淺析企業(yè)會計檔案信息化的前提基礎(chǔ)

李晨旭

摘 要：隨著科技的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越來越成為當(dāng)前社會的主流，企業(yè)檔案的信息化問題也越來越成為企業(yè)發(fā)展的焦點。會計檔案作為企業(yè)檔案的重要主城部分，其信息化問題更加受到企業(yè)管理人員的重視。本文重在根據(jù)當(dāng)前企業(yè)會計檔案的現(xiàn)狀，分析實現(xiàn)企業(yè)會計檔案信息化已有和未來需要的前提條件和基礎(chǔ)，致力于找到更好完成企業(yè)檔案信息化的方法。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 會計檔案 信息化 前提基礎(chǔ)

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）12-00-01

一、企業(yè)會計檔案信息化的背景

現(xiàn)代的企業(yè)會計檔案管理工作可分為兩種模式：第一，傳統(tǒng)紙質(zhì)記賬式。第二，會計電算化系統(tǒng)模式。第一種方式只存在于極少數(shù)小型企業(yè)當(dāng)中，大部分企業(yè)早已運用會計電算化來進(jìn)行日常的會計工作及會計檔案的歸檔、管理工作。會計檔案電算化系統(tǒng)是用電子計算機代替人工記帳、算帳、報帳，歸檔、管理以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預(yù)測、決策的過程，它改變了會計檔案的載體形式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成了電子檔案，可以說是初步實踐了會計檔案的數(shù)字化。

為適應(yīng)社會新的需求，伴隨著會計電算化產(chǎn)生的、與傳統(tǒng)形式的會計檔案既相互配合又聯(lián)系密切的、全新的電算化會計檔案管理——會計檔案信息化，成為企業(yè)會計工作發(fā)展新的研究課題。

二、實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

李瀠在其論文中曾經(jīng)提出過“‘四化是實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵”這一建設(shè)性觀點，他所說的“四化”是指“企業(yè)檔案信息的數(shù)字化、企業(yè)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化、企業(yè)檔案信息檢索的自動化、企業(yè)檔案信息接收、存儲和提供利用的一體化”。“四化”是實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，也是基礎(chǔ)。

1.實現(xiàn)企業(yè)檔案信息的數(shù)字化是基礎(chǔ)：企業(yè)檔案管理要由以往紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化檔案管理為主轉(zhuǎn)變，這要求企業(yè)以加快檔案數(shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ)，以電子文件的歸檔和管理為重點，加強企業(yè)檔案信息資源建設(shè)。一方面要把以前形成的傳統(tǒng)企業(yè)檔案信息通過掃描等途徑轉(zhuǎn)化為數(shù)字化，以便可以通過計算機直接利用，另一方面要全面推行電子公文，確保企業(yè)今后形成的檔案以電子文件為主，在企業(yè)檔案接收時就實現(xiàn)數(shù)字化。

2.企業(yè)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化是提高效率的有效途徑企業(yè)檔案信息化要達(dá)到這樣的目的：借閱者通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請，企業(yè)檔案信息管理員通過網(wǎng)絡(luò)審核并借出。整個借閱過程，借閱者無須到企業(yè)檔案室，這大大便利了廣大科研人員。由于使用方便，必然會提高企業(yè)檔案信息的利用率。

3.企業(yè)檔案信息檢索的自動化是信息化利用的關(guān)鍵標(biāo)志：傳統(tǒng)的檢索方式費時又費力，實現(xiàn)檔案信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢等方法中選取最佳的查詢方式，在檔案信息數(shù)據(jù)庫中檢索出所需的檔案信息，這不僅減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，更降低了對原始檔案的損毀。

4.企業(yè)檔案信息接收、存儲和提供利用的一體化是信息化理念的集中表現(xiàn)這實際上是以上三個方面的整合，使企業(yè)檔案信息管理的環(huán)節(jié)能夠環(huán)環(huán)緊扣，成為一個連續(xù)的整體，以便獲得更高的效率。建立一個統(tǒng)一的計算機系統(tǒng)，是實現(xiàn)一體化管理的基礎(chǔ)。

