淺談高校圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

羅慶紅

（廣西職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣西 南寧 530226）

1 引言

信息化時(shí)代需要民眾能夠靈活應(yīng)用數(shù)據(jù)信息，能夠通過(guò)檢索和獲取信息提升自身的知識(shí)儲(chǔ)備，以促進(jìn)個(gè)人發(fā)展。進(jìn)行圖書資料閱讀是民眾獲取知識(shí)和資料的有效方式，結(jié)合信息化時(shí)代的發(fā)展要求，提升民眾對(duì)于圖書資料信息的獲取能力和效率是圖書館管理和發(fā)展需要關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題。圖書館能夠?yàn)槊癖娮灾鏖喿x和思考提供更為廣闊的應(yīng)用平臺(tái)，以先進(jìn)科學(xué)技術(shù)為支撐，為公眾提供更為優(yōu)質(zhì)的閱讀服務(wù)是圖書館管理工作的社會(huì)責(zé)任，因而構(gòu)建信息化的圖書資料檔案管理模式是圖書館現(xiàn)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，針對(duì)其管理優(yōu)勢(shì)問(wèn)題進(jìn)行探討，對(duì)于促進(jìn)圖書館管理工作的發(fā)展具有重要意義。

2 信息化管理在圖書資料檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

2.1 信息化檔案管理模式能夠大幅提升圖書資料的應(yīng)用效率

圖書資料檔案管理應(yīng)用信息化管理模式能夠大幅提升其應(yīng)用效率。根據(jù)有關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，高校圖書館館藏量總計(jì)已經(jīng)突破5億本，其中不包括已經(jīng)建設(shè)投入使用的計(jì)算機(jī)信息存儲(chǔ)設(shè)備，巨大的館藏量給圖書資料檔案管理工作帶來(lái)巨大的管理難度，與此同時(shí)很多地方圖書館都存在優(yōu)質(zhì)管理資源匱乏的問(wèn)題，管理工作量提升、管理資源匱乏必然導(dǎo)致工作效率的降低，圖書資料檔案的應(yīng)用效率也會(huì)受到制約，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)高效率的應(yīng)用需求。進(jìn)行信息化建設(shè)，實(shí)施信息化管理模式能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)資源的集成化管理，通過(guò)目錄檢索大幅壓縮資料的獲取時(shí)間，同時(shí)信息化管理模式還打破了各個(gè)圖書館之間封閉式的管理模式，通過(guò)信息服務(wù)平臺(tái)能夠?yàn)楣娡卣垢鼮閺V泛的資料獲取途徑，使更多的社會(huì)民眾能夠基于自身的格式應(yīng)用需求獲取圖書資料，大幅提升圖書資料的應(yīng)用效率[1]。

2.2 促進(jìn)社會(huì)精神文明建設(shè)

圖書館是社會(huì)公眾獲取知識(shí)和信息的主要場(chǎng)所，自身具有巨大的信息資源應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。國(guó)家對(duì)于文化建設(shè)重視程度的不斷增大，很多地方圖書管理也取得飛速發(fā)展，各種先進(jìn)的信息化設(shè)備投入到圖書館的運(yùn)營(yíng)管理工作中，同時(shí)配置專業(yè)工作人員開(kāi)展管理和服務(wù)工作。為順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求，很多地區(qū)的圖書館也在積極進(jìn)行改造，逐漸向信息化管理工作模式過(guò)渡和發(fā)展，為社會(huì)公眾提供更為優(yōu)質(zhì)的文化服務(wù)，圖書館的現(xiàn)代化發(fā)展有助于促進(jìn)社會(huì)精神文明建設(shè)。

2.3 提升民眾獲取資料的便捷程度

圖書館應(yīng)用信息化管理模式構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，民眾可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中獲取自身想要獲取的資料和信息。傳統(tǒng)圖書館的管理服務(wù)模式下，公眾只能夠在圖書館的運(yùn)營(yíng)時(shí)間內(nèi)到圖書館中查閱資料檔案信息，而信息化服務(wù)模式打破了時(shí)間和空間的局限，公眾僅需要使用網(wǎng)絡(luò)和移動(dòng)設(shè)備終端，便能夠在信息化平臺(tái)中搜索和應(yīng)用自己所需要獲取的資料，提高的公眾獲取資料檔案信息的便捷程度，充分應(yīng)用了網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性和自主性特征，提升公眾服務(wù)滿意度。

