新時期圖書檔案信息化管理探究

楊志菊

（92941部隊45分隊 遼寧 葫蘆島 125000）

1 分析加強新時期圖書館檔案管理工作的重要意義

現階段，我國大部分圖書館在檔案管理工作中開始逐步利用現代信息技術手段，來提高檔案信息化管理水平。圖書館檔案管理工作中通過引進大量先進的信息技術設備，借助計算機信息技術的優勢條件，使得檔案管理的操作流程更加簡單，方便和快捷，節省了大量的時間成本和人力成本，有效轉變以往傳統落后的紙質檔案管理模式，有利于提高工作效率，縮短工作時間。另外，加強圖書館檔案信息化管理，有利于充分發揮圖書館的共享價值，檔案管理人員可以利用信息技術，通過數字化的方式將檔案資料傳至圖書館專屬APP軟件、微信公眾號以及微博等多媒體信息交互平臺上，使用戶可以用手機，電腦等設備進行實時地查找和閱讀，便于資料的共享，提高用戶對圖書館檔案管理工作的滿意度，使圖書館與用戶之間的聯系日益緊密。

2 分析新時期圖書館檔案信息化管理工作面臨的困境

2.1 缺乏足夠認識和重視，檔案信息化管理觀念薄弱

當前，圖書館中負責檔案管理的部分領導對于檔案信息化管理的觀念較為薄弱，仍然對檔案信息化管理工作缺乏足夠的重視和支持，沒有緊跟時代發展變化趨勢和現實情況需要而做出一定的改變，難以使現代信息技術與圖書館檔案管理工作結合起來，在檔案信息化管理方面資金保障不到位，沒有足夠的經濟能力來購進先進的檔案管理設備，使基本的檔案管理設備配置不健全，沒有建立起信息化的檔案管理系統，而且相關工作人員在檔案信息化管理中只是做表面形式，敷衍了事，對于錯誤和已經過時的檔案信息并沒有進行及時的修改和完善，使檔案管理信息數據不夠真實和完整并且在檔案管理安全建設方面，也沒有樹立網絡安全的意識，從而在檔案管理中出現電腦病毒或是黑客入侵等問題，使圖書館檔案信息化管理面臨著嚴重的安全隱患，使圖書館檔案信息化管理工作環境較差，

2.2 圖書館檔案信息化管理的相關制度建設不夠完善

目前，圖書館檔案信息化管理制度中諸多規定已不適應現階段的檔案管理工作需要，使得檔案管理制度不夠規范和完善。首先，一些圖書館檔案信息化管理中，現行的檔案管理制度中對檔案部門及工作人員的權責不夠明確，缺乏統一的工作標準。另外，圖書館對檔案員的職業考核制度和監督管理制度不夠嚴格，導致檔案員可能會出現消極怠工，違法違紀行為，而又缺乏對其有力地懲戒措施，使檔案信息化管理工作效率較低，工作效果較差，使圖書館檔案信息化管理工作難以健康發展。

2.3 檔案管理人員專業能力和職業素養有待提高

在圖書館檔案信息化管理中還存在著相關工作人員的專業技術和職業素質等方面能力較差的問題。由于圖書館缺乏專業優秀，熟悉計算機網絡技術的檔案管理員，而且圖書館檔案人員不穩定，也不會定期進行檔案信息化管理專家座談會等規范化和職業化的培訓工作，使得圖書館檔案管理員的工作觀念和方法較為落后，應用計算機能力水平較差，工作責任心較差，極易出現檔案信息化信息收集不完備，不及時等各種工作失誤情況，從而給圖書館檔案信息化管理工作造成較大的危害。