三、會計檔案信息化的前提——會計原始憑證無紙化的實現(xiàn)

1.會計憑證無紙化需求的產(chǎn)生原因

隨著近幾年網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，電子商務(wù)產(chǎn)業(yè)逐漸成為了國民經(jīng)濟的重要組成部分：各種類型的企業(yè)紛紛開展起基于電子商務(wù)的銷售、采購或服務(wù)；新的商務(wù)模式如“網(wǎng)購”、“團購”等，不斷誕生并開始爆發(fā)式地增長；使用電子商務(wù)進(jìn)行購物的消費者也逐漸增多。

這種電子商務(wù)的出現(xiàn)從會計角度來說，打破了傳統(tǒng)的會計記賬必須用紙質(zhì)的記錄進(jìn)行賬務(wù)核算的規(guī)則，讓人們重新思考會計原始憑證傳統(tǒng)存在方式的合理性。因此，會計原始憑證無紙化的定義是在電子商務(wù)迅速發(fā)展的背景下產(chǎn)生的。

2.會計原始憑證無紙化實現(xiàn)的基礎(chǔ)

會計原始憑證無紙化的實現(xiàn)要建立在一定的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，會計電算化的信息技術(shù)可以成為憑證無紙化的借鑒，信息技術(shù)方面已經(jīng)可以解決。網(wǎng)絡(luò)銀行的出現(xiàn)也為實現(xiàn)原始憑證無紙化創(chuàng)造了條件，以網(wǎng)絡(luò)銀行為核心的網(wǎng)絡(luò)體系中現(xiàn)金一經(jīng)存入銀行就變?yōu)殡娮迂泿?，而電子貨幣解決了無紙化原始憑證數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和采集，是原始憑證無紙化在資金流上的最生動的體現(xiàn)，為會計原始憑證無紙化的實現(xiàn)提供了前提。

3.無紙化原始憑證實現(xiàn)的意義

就企業(yè)內(nèi)部來看，大量紙質(zhì)原始憑證的存在與會計信息化的實現(xiàn)有著很大的不相容性，它在一定程度上制約著企業(yè)辦公無紙化的實現(xiàn)。同時，大量紙質(zhì)原始憑證的存在不僅耗費了大量的紙質(zhì)資源，在其保管上也占用了大量的人力、物力和財力。因此，原始憑證無紙化不僅能促進(jìn)辦公效能的轉(zhuǎn)變，也有著重要的環(huán)保意義。

就企業(yè)外部的信息供給狀況來看，企業(yè)需要從外部獲取的信息已發(fā)生了巨大的變化。比如，證券市場的信息系統(tǒng)每日、或者是特殊時點輸出的電子數(shù)據(jù)，已經(jīng)成為了作為會計原始憑證信息的重要組成部分；銀行或者是其他金融機構(gòu)的電子結(jié)算單據(jù)、網(wǎng)上購物的電子憑據(jù)等也給我們展示了很多非紙質(zhì)的信息載體。在這種情況下，會計人員在進(jìn)行會計處理時常會因紙質(zhì)原始憑證的證明力不足而遇到困難。由此來看，原始憑證無紙化正是解決這一問題的起點。

四、總結(jié)

通過以上論述可以說明企業(yè)會計原始憑證無紙化是企業(yè)會計檔案信息化的重要前提和基礎(chǔ)。但會計檔案的信息化除了有原始憑證無紙化這一重要前提外，還有許多因素需要考慮，首要的就是會計檔案信息化的安全問題，原始憑證無紙化后的安全問題以及其他會計檔案信息的安全問題都將是信息化過程中的難題，需要通過研究加密技術(shù)、電子印章、審核程序等現(xiàn)代科技手段去解決。所以，企業(yè)會計檔案的信息化除了達(dá)到以上前提外，還有很長的一條路要走。

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