2.4 對(duì)于紙質(zhì)資料檔案起到良好的保護(hù)作用

傳統(tǒng)服務(wù)模式中，公眾進(jìn)行圖書資料以及檔案的借閱，都會(huì)對(duì)紙質(zhì)資源造成一定的磨損，圖書館進(jìn)行紙質(zhì)圖書資料檔案的管理和維護(hù)也需要大量的成本投入，很多珍貴文獻(xiàn)不得不珍藏起來(lái)不能夠?yàn)楣娞峁┙栝喎?wù)[2]。信息化管理模式則能夠突破傳統(tǒng)紙質(zhì)圖書資料檔案的應(yīng)用局限，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)資源形式為公眾提供借閱服務(wù)，能夠大幅降低圖書資料檔案的管理和維護(hù)成本，同時(shí)有利于珍貴文獻(xiàn)的保存，對(duì)于原始檔案起到良好的保護(hù)作用。

2.5 節(jié)約進(jìn)行圖書資料檔案管理的人力資源投入

傳統(tǒng)圖書資料檔案管理模式由于巨大的資源和館藏量，需要進(jìn)行大量的人力資源投入，應(yīng)用信息化管理模式，可以將相關(guān)工作人員從繁瑣、單調(diào)的重復(fù)性工作內(nèi)容中解脫出來(lái)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備終端開(kāi)展管理工作，改善了工作人員的工作條件和環(huán)境，管理工作效率得到提高，單位工作量?jī)?nèi)便可以減少人力資源的投入，提升圖書館的運(yùn)營(yíng)管理效益。

2.6 提升圖書資料檔案管理工作的社會(huì)效益

圖書館具有公益性服務(wù)特征，通過(guò)信息化管理模式能夠大幅提升圖書資料檔案借閱服務(wù)的工作效率和工作質(zhì)量，促進(jìn)信息資源的高效流通，公眾借閱資料的便捷程度也大幅提升，進(jìn)而促進(jìn)其圖書資源借閱積極性的提高，圖書館可以借助信息化管理模式的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)最大程度的為社會(huì)公眾提供公益性服務(wù)，實(shí)現(xiàn)其社會(huì)效益的提高[3]。

3 圖書館在圖書資料檔案信息化建設(shè)中存在的常見(jiàn)問(wèn)題

3.1 圖書資料檔案管理工作人員的專業(yè)化素質(zhì)相對(duì)較低

高校圖書館其人員選聘和崗位分配也需要遵循國(guó)家相關(guān)的行政體制管理規(guī)定，無(wú)法進(jìn)行自由的人員淘汰和人才選聘，由于圖書館的信息化建設(shè)和發(fā)展程度較快，導(dǎo)致很多圖書館的管理工作人員在日常工作中體現(xiàn)出專業(yè)水平較差的問(wèn)題，其掌握的傳統(tǒng)管理和服務(wù)工作方式已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)前信息化的發(fā)展要求，無(wú)法獨(dú)立開(kāi)展相關(guān)工作，進(jìn)而導(dǎo)致圖書館的信息化工作平臺(tái)應(yīng)用價(jià)值實(shí)現(xiàn)受到制約。

3.2 信息化管理工作制度不夠規(guī)范

圖書館的信息化圖書資料檔案管理模式需要以完善的管理制度作為管理基礎(chǔ)，而很多圖書館的管理制度不夠規(guī)范和完善，導(dǎo)致工作人員在開(kāi)展工作過(guò)程中遇到現(xiàn)實(shí)困難，一些工作人員對(duì)于工作內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性的工作規(guī)劃，歸檔工作沒(méi)有及時(shí)開(kāi)展，進(jìn)而導(dǎo)致圖書資料的收集和存儲(chǔ)出現(xiàn)范圍過(guò)載以及圖書資料流動(dòng)率下降等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。沒(méi)有完善的規(guī)章制度也會(huì)導(dǎo)致相關(guān)管理工作的開(kāi)展受到制約，紙質(zhì)圖書資料檔案管理被忽視、信息化檔案材料不健全、信息化資料質(zhì)量較差等問(wèn)題層出不窮[4]。

