信息化背景下檔案管理改革初探

李曉輝

（衡水市第三人民醫院 河北 衡水 053000）

1 引言

隨著信息技術的快速發展，社會生活的各個領域都滲透著信息技術的影子，極大改變了人們的生活方式。檔案管理作為政府、企業等社會各個部門的重要環節，在傳統的管理方式下存在著諸多問題，比如安全性不高、查找檔案效率低下和搜索時間過長等，因此亟需加大引進信息技術的步伐，改革原有的檔案管理方式，從而更好地滿足社會發展的需要。只有不斷吸收引進新的技術方法，不斷進行改革，才能在一定程度上提高檔案管理的效率、縮短查找時間和提升安全性等，進而使各種資源和資料能夠得到合理利用。

2 信息化背景下檔案管理改革的意義

信息化大背景下進行檔案管理改革隨著社會的發展十分重要，具體表現在如下四個方面。

2.1 加強信息資源的整合力度

傳統的檔案管理主要是進行單一的管理，具體的檔案信息資料由當地的檔案館或者是具體相應的檔案館進行管理，各個檔案館之間的聯系比較少，從而使得檔案信息在一定程度上受到了阻塞，難以滿足社會群眾的需求。由此出現了在現實生活中，經常會遇到為了查找一個檔案需要進行幾個地方奔波的現象。在信息技術的引導下，通過進行數字化傳播，結合各個檔案管內的信息資源進行整合，以信息技術為平臺，搭建數字化的檔案管理系統，從而能夠加強檔案信息資源的整合力度，進而更好滿足廣大群眾的需求。

2.2 提高檔案管理的工作效率

檔案管理是一個需要細致認真、進行大量繁雜程序的工作。在傳統的檔案管理下，是由人工進行錄入相關數據、進行存放和整理的，這在一定程度上會導致一些誤差，并且效率十分低下。通過引入信息技術，可以簡化相關程序，利用信息技術能夠使檔案管理以數字化的形式更好地呈現，能夠使人們在查找檔案的時候更加方便和快捷，從而提高工作效率。并且程序的簡化，可以節約相應的管理成本。

2.3 增加檔案管理的安全系數

檔案管理最重要的一個要求就是檔案必須處于一個安全的環境中，更好地進行保存和運用。傳統的檔案管理中檔案資料主要是紙質材料，由于紙質物品存放長時間會受到溫度、濕度等影響，導致一定的破損，不利于更好地進行保存。甚至在檔案進行傳輸和搬運的過程中會受到人為破壞，使得檔案處于 一個不安全的環境中。在信息技術環境下，通過引進各方面的技術，能夠更好地保障檔案管理的存儲時間問題和運輸安全問題，從而增加檔案管理的安全系數。

2.4 適應社會發展的需求

當前信息技術快速發展，人們的生活各個領域已經滲透著信息技術的影子，極大促進了社會的發展。我國社會大力加快互聯網發展的步伐，使用網絡的普及率已經超過人口半數，信息技術深刻影響著人們的生活方式。在檔案管理中，通過引入信息技術，讓社會上的人們可以更好地接觸互聯網在檔案管理中的作用，積極運用相關的技術，從而更好地為自身發展而服務。

3 信息化背景下檔案管理改革路徑分析

信息技術深深影響著人們的生活方式，檔案管理改革在信息化大背景下顯得更為迫切，積極探索適宜的檔案管理改革路徑是當前檔案管理者和相關學者比較重視的問題。筆者根據相關的調查研究，認為可以從以下四個方面進行探究。

3.1 提高檔案管理人員的工作素質

任何事情都離不開工作人員的努力，相應的在檔案管理中，時時刻刻需要具體檔案管理人員進行統籌和協調。在信息化大背景下進行檔案管理改革首先需要提高檔案管理人員的工作素質，信息技術作為一門高新的技術，需要各個工作人員進行相應信息技術的學習，包括錄入數據，進行資料的查找和分析，從而提升自身的工作素質。其次，還要加強工作責任感，有的檔案資料需要進行相應的保密，因此工作人員應該加強自身的工作責任感。最后，要正確對待檔案管理這個工作，樹立正確的工作意識。

3.2 制定檔案管理的具體工作標準

信息技術在初期應用到檔案管理中會面臨著許多問題，主要是因為沒有建立統一的工作標準。在當前檔案管理中，各個單位應該明確自身的實際情況，了解信息化檔案管理的方式，建立完善的組織制度，制定具體的檔案管理工作標準，明確相應的責任。加快建立數字化檔案管理方式，提升檔案管理工作的效率和確保檔案管理的安全。積極促進檔案管理的自動化管理，在檔案管理的過程中節約人力成本和管理成本，提升管理效能。最后，要根據各個職能進行檔案管理工作細化，明確具體職責更好保障管理效果。

3.3 轉變檔案管理的工作態度

檔案管理是各個單位的主要工作內容，在處理相應的檔案過程中應該加快轉變檔案管理的工作態度，樹立正確的檔案管理認識。在現實生活中，各個部門應該轉變檔案管理的態度，高層領導應該重視對于檔案管理人員的培訓和指導，建立信息化的檔案管理系統，解決傳統檔案管理的不足。

3.4 結合傳統檔案管理的優勢，提升信息化檔案管理的技巧

在檔案管理中，利用信息技術的優勢能夠更好地滿足群眾對于檔案管理的要求，但是由于有些條件的限制，信息化的檔案管理不能取代傳統的檔案管理，需要合理借鑒傳統的檔案管理的優勢，結合現代信息技術，提升檔案管理的技巧。比如有些涉及機密的重要會議資料，文件資料不能通過數字化進行保存，以防被黑客攻擊，利用傳統的紙質資料可以更好地保障其安全性。因此，在檔案管理上，要充分利用傳統的檔案管理的優勢，積極吸收現代信息化技術，提升檔案管理的技巧。

4 結語

信息化背景下進行檔案管理改革是一項艱巨而重要的任務，需要各個部門進行配合，從而更好地開展下去。通過本文對于信息化大背景下檔案管理的研究發現，信息技術在檔案管理中對于加強信息資源的整合力度、提高檔案管理的工作效率、增加檔案管理的安全系數和適應社會發展的需求具有重要的意義。筆者通過調查研究發現，在信息化大背景下應該通過制定檔案管理的具體工作標準、提高檔案管理人員的工作素質、轉變檔案管理的工作態度和結合傳統檔案管理的優勢，提升信息化檔案管理的技巧等方法來加強信息化檔案管理改革的建設。由此可見，檔案管理在信息化大背景下進行改革是大勢所趨。

[1]許長春.信息化背景下傳統檔案管理工作的改革研究[J].中國戰略新興產業，2017.

[2]李小平.基于互聯網竹信用檔案管理體系研究[C].四川大學，2004.