3 提出合理有效的對策完善圖書館檔案信息化管理工作

3.1 提供專項的資金技術支持，改善檔案信息化管理環境

為了有效促進圖書館檔案信息化管理工作的健康發展，就要提供專項的資金和技術支持，以此有效改善圖書館檔案信息化管理環境。首先，圖書館檔案管理工作中需要引進大量先進的計算機，掃描儀以及打印機等相關的檔案管理技術設備，為電子檔案的科學管理提供有效的技術支持，滿足大量復雜的檔案管理工作需要，提高圖書館檔案管理的服務手段和使用效率，以此推進圖書館檔案管理信息化發展。另外，圖書館應建設檔案信息管理系統，加強檔案信息的網絡安全建設，注重對機密性較高檔案文件的安全保護，防止不法分子利用網絡漏洞來擅自修改和盜取圖書館的檔案信息，提高圖書館數字檔案信息化安全水平。

3.2 建立健全檔案信息化管理制度，規范檔案管理工作

現代化的圖書館應該建立健全科學合理的檔案信息化管理制度，使檔案管理部門及工作人員可以依照相關制度規定進行工作，實現檔案管理工作的有法可依，執法必嚴，有效規范圖書館檔案信息化管理工作。首先，圖書館檔案信息化管理制度應該隨實際發展情況不斷調整和完善，保證各項檔案管理工作可以規范有序的開展，有效避免出現一些不必要的檔案管理問題，從而提高檔案信息化管理工作水平。另外，圖書館制定嚴格的監督管理制度和獎懲制度，明確檔案管理工作人員的工作職責，使檔案管理人員可以自覺遵守相應的制度規定，規范操作檔案信息的存儲、修改等工作，提高檔案管理制度的震懾力，提高圖書館檔案信息化管理工作效果。

3.3 轉變紙質檔案管理工作模式，采取創新性的工作方法

在圖書館檔案信息化管理中，要進一步轉變以往紙質文件形式的檔案管理工作模式，采取創新性的檔案管理工作方法。首先，圖書館要加強對各類檔案信息的收集整理及加工，檔案機構在收集檔案信息中，要利用網絡信息技術拓寬查檔方法，也要將圖書館的檔案信息進行分門別類，科學規范整理。另外，圖書館要在當前社會經濟發展的新形勢下建立更符合實際服務需求的檔案管理模式，提高檔案信息化管理工作的主動創新性，強化檔案管理的服務意識，最大限度的發揮檔案信息的利用價值，促進圖書館檔案管理工作能力的提高。

3.4 加強檔案管理人員的綜合培訓，提高工作能力

圖書館檔案管理工作人員的工作能力是直接影響檔案信息化管理水平的重要因素，因此，加強對圖書館檔案管理人員的在信息化方面專業知識和技術，職業素養等綜合培訓，使得檔案管理人員的業務水平得到提高，可以保質保量，高效率的完成圖書館檔案信息化管理工作。首先，圖書館要提高檔案管理人員的招聘門檻，不僅要具備專業的檔案管理知識和計算機網絡技術，同時能夠有積極向上的工作態度，可以認真負責檔案信息化管理工作。另外，圖書館要不斷加強對在職檔案管理人員的技術培訓，懂得應用數據庫等基本檔案管理知識，并且可以熟練應用計算機等檔案管理相關設備，提高工作人員的檔案管理綜合能力。同時，圖書館要提高工作人員檔案管理的職業素養，使其在工作中能給嚴格按照相關制度進行檔案管理工作。

4 結語

目前，隨著時代的發展變化和我國科技水平的提高，對于圖書館信息化檔案管理工作也越來越重視，不僅可以有效解決傳統紙質檔案工作效率較低，工作時間較長的問題，也能創新符合新時期發展的新型檔案管理工作模式。雖然在圖書館檔案信息化管理工作中存在著認識不足，重視較少，相應的制度建設和人員管理工作較差等諸多的問題，但是只要樹立先進的檔案信息化管理觀念，在此方面投入更多的資金、技術和人力等資源支持，并且不斷完善檔案信息化管理制度，等科學有效的措施，進一步改善圖書館檔案信息化管理的工作環境，才能促進圖書館檔案信息化管理工作的順利發展。