計算機技術在辦公自動化中的應用

馬月生

（山西職業技術學院， 山西 太原 030024）

引言

21世紀是一個信息化高度發展的世紀，計算機技術的發展和互聯網的普及，預示著人們已經逐漸進入高速發展的信息化時代。現如今，在我們的日常生活、工作和學習的過程中，計算機始終都發揮著重要的作用，成為必不可少的重要工具之一，特別是當我們在面臨著異常繁瑣和沉重的辦公業務時，計算機技術所發揮的作用不可估量。在以計算機技術為主導作用下的辦公自動化的幫助下，處理、加工以及存儲信息都能夠做到一步到位，實現一體化辦公，由此可以極大地促進工作效率和質量的顯著提升。

1 辦公自動化的概況

所謂辦公自動化是指在計算機技術的幫助下，類似于處理數據、整合資源和存儲檔案等各種辦公室內部業務都能夠在最短的時間內高質量高效率的完成，故計算機技術是辦公自動化最強大的支撐，在此基礎上它能夠把信息管理和互聯網技術有機地結合在一起，換言之辦公自動化是信息化時代發展到一定階段的重要產物。辦公人員在實際工作過程中，只需要借助專業的計算機設備和處理軟件，便可以有效地處理和加工各種信息，然后在互聯網的輔助作用下存儲或者上傳那些已經處理好的信息。對信息的處理和加工的整個過程基本上都是通過操作計算機實現的，工作人員也只是對計算機進行相應的操作，故這種在辦公室工作中依賴計算機完成對各種信息的處理和加工的模式被稱為辦公自動化[1]。

2 計算機技術在辦公自動化中應用的具體特征

2.1 互不干擾的邏輯結構

在平時的辦公過程中，辦公自動化用戶在對信息進行處理時通常會借助專業的軟件，并且從辦公數據庫中可以將所需要的信息直接調用出來。若同時運行數據庫和應用軟件，則極有可能出現數據紊亂的情況，進而不能全面地將數據庫的數據導出來，更有甚者還會出現各種亂碼的現象。然而，計算機技術所采用的結構具有一定的邏輯性，能夠明確地將數據庫和應用軟件區分開，即使二者的操作同時運行，數據紊亂的情況也不會出現，這便在很大程度上為辦公自動化本身的準確性提供了重要的保障[2]。

2.2 同步更新的數據庫

充分發揮辦公自動化的作用，離不開計算機對數據庫中各種數據和信息的調用和處理，由此辦公自動化的功能才能很輕松的實現。出于對辦公自動化用戶的考慮，相同的用戶在不同地區和計算機上通過軟件進行登錄時，是可以將相同數據庫內的信息和數據直接調用出來的，并且數據庫的內容也可以實現異地的同步更新，大大提高了在異地進行辦公的效率。

此外，辦公自動化中應用計算機技術，通過對數據進行加密和授權，以及防火墻的啟動等，在很大程度上提高了辦公信息的安全性。

3 計算機技術在辦公自動化中的功能

3.1 對數據進行自動備份

計算機技術在辦公自動化的應用過程中，由于忘記存儲的錯誤操作、突然的斷電和線路出現損耗的計算機自身的故障造成數據被錯誤刪除的現象時常出現，為此給后序辦公的正常開展造成非常不利的影響。借助計算機自動備份數據的功能，便可以很大程度上提高數據的完整性與安全性，待計算機對辦公自動化用戶的數據進行自動備份后，由于用戶錯誤的操作和計算機本身故障所導致的數據丟失的現象便可以得到有效的控制[3]，在已經備份數據的幫助下可以在最短的時間內將原先的數據進行恢復。另外，當計算機數據庫的存儲設備出現一定的故障，導致不能將已經丟失的數據重新恢復或者不能繼續進行數據的存儲時，數據庫管理員還可以通過數據恢復的強大功能，將所丟失資料的日志備份盡可能地恢復，從而使數據存儲的有效性得到最大限度的保證。

3.2 對數據進行密碼保護

計算機數據庫的破壞主要與內部和外部的破壞有關，有些用戶對計算機數據庫的用戶名與密碼通過非法盜取而獲得其他用戶數據庫是最主要的破壞行為，并且這種不法行為在很大程度上已經嚴重威脅了用戶數據庫的安全性，故為有效防止出現用戶丟失或者泄露數據的現象，最大限度地確保辦公自動化用戶能夠對計算機運行程序進行安全且方便的調用，計算機數據密碼保護技術就在其中發揮著至關重要的作用。

通過計算機密碼保護系統可以幫助數據庫管理系統實現對計算機辦公自動化數據安全性和可靠性的有力保護[4]。同時，該保護系統能夠防止不法分子對用戶數據庫數據進行隨意且非法的篡改與盜取，從根本上為眾多辦公自動化用戶提供有效的保障，保證計算機數據的安全。

除此以外，隨著計算機技術和互聯網技術的普及發展，辦公自動化技術的發展日漸成熟，應用于計算機密碼保護的范圍越來越廣，為促進辦公信息安全等級的顯著有效提升，一大批具備較高安全等級的保護系統與軟件正不斷地涌現出來。

4 結論

21世紀是一個計算機技術和互聯網技術高速發展的時代，企業要想在日益激烈的市場競爭中脫穎而出并占領一席之地，必須在迎合市場需求的基礎上，促進自身處理事務能力、效率以及質量的提升。計算機技術在辦公自動化中的應用有助于節省人力操作，確保數據信息的安全性和穩定性。

參考文獻

[1] 夏春梅.辦公自動化中的計算機技術應用探討與研究[J].價值工程，2014（36）：215-216.

[2] 王柳惠.關于辦公自動化中的計算機技術應用相關思考[J].科技傳播，2015（20）：107-108.

[3] 宋新樂，宋文文.基于辦公自動化中的計算機技術應用的探析[J].電子測試，2016（10）：74-75.

[4] 甘露，雷梁.計算機技術在辦公自動化中的應用研究[J].山東工業技術，2016（13）：152；222.