公共圖書館閱讀推廣活動項目化管理模式研究

孟慶宇

（南京圖書館，江蘇 南京 210016）

項目管理作為管理學的重要研究方向之一，具有成熟的理論體系和豐富的實踐經驗，目前已引起了圖書館界人士的廣泛關注。閱讀推廣活動作為公共圖書館最具創新性的工作內容之一，如何有效地從管理學的角度來推動工作流程和環節的完善已成為當前公共圖書館閱讀推廣工作研究的熱點[1]。國內目前已開展的實踐活動表明，在公共圖書館閱讀推廣活動中引入項目管理有助于進一步煥發閱讀推廣活動的生命力，豐富閱讀推廣的理論，提升廣大閱讀推廣工作者的服務水平和創新能力。筆者將在總結公共圖書館閱讀推廣活動項目管理模式發展現狀的基礎上，進一步探討如何完善項目管理的具體流程和措施，以期為公共圖書館閱讀推廣工作者開辟新的思路。

1 項目管理與公共圖書館閱讀推廣活動

1.1 項目管理

項目具有臨時性以及周期性特征，是為了實現一定目標（產品或者服務）的任務組織形式，同時項目還會受客觀環境的影響。無論何種規模的項目，如果具有特定目標以及相應的完成期限，都可以運用項目管理技術或者策略對其進行監測和管理[2]。項目管理的本質在于對參與其中的各類資源進行調配，并運用管理理論和策略全面提升實際管理能效，滿足日常管理需求的同時，在管理實踐中對項目實施方案進行優化和創新。高效的項目管理應匹配科學的管理方法，包括關鍵路線圖以及動態監測等，其中全面控制也是常用的項目管理方法。根據項目實際發展進度與安排，還可將項目任務進行拆分，分階段推進項目，平衡參與部門或者人員的利益分配，以實現既定管理目標和任務。

1.2 公共圖書館閱讀推廣活動項目化管理應用現狀

以項目管理的方式方法開展具體工作在我國公共圖書館界中起步相對較晚，直到本世紀初才有學者系統化地開展相關的理論研究與實踐探索。從方向上來看，項目管理應用于公共圖書館主要集中于數字化圖書館建設、會展展演活動、閱讀推廣活動、圖書館基礎設施建設等方向。在閱讀推廣活動實踐應用當中最為典型的案例是佛山圖書館2011年提出的“項目立館”工作模式，這種模式在國內首次將項目管理理念與方法全方位引入閱讀推廣活動中。此后，公共圖書館界出現了研究和應用閱讀推廣活動項目化管理的小高潮，如寶雞市圖書館在“書韻飄香古陳倉——你閱讀我買單”閱讀推廣活動中全程引入了項目管理的基本方法；湖南圖書館開展的“尋找城市記憶”閱讀推廣活動，通過對項目管理方法的創新性運用，有效地提升了活動的總體影響力。近兩年，公共圖書館閱讀推廣活動中項目管理的應用又出現了嵌入化發展的趨勢，部分公共圖書館盡管沒有在閱讀推廣活動中全流程地引入項目管理的方法，但從其活動開展的實際過程中發現，許多項目管理的基本理念得到了廣泛的借鑒和運用，例如閱讀推廣館員團隊的組建、活動流程的規范化、活動效果的評價評估以及活動的預算管理等[3]。標志著項目管理引入公共圖書館閱讀推廣活動的方式得到了創新性發展。由此可見，我國公共圖書館在閱讀推廣活動中引入項目管理的方法并不一定需要在全環節中照搬套用，更多情況下需要從環節創新的角度對項目管理的基本理念進行靈活運用。

2 公共圖書館閱讀推廣活動運用項目管理模式的優勢

2.1 有助于體現閱讀推廣活動的創新性

公共圖書館目前所開展的閱讀推廣活動組織方式通常為金字塔階梯式。在該模式下，項目的協調與控制主要通過嚴格的等級傳遞制度與相應的管理細則實現，領導的意見對項目的運行起到了決定性的作用，基層執行者的創新性意見難以被及時采納，活動組織的靈活性也不足，對于突發情況難以把控。這種管理模式側重于如何周密地部署和實施活動計劃，即關注點在于圖書館做了哪些工作內容，而不注重讀者的感受，評估結果也很難體現活動的創新性。而項目管理模式下的閱讀推廣活動組織方式更為靈活，尤其是扁平化的組織體系有助于各個工作小組之間及時進行溝通，創新性想法在很大程度上可以獲得領導層和執行層的認可，從而使得活動內容的創新性更容易體現。閱讀推廣活動的創新性與項目管理的基本方法之間并不存在沖突。原因在于，閱讀推廣活動既可以從內容上進行創新，也可以在服務方式或者宣傳途徑等環節進行創新，并非一定要打破項目管理的基本流程模式[4]。