3.3 圖書資料檔案管理意識(shí)較為淡薄

圖書資料檔案管理工作是圖書館的重要工作任務(wù)，管理工作需要及時(shí)發(fā)現(xiàn)圖書館管理和服務(wù)工作中存在的問(wèn)題，并及時(shí)提出有效的完善策略，以促進(jìn)管理工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，提升圖書館的服務(wù)質(zhì)量。但是很多圖書館管理人員卻存在管理意識(shí)淡薄的問(wèn)題，對(duì)于紙質(zhì)圖書資料檔案管理與信息化服務(wù)的過(guò)渡缺乏深入理解，對(duì)于不同工作模式的關(guān)注程度相對(duì)較差，導(dǎo)致圖書資料檔案的管理工作過(guò)于被動(dòng)，只有在迎合上級(jí)主管單位的檢查時(shí)，才搞突擊性的管理和建設(shè)，沒(méi)有形成常態(tài)化的管理模式和機(jī)制。

3.4 圖書資料檔案管理觀念較為陳舊

當(dāng)前很多高校圖書館都存在歸檔方式過(guò)于滯后的問(wèn)題，管理工作人員的管理觀念較為陳舊，缺乏自主創(chuàng)新意識(shí)，伴隨圖書資料檔案管理工作量的不斷加大，傳統(tǒng)的管理方法和理念已經(jīng)凸顯其不足之處，管理成本的持續(xù)增大也會(huì)圖書館運(yùn)營(yíng)帶來(lái)巨大的壓力和負(fù)擔(dān)，管理觀念陳舊便會(huì)導(dǎo)致其管理行為默守陳規(guī)，圖書館無(wú)法擺脫當(dāng)前自身發(fā)展存在的桎梏，不利于圖書館的現(xiàn)代化發(fā)展[5]。

4 圖書資料檔案管理工作進(jìn)行信息化管理的有效策略

4.1 提升圖書館館藏資源的共享性

目前大部分的高校圖書館都在采用封閉式的管理模式，圖書館也因?yàn)轲^藏量等其他客觀因素的影響而被劃分成不同的等級(jí)，不同地區(qū)學(xué)校的學(xué)生所享受到公共資源也存在較大差異，為凸顯圖書資料檔案信息化管理模式的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，相關(guān)行政管理部門應(yīng)當(dāng)積極倡導(dǎo)圖書館館藏資源的共享，使更多的優(yōu)質(zhì)資源能夠借助互聯(lián)網(wǎng)空間實(shí)現(xiàn)交流和流通，充分提升圖書館館藏資源的應(yīng)用效率，同時(shí)促進(jìn)優(yōu)質(zhì)圖書資料檔案資源的共享，為廣大社會(huì)民眾提供優(yōu)質(zhì)和高品質(zhì)的借閱服務(wù)。社會(huì)精神文明程度的不斷提升促使民眾對(duì)于圖書資料的借閱需求不斷提升，借閱量以及品質(zhì)都有巨大發(fā)展，封閉式的管理模式會(huì)導(dǎo)致部門地區(qū)民眾的借閱需求無(wú)法得到滿足，同時(shí)圖書館自身管理資源的不均衡也不利于圖書館管理服務(wù)的共同發(fā)展。實(shí)現(xiàn)館藏資源的共享能夠促進(jìn)管理資源的平均分配，促進(jìn)圖書館行業(yè)的共同發(fā)展，也能夠最大程度的滿足社會(huì)公眾的多元化需求，逐步提升公眾通過(guò)閱讀和學(xué)習(xí)提高知識(shí)準(zhǔn)備量的積極性。值得注意的是，高校是當(dāng)前社會(huì)領(lǐng)域圖書資料資源最為豐富的集中地，進(jìn)行優(yōu)質(zhì)圖書館館藏資料的共享，應(yīng)當(dāng)以高校資源為依托拓展社會(huì)公共服務(wù)，通過(guò)教育資源和社會(huì)公共資源的整合，進(jìn)一步提升圖書信息資源的應(yīng)用效率，以促進(jìn)社會(huì)精神文明建設(shè)工作的持續(xù)發(fā)展。

