對信息時代基層電視臺檔案管理的思考

張 暄

（作者單位：丹陽市廣播電視集團）

電視臺的檔案管理是廣播電視事業發展的重要組成部分。時代在不斷地發展變化之中，信息化、網絡化與人們的生活越來越接近，人們的學習、工作都離不開現代信息化技術。計算機技術在辦公自動化領域被廣泛應用。然而，我國基層電視臺的檔案管理工作信息化程度并不高，檔案管理的手段和方式相對于其他行業較為落后，和現代的信息管理方式差距較大，存在著一些不容忽視的問題。隨著時代的發展，電視臺的檔案管理工作也發生了很大的變化，檔案工作如何能更好地為廣播事業服務，是新時代檔案管理者要思考的問題。

1 信息時代基層電視臺檔案管理需要實現的轉變

1.1 接收和保管方式的轉變

新的時代就要有新的檔案管理保存方式。隨著科技的發展，電腦管理檔案的模式已經逐步取代了傳統的用人工記錄與管理的舊模式。現代的電子檔案隨著時代的發展也出現了新的接收和保存方式，檔案管理人員在管理和接收檔案時，必須要遵守《電子文件管理辦法》，及時提出觀點，并且使得信息集成系統的編制人員在其系統的設計和運行中，加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內容，以便有效維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性[1]。

1.2 實物載體向電子載體轉變

傳統的檔案載體基本上都是紙張，有具體形狀的實物。而隨著科技的發展，檔案大多變成了一種“無形”的電子載體，在電腦等電子設備上存儲。檔案管理者要在管理過程中利用好電腦這種電子設備，采取更加方便的、節約檔案管理者時間和資金的新型管理模式，在新的時代背景下做好對電子檔案的管理和利用。

2 信息時代基層電視臺檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理意識較為淡薄

部分基層電視臺沒有設置獨立的檔案管理部門，檔案管理人員也沒有意識到檔案管理的重要性，且其職業技能并不能滿足檔案管理工作的要求，保密意識也有待加強。此外，檔案管理人員對于檔案查閱審核工作執行得不是非常嚴格，難免會出現漏洞。

2.2 檔案管理手段相對落后

隨著我國科學技術不斷發展，信息技術的應用十分廣泛，基層電視臺檔案管理工作也融合了信息技術。但是，檔案管理手段還相對落后，信息化保密軟硬件質量偏低，尚未完全實現檔案管理信息化建設。

2.3 檔案管理制度有待健全

目前，一些基層電視臺所運用的檔案管理制度并不完善，部分檔案管理人員雖然非常重視檔案的保密工作，卻忽視了檔案資源的開發與利用，“重藏輕用”問題極為普遍，他們對檔案資源的科研價值與潛在發展價值均缺乏科學、全面的認知，尚未立足檔案管理的最終目標，削弱了檔案保密管理工作的職能。

3 做好信息時代基層電視臺檔案管理的措施

3.1 提高工作人員的保密意識，重建檔案管理模式

加強基層電視臺檔案管理人員的職業保密意識，以適應信息時代的發展趨勢，創新檔案管理模式，首先要從檔案管理細節做起，引導檔案管理人員全面優化檔案管理流程，在日常工作中逐步提升自身的職業素養和保密意識。某地方電視臺就配合內部保密辦進行了涉密信息排查工作，對所有的計算機逐臺進行檢查，確保上網計算機上沒有涉密文件。利用微信、微博、QQ群等平臺宣貫了信息安全的重要性，提高了全員的安全保密意識。

3.2 做好檔案立卷歸檔工作，確保檔案內容的完整性

全面做好檔案立卷歸檔工作是確保檔案內容準確無誤的基礎。一般情況下，立卷歸檔管理工作分為四步。第一步，全面重審檔案卷宗，檔案管理人員應認真查看檔案文件是否齊全，對不屬于立卷歸檔范圍的文件，要予以剔除，檢查卷內檔案文件是否有一定的聯系，對于無聯系的內容應及時挑出歸入有關卷內。第二步，要做好案卷軟封面的編制工作，調整好案卷之后，要重新編制封面。第三步，要優化檢索工具。“檔案索引”是把反映一定內容或者某個具體問題的檔案用一定的方法，以相對固定的格式編制成的一種便于查找的工具。對于基本完成立卷步驟的案卷，檔案管理人員應通過編制并利用檢索工具，使得整個歸檔管理工作有序而高效。第四步，要做好檔案資源的入庫保管工作。檔案文件接收入庫后，由檔案管理部門進行統一保管。如果保管不善，不僅會損毀檔案，而且會影響檔案的利用，削弱了檔