數字化檔案管理的應用與發展趨向分析

武紀領

摘 要：檔案管理在政府部門工作中一直有著舉足輕重的地位，本文首先就檔案管理的意義進行探討，對數字化檔案管理工作存在的問題進行分析總結，分析數字化檔案管理的應用與發展趨勢。

關鍵詞：數字化 檔案管理 應用 發展趨勢

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）12-00-01

社會發展極其迅速的今天，提升檔案管理工作的效率是亟待解決的問題，數字化無疑是提高檔案管理工作效率的重要方法。數字化檔案管理對政府部門工作及其相關材料的整理和歸納起著重要作用。隨著時代的不斷變化及發展，檔案管理也一直在不斷變化，提高效率對于檔案管理工作一直具有重要意義，我們要探討數字化在檔案管理工作中運用的途徑。

一、數字化檔案管理在政府工作中的意義

1.緊跟時代潮流

數字化檔案管理工作之所以非常重要，是因為其對于信息的保有和價值的提升，是信息產業用于機關工作的重要組成部分。數字化檔案管理的資料為政府部門工作人員后期借鑒和查閱前人文獻和資料具有重大意義，數字化極大地節省了時間，同時也提高了工作效率。信息時代檔案管理方式發生了翻天覆地的變化，對于查閱資料的要求也逐漸提高，辦公室檔案管理也不僅僅限于紙質資料的管理，而應該跟隨大潮流，結合現代化信息工具，緊跟社會的要求，加大數字化檔案管理的運用。

2.數字化對檔案事業的發展具有積極作用

由于檔案管理工作本身的特點，要求政府部門工作對檔案管理工作給予高度的重視，需要投入相應的人力、物力。檔案管理的特點主要是連貫性，需要以可持續發展的管理措施來應對辦公室檔案管理工作。而且由于檔案管理工作的特殊性，它的成果具有一定的歷史性，并且對于時間比較敏感，因此為了檔案工作的有效進行，就需要相關部門加大數字化建設力度，尋求檔案管理工作發展。

3.促進檔案事業與政府工作的協調發展

社會發展與工作經驗離不開總結，而好的經驗總結一般都會留在檔案里。因此，數字化檔案管理對促進檔案事業與政府工作的協調發展具有舉足輕重的作用。

二、當前數字化檔案管理存在的問題

1.管理人員意識不足

由于大多數管理人員缺乏系統的數字化檔案管理培訓和教育，對于先進的管理經驗和現代化信息技術的接受能力呈現明顯薄弱的狀態。這種薄弱導致政府部門檔案管理的效率不高，且經常會出現錯誤。

2.檔案管理方式落后

由于管理人員的意識不足，對于先進的管理經驗缺乏接受能力，導致我國大多數辦公室檔案管理方式一直處于落后狀態，很多地方依然使用紙質的檔案管理方式，檔案管理工作繁瑣，工作效率低，保存需要大量的空間，浪費人力物力。

3.數字化檔案管理工作缺乏規劃

數字化檔案管理的應用普遍落后于其他部門的管理工作，沒有得到有關部門的重視。要想做好這一項繁重的工作，需要相關部門好好規劃，結合自身實際情況制定目標與方案。

三、數字化檔案管理未來應用的發展趨向

1.管理理念服務化

檔案搜索與整理綜合是檔案管理工作的重點，在數字化檔案管理過程中，檔案管理的服務功能卻未能得到提升，筆者認為檔案管理工作在未來的發展趨向，有必要重視服務理念，讓服務化在數字化檔案管理工作中得到體現。檔案管理理念趨向服務化應具備怎樣的表現呢？

1.1數字化檔案管理中的服務功能應當主動表現出來，傳統檔案管理工作中的服務意識不足，服務功能往往是被動的，在數字時代，獲取信息的渠道不斷增加，因此，在檔案管理工作中，應該分析用戶的需求，從而有針對的主動向用戶提供服務。

1.2數字化檔案管理的服務應趨向綜合化，數字化用于檔案管理工作，不僅僅能豐富信息的獲取渠道，更具有智能化的服務模式，可以通過對眾多檔案關聯性的分析為用戶提供潛在的服務，讓用戶獲取更全面的信息。傳統檔案管理服務中基本上是“一檔一查”的形式，具有很大的局限性，不能契合用戶的實際需求，通過數字化，能夠讓檔案管理工作服務更全面。

1.3數字化檔案管理工作能夠整合一類檔案，使檔案管理工作在服務環節中具體、直觀、高效的展示給用戶。

2.管理內容網絡化

隨著互聯網的發展，數字化不斷完善，也為了環保，政府部門正逐步用電子檔案取代紙質檔案。但是目前數字化檔案管理工作還停留在初始階段，即信息化階段，檔案的數字化程度和應用價值沒有完全體現，僅僅可以搜索一些電子文檔和對紙質檔案進行數字化處理。因此，在數字化檔案管理的發展趨向上，網絡化是行業的必然選擇，網絡化的便捷、海量、共享等眾多性能，可以讓數字化檔案儲存在互聯網數據中，能夠有效的拓寬檔案管理工作服務范圍和用途。網絡化具有一定風險，來自黑客的攻擊和病毒入侵，會威脅檔案管理安全，因此，要完善政府部門數字化檔案管理的防火墻技術，做好對數字化檔案管理的防護工作。

3.管理人才復合化

人才是數字化檔案管理應用與發展趨向的關鍵因素，數字化檔案管理停留在初始階段的重要原因就是相關人才的匱乏。數字化檔案管理是辦公室檔案管理的一次改革，無論是從管理對象、管理方法還是管理目標上看，都和傳統檔案管理工作有很大的區別，大多數檔案管理工作者未能適應管理模式的轉型，難以適應數字化檔案管理的需求。在數字化檔案管理發展中，管理人員既要求熟悉掌握檔案管理的專業問題也要對信息技術有一定的了解。因此，政府部門要不斷引進復合型人才，同時加大對管理者的信息技術培訓教育。

綜上所述，互聯網時代科技突飛猛進，檔案管理工作也要緊跟時代潮流，加大數字化檔案管理建設尤為重要。因此，相關部門要優化數字化檔案管理模式，完善管理制度，加大資金投入，培養專業人才，為我國檔案管理工作可持續發展尋找更好的出路。由于政府部門辦公室檔案管理工作是工作中重要的組成部分，因此，數字化檔案管理工作要在未來的發展中得到重視，加大檔案管理行業數字化建設，探索未來發展的趨勢，在工作中明確數字化檔案管理的重要性，分析數字化檔案管理所存在的問題，并針對不同問題，給出相應的對策和方法建議，積極探索數字化檔案管理應用與發展的趨向。

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