4.2 加強(qiáng)圖書館的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

為提升圖書館的信息化管理工作質(zhì)量，需要高校能夠加大對(duì)于圖書館現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的資金扶持力度，使圖書館相關(guān)建設(shè)工作的開(kāi)展能夠具備扎實(shí)的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)[6]。中央財(cái)政統(tǒng)一撥付的財(cái)務(wù)制度為部分地區(qū)的圖書館建設(shè)提供的良好的發(fā)展契機(jī)，圖書館應(yīng)當(dāng)基于自身的發(fā)展需求，加快建設(shè)資金的申報(bào)，使自身的信息化建設(shè)工作積極開(kāi)展和進(jìn)行。高校圖書館之間應(yīng)當(dāng)重視建設(shè)資源的整合，通過(guò)集中力量建立能夠資源共享的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)建設(shè)資源的優(yōu)質(zhì)分配。同時(shí)通過(guò)圖書館的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，提升圖書館的人性化和個(gè)性化服務(wù)意識(shí)，最大程度為學(xué)生和公眾提供服務(wù)，以提升圖書館經(jīng)營(yíng)管理的社會(huì)效益。

4.3 積極提升圖書資料檔案管理工作人員的工作水平

圖書資料檔案的信息化管理也需要以人力資源作為工作基礎(chǔ)，圖書館應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身現(xiàn)代化和信息化的發(fā)展需求，積極進(jìn)行優(yōu)質(zhì)人才的選聘和培養(yǎng)，使相關(guān)工作人員的工作能力和職業(yè)素質(zhì)都能夠滿足實(shí)際的工作需求。工作人員需要具備創(chuàng)新工作意識(shí)和理念，掌握信息化服務(wù)平臺(tái)的操作技能，能夠?qū)ψ陨淼墓芾砉ぷ鬟M(jìn)行主動(dòng)總結(jié)，及時(shí)糾正自身在工作中存在的不足之處，并積極進(jìn)行自我完善，在不斷的學(xué)習(xí)和完善中提升業(yè)務(wù)能力[7]。圖書館需要為相關(guān)工作人員提供學(xué)習(xí)交流的機(jī)會(huì)和平臺(tái)，提升工作人員進(jìn)行自主學(xué)習(xí)的主動(dòng)性，以促進(jìn)其工作能力的提升，為社會(huì)公眾提供更為優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù)。

5 結(jié)語(yǔ)

高校的圖書資料檔案管理工作是圖書館管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，借助先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建信息化管理模式，能夠大幅提升館藏資源的應(yīng)用效率，提升工作人員的工作質(zhì)量和服務(wù)滿意度，同時(shí)也有助于促進(jìn)圖書館的持續(xù)發(fā)展。由于受到傳統(tǒng)管理模式和理念的影響，很多圖書館在實(shí)施信息化管理模式時(shí)才存在諸多不足之處，導(dǎo)致信息化管理的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)無(wú)法充分體現(xiàn)，各地區(qū)圖書館應(yīng)當(dāng)積極提升圖書館館藏資源的共享程度、加強(qiáng)圖書館的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)、提高圖書資料檔案管理工作人員的工作水平，以促進(jìn)高校圖書館信息化管理工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

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[4]潘峻.關(guān)于醫(yī)院圖書館數(shù)字化信息建設(shè)及其服務(wù)的要點(diǎn)分析[J].醫(yī)學(xué)信息，2016，(8)：23-24.

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[7]霍妍.信息化時(shí)代下圖書館檔案管理工作問(wèn)題與相關(guān)措施[J].黑龍江史志，2015，(13)：101.