣泛和深入，社會化、開放性、多元化、共享化成為檔案信息發展的新方向，網絡化、智慧型、便利性成為檔案信息服務的新趨勢。智庫中心、信用平臺、智慧城管等共享經濟建設，都需要海量信息資源，需要檔案和檔案管理提供這種服務。

2.3 檔案管理信息化建設是檔案服務轉型升級的必由之路。當前，檔案產生、存儲量持續穩定增長，檔案的查閱利用需求量也持續上升，檔案管理工作和檔案卷宗的價值日益凸顯，檔案管理已經由“等客上門”變為主動服務，從信息共享變為信息價值共享。檔案工作從接受保管紙質檔案轉型為電子檔案，從實體檔案轉型為數據檔案，檔案的整理、接收、儲存、分析，都要求在數字化環境中進行[1]。檔案管理從人工操作升級為計算機智能化操作，從檔案“信息孤島”、“數據煙囪”升級為平臺共享，只有建立檔案分析庫、使用云平臺管理，才能更好的為社會各界提供服務。

3 當前檔案管理信息化存在的問題

當前，檔案管理信息化主要還存在發展不平衡、不協調，服務效果發揮不好、不充分等問題，信息化的質量和效益還不夠高，檔案信息化建設與大數據、人工智能時代的要求還不相適應。

首先，在管理理念方面，傳統的管理方式已經跟不上信息化應用要求，信息來源、信息存儲、信息處理、信息共享等方面都有了新的變化，檔案管理理念需要及時更新。

其次在檔案建設上，硬件方面，許多館庫設施、檔案設備老舊，不能滿足信息化存儲、利用要求，在軟件方面，部分部門單位檔案管理制度還不健全，數字檔案接收、存儲、保管、查詢等基礎工作不夠規范，沒有統一的軟件共享平臺。

再次，在檔案服務上，部分檔案部門還是被動服務，檔案收集階段主要靠各單位移交，存儲主要靠庫房實物，整理主要靠人工，查詢也是人員手工[2]。這種傳統方式還普遍存在無效和低端供給的現象，各類檔案的整理著錄、鑒定開放、數字化及聯網共享等工作進度急需加快。

最后，檔案干部隊伍普遍面臨本領恐慌、知識短板等問題，信息時代檔案工作涉及到多學科、多領域、多技術，檔案管理人員知識更新能力、自身綜合素質、專業技術水平還需要進一步提高。

4 當前加快檔案管理信息化建設的幾點思考

4.1 從源頭抓起加快數字檔案資源積累。數字檔案資源是檔案信息化建設的基礎和源頭，數字檔案資源建設方案包含數字檔案的收集、建設、長期保存和評價四個方面[3]。各檔案部門應該按照“存量數字化、增量電子化”原則加快推進館室藏檔案的數字化工作，加強電子文件歸檔和電子檔案接收，在資源積累的過程中，要按技術標準建設數字資源，能夠有效檢索和利用，并能夠長期保存。

4.2 完善檔案標準規范，逐步實現軟硬件設備的統一配置。檔案管理部門要進一步健全檔案管理制度，修訂完善檔案管理實施辦法、檔案管理工作手冊、檔案考核評價辦法等標準規范。檔案管理軟硬件設備是基本保障，各檔案管理單位根據實際情況配置統一的信息化設備和信息管理軟件，可使得檔案信息最大范圍兼容或共享。隨著科技快速發展，軟硬件設備應該及時更換更新，防止因硬件設備問題導致工作出現隱患，防止因軟件版本問題導致工作出現瑕疵[4]。

4.3 以云服務為核心，探索建立檔案集成管理與共享利用平臺。云平臺具有零投入、便操作、大數據、保安全、云服務等多項優勢。其中的關鍵是要以云服務為核心，以用戶需求為導向，提升檔案信息的準確性、有效性、利用率和使用價值，最大限度地提升檔案資源共享度。其次要做好云存儲，加強數據處理能力，確保電子檔案的完整，降低檔案存檔故障發生率。

4.4 樹立底線思維，不斷健全檔案安全體系。安全是檔案管理的重要前提，是檔案管理的底線，也是檔案工作者的首要職責。信息化新時代下，人防、物防、技防構成了三位一體綜合安防體系，可以降低安全隱患，確保信息安全。比如說，檔案庫房要安裝自動報警、自動滅火、溫濕度調控設施，所有涉及檔案安全的場所都要安裝監控報警設備。外包的檔案室要加強對檔案服務外包中標企業的管理，加強對保密資質的審核，防止檔案數據的失泄密或者不當擴散。定期或不定期地組織開展檔案安全檢查和演練，確保檔案實體和檔案信息在收、管、存、用各個環節的安全，確保檔案安全萬無一失。

4.5 筑牢事業根基，建設素質過硬干部隊伍。新時代的檔案科學發展，關鍵在如何激發干部隊伍活力、提升履職能力。首先應在檔案本職工作崗位上培養鍛煉人才，結合崗位實際積累經驗、鍛煉提升。檔案部門可以定期開展講壇，組織干部職工，圍繞檔案業務工作開展交流和研討。定期開展檔案培訓，提高干部教育培訓的針對性和實效性，提高業務素質和專業技能，夯實檔案事業發展的人才基礎。

[1]黃少芳.應對大數據的數字檔案館及其服務體系[J].國土資源信息化，2013（5）.

[2]蔡利劍.大數據背景下的檔案管理問題研究[J].西北大學學報（社會科學版）Vol.36，No.1，2016.03.

[3]軒紅.數字檔案資源建設研究[J]，檔案管理，2016.05.

[4]陳慧.檔案管理的發展趨勢——檔案管理信息化[J]，檔案管理，2016.06.