檔案管理系統的設計與實現研究

朱喬芙

（吉林省四平市人事考試中心 吉林 四平 136000）

1 引言

重視檔案管理系統的設計與實現研究，有利于保持其良好的檔案管理效果，全面提高檔案管理工作效率及質量，并實現對檔案管理中信息資源的高效利用。因此，需要結合檔案管理的實際需要，對其管理系統的設計與實現進行深入分析，完善該系統所需的設計方案，從而為可持續發展提供可靠保障。

2 實踐中檔案管理系統的設計研究

2.1 系統的軟件結構設計

在檔案管理系統設計過程中，設計人員應結合該系統的功能特性及檔案管理工作的實際需要，落實好系統的軟件結構設計工作。具體表現為：（1）加強模塊化分析方法使用，對檔案管理系統進行功能模塊設計。該系統實踐應用中所包含的功能模塊為：用戶管理模塊、機構管理模塊、檔案庫及檔案管理模塊、借閱管理模塊等。設計中在明確這些功能模塊的基礎上，設計人員應注重系統參數表設置，像文件類目表、檔案種類表等；（2）結合檔案管理系統中不同功能模塊的實際作用，在其軟件結構設計中需要在有效的設計方法支持下，確保系統功能模塊設置合理性，并對軟件結構設計效果進行綜合評估，以便滿足檔案管理系統的實際需要。

2.2 系統所需的順序圖設置

為了提高檔案管理人員的工作效率，保持其良好的管理水平，應注重系統所需的順序圖設置。具體表現為：（1）檔案管理系統工作人員及相關人員登錄過程中，為了確保他們能夠順利登錄，并有個人的ID及密碼，則需要根據實際情況，注重檔案管理系統中的登錄系統順序圖設置；系統運行中為了達到添加用戶的目的，則需要設置添加用戶順序圖；（2）檔案管理系統運行中對用戶進行修改或刪除時，應設置好相應的修改及刪除用戶順序圖，確保系統實踐應用中能夠處于穩定的運行狀態。

2.3 系統的數據庫設計

在檔案管理系統運行中，為了達到數據存儲及調用的目的，則需要重視系統數據庫設計。具體表現為：（1）通過對檔案管理系統各組成部分功能特性的深入分析，應明確其中的用戶、檔案庫、機構等要素的屬性、包含內容等，從而為系統的數據庫概念結構設計提供相應的參考依據，得到所需 的設計方案；（2）通過對檔案管理系統中用戶信息表、檔案信息表、系統日志信息表等不同數據庫表的定義分析，在確定各表關系模式的基礎上，實現系統數據庫表的合理設置；（3）為了降低系統數據庫運行中的問題發生率，也應在需求分析的基礎上，開展數據庫完整性設計工作，確保最終設計得到的數據庫實踐應用中能夠達到檔案管理系統要求，并為檔案管理信息的高效處理及管理工作計劃的深入推進提供相應的支持。

3 實踐中檔案管理系統的實現研究

3.1 確定系統總體結構

當檔案管理系統設計工作完成后，為了提升其潛在的應用價值，需要在該系統實現過程中確定其總體結構。具體表現為：（1）通過對檔案管理系統所有業務工作內容的深入探討，在信息技術與計算機網絡的共同支持下，在計算機三維空間中繪制出系統總體結構圖，從而為其后續工作開展提供科學指導。

3.2 實踐中的登錄窗口設計

在檔案管理系統實現研究中，為了確保用戶與系統之間能夠進行交互，則需要設計人員對系統登錄窗口進行設計。具體表現為：（1）在計算機三維空間中，通過對檔案管理系統運行中用戶實現基本功能流程圖的繪制，完善檔案管理功能，進而為系統登錄窗口設計提供必要的參考信息；（2）結合用戶訪問權限管理要求，在設計理念與方法的支持下，確定檔案管理系統所需的登錄窗口，確保其設計合理性。

3.3 實踐中的驗證模塊

為了實現對檔案管理系統的高效利用，保持其良好的運行效果，則需要在系統登錄窗口設計工作完成的基礎上，設置好該系統所需的驗證模塊。具體表現為：（1）結合檔案管理工作的具體情況，繪制出檔案管理系統運行中的驗證流程圖，從而實現對系統登錄人員的身份驗證，使得系統安全性能夠得到可靠保障，優化其管理功能；（2）在檔案管理系統驗證流程圖的基礎上，設置相應的代碼，使得該系統運行中的驗證思想得以體現，為檔案管理系統的高效利用提供參考信息。

3.4 系統的WEB著錄操作界面

檔案管理系統中可以利用網絡進行遠程著錄操作，同時還可以整理和移交檔案，操作之前，系統管理員會先進行賬戶的設置操作，每個立卷歸檔的部門都會被管理員事先指定一個單獨的賬戶，通過該賬戶，用戶可以將需要立卷的文件進行歸檔，并將其著錄在文件服務器上，這一過程中，需要網絡的支持。因此，需要注重WEB著錄操作界面設置。其設置過程中應從全宗著錄、檔案文件著錄等方面入手，確保該操作界面設置有效性。

3.5 系統實現中其它要點

在檔案管理系統實現研究中，除過以上所述的內容，也需要明確該系統實現中的其它要點。這些要點包括：（1）為了滿足文字類、圖片類等不同類型檔案的管理要求，應加強檔案管理系統實現中的公共文件上傳設計，并設置好相應的模塊，確保系統應用中的各類檔案文件能夠及時地長傳到檔案管理系統中；（2）在檔案管理系統運行中，結合文件打印的實際要求，也需要落實好通用打印控件設計工作，提升檔案管理系統的潛在應用價值。

4 結語

綜上所述，結合當前的形勢變化及檔案管理的實際需要，落實好其檔案管理系統的設計與實現研究工作，具有需要的現實參考意義：有利于提升檔案管理方面的信息化管理水平，保持其管理工作高效性。因此，未來發展中相關人員應給予其所需的檔案管理系統設計與實現更多的關注，且在設計人員豐富的實踐經驗、先進的設計理念及方法等要素的支持下，確保檔案管理系統實踐應用效果良好性。

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