2.2 有助于促進閱讀推廣活動的總體協調性

公共圖書館所開展的閱讀推廣活動通常以職能部門為基本組織單元進行，過程中往往需要獲取其他職能部門的幫助或協調。在傳統管理模式下，各個職能部門也都有明確的任務，相互之間的連貫性和合作性較低，這樣就限制了圖書館整體服務功能的正常發揮。相對而言，項目管理作為一種科學化的管理方法，可以通過項目管理理論的指導及工具的運用，有效地對公共圖書館閱讀推廣活動的項目組織關系、項目進程進行協同管理與程序化控制，與活動息息相關的人力資源、設施設備、資金等內容也能夠得到更為有效的優化配置，從而促進了閱讀推廣活動的整體協調性。

2.3 促進了閱讀推廣活動的可持續開展

公共圖書館傳統服務模式下的閱讀推廣活動目標雖然明確，然而要想實現對目標的全面衡量，在實踐上卻存在一定困難。傳統模式下的閱讀推廣活動注重觀察實施過程，但無法有效監測實際效果，對活動中產生的文檔以及文件未做針對性的管理和保存。在項目管理模式下，閱讀推廣活動可以設置明確的任務目標，并且對細分目標進行動態記錄和評估；項目管理還可以對實際效果進行監測和評價，從而綜合分析活動的實際效果，并及時提升用戶體驗，為后續優化管理提供必要的信息支撐；此外項目管理可以將檔案保存置于重要地位，不遺余力地管理檔案，以便對過程進行查驗或者核對[5]。

3 公共圖書館閱讀推廣活動項目化管理的基本流程

結合項目管理的基本方式方法來看，公共圖書館閱讀推廣活動可以按照項目啟動、項目規劃、項目執行與監控、項目總結與評價4個環節來開展，但每個環節中所涉及的詳細步驟應當圍繞活動的組織特征來選擇性地進行實施[6]。結合目前國內公共圖書館閱讀推廣項目化管理的實際情況，大部分全方位引入項目化管理的閱讀推廣活動流程如圖1所示。

圖1 公共圖書館閱讀推廣項目化管理的基本流程

3.1 項目啟動

項目啟動是閱讀推廣活動的前期準備過程，其目的在于有效地對現有閱讀推廣資源進行梳理，并結合任務目標進行最佳項目的選擇。首先要明確項目的總體目標以及子目標，目標在設定的過程中應當把握適度性原則，既不能過低也不能超過資源的供給能力；其次，要精準識別項目關聯體，圖書館需要通過項目關聯體的精準識別，來有效地擴充活動資源的來源范圍，如社區的場地、新聞媒體的傳播渠道以及志愿者的組織等；再次，要進行讀者需求分析，只有切實地把握了目標讀者的個性化、多元化目標需求，才能有針對性地設計出優質的活動項目；最后，在對項目進行可行性分析的基礎上，形成項目策劃書，完成立項工作。

3.2 項目規劃

項目規劃的目的在于通過精心的設計來實現項目的科學化部署，這也是項目能否得到成功執行的關鍵。項目規劃的主要內容包括項目任務分解與分工、任務責任人職責明確、制定進度計劃以及資金預算管理四個方面。首先，需要按照層層分解的方法，將項目逐步分解成為一個個可以監控和具體執行的任務子集合體，并明確每一個任務執行人及其職責范圍。之后，需要制定項目的進度計劃，確定每一個工作任務起止的時間，常見的工具主要有甘特圖、重大事件進程圖、時間尺度網絡圖等。最后，要形成資金經費預算表，通過預算管理的方式來實現對資金經費的嚴格監控與把握。

3.3 項目執行與監控

項目完成啟動和規劃之后，就進入了執行與監控環節。項目執行需要嚴格按照項目規劃的內容，按部就班地按照時間節點開展相關任務，推動閱讀推廣活動的實施。項目執行作為項目管理模式下閱讀推廣活動中最為關鍵的環節，在很大程度上決定了活動的成敗與否。傳統服務模式下的公共圖書館閱讀推廣活動往往涉及面較廣、執行內容較為繁瑣，經常容易出現顧此失彼、重復拖沓的現象，而通過項目的有力監控可以有效地彌補這方面的不足。針對公共圖書館閱讀推廣活動，項目監控的內容主要包括時間監控、人力資源監控、資金監控以及質量監控四個方面[7]。

3.4 項目總結與評價

一次閱讀推廣活動結束后，公共圖書館需要及時對活動項目的實施狀況以及效益進行全面性總結，并按照既定的績效評價框架開展評價工作，從而準確總結活動形成的經驗與存在的不足，為下一階段活動的完善與改進提供基本條件。活動的評價可以分為內部評價以及外部評價兩個方面。內部評價主要是指項目責任人對活動開展情況的總結；外部評價主要是通過新媒體、自媒體等軟件定向收集讀者的反饋意見[8]。

4 完善公共圖書館閱讀推廣活動項目化管理的對策

4.1 以完善的理論為基礎，注重項目管理流程的導入與應用

閱讀推廣作為一項系統工程，需要在短時間內調配人力和物力資源，并將其進行整合，通過集約化運作推動活動的全面落地。由此可見，閱讀推廣活動滿足項目管理的基本特征。針對閱讀推廣活動的相關要求，合理運用項目管理策略和工具，可以加強活動的協調和系統控制，同時還可以在保持原有組織架構不變的情況下，以橫向工作團隊的形式，進一步減少組織內耗，提高管理的效能。此外，項目管理有著明確的管理流程，匹配科學的評估機制，能夠激發參與人員的工作積極性，并最大程度實現投放資源的優化配置，保障整個項目向既定目標前進。另外，項目管理還有助于建立健康積極和諧的組織文化，充分挖掘個體的創造潛力，為提高員工職業技能創造條件，有利于培養具有現代管理理念的青年管理者，增強組織認同和文化認同。高效的項目管理機制能夠擴大閱讀推廣活動的影響力，并顯著提高服務和管理的水平與質量[9]。

4.2 以讀者為中心，實現讀者體驗的全方位反饋

廣大讀者群體是公共圖書館閱讀推廣的服務對象，讀者群體參與范圍以及深度直接影響圖書館項目的實際成效。因此在項目設計階段，閱讀推廣館員應明確可行性、邏輯性以及周密性等實施原則，以保證項目設計不脫離實際，同時還要積極參與實地調研工作，充分與受益群體展開溝通，記錄并總結其對項目實施的建議和意見，重視第一手資料與檔案的管理和分析工作，使項目設計能夠全面反映實際需求。在項目實施環節，項目管理者應積極提高受益群體參與項目的自主性和積極性，通過問卷調查等方式了解其對項目的真實反饋，為優化后續管理方案提供信息支持。在項目評估環節，項目管理者需要注重形成全方位的績效評估，只有建立在多方評估基礎上的綜合評價，才能推動項目管理模式的創新，進而提升管理能效[10]。

4.3 以科學的激勵管理手段為向導，構建高效能的館員團隊

國內已開展的公共圖書館閱讀推廣活動項目化管理實踐證明，在活動組織過程中，恰當地引入科學化的激勵管理手段，能夠充分發揮和利用館員的潛能，進而促進項目管理總體目標的實現，這也是公共圖書館閱讀推廣活動構建高效能館員團隊的必由之路。激勵管理手段的實施應當注重以下幾個方面：一是注重情感尊重。要充分給予執行館員一定的知情權，在開展工作和決策時，盡可能保證民主性和公正性，多聽取他們的心聲和意見。同時，在分配任務的過程中，要信任館員的能力，給他們足夠的空間發揮自身的才干。二是要健全考核的方式方法，完善競爭性激勵制度。要充分重視館員工作任務之間的差異性，探索性開展分類考核制、專業考核制，并從多個角度體現考核結果的有效性。三是要保障物質獎勵的兌現，可以考慮采用合適的方式方法對工作業績突出的館員給予一定程度的現金或實物獎勵，從而增加其工作的積極性，體現出正向示范效果[11]。

4.4 以活動的成效與質量為根本，強化過程的監控與協同

閱讀推廣活動的成效與質量直接決定了活動的可持續化程度，因此必須加強項目管理過程的監控與協同。可以考慮從以下三方面入手：首先，明確推廣策略和方案。高效的、能夠滿足受眾需求的閱讀推廣策略才可以減少實際運作中的阻力，提高項目管理的效率，并降低由此產生的內耗。組織者要注重團隊意識的培養，促進項目成員及時完成工作任務，消除相互推諉等現象；其次，在項目實施環節，組織者應對實際運作流程進行全面監控，將人員以及材料費用列為重點監控對象，這樣才能全面了解項目的進展，及時優化和完善管理流程；最后在閱讀推廣服務以及項目管理方面，需嚴格按照ISO系列質量認證的要求進行，不斷優化項目管理機制，增強讀者服務滿意度。此外還應積極嘗試職能管理創新，將管理職能評價與國際標準保持一致，推動職能管理標準化和規范化。

5 結語

目前，公共圖書館閱讀推廣活動采用項目管理的模式在國內尚處于探索性階段。公共圖書館閱讀推廣活動不同于商業活動，其公益性是活動開展的首要原則，而國內較為成熟的項目管理模式大部分來源于商業活動。因此，如何將商業活動項目管理模式下的一些先進理念，如主動服務意識的形成、溫馨環境打造等有效地引入公共圖書館閱讀推廣活動當中，仍需要圖書館人在實踐中進行探索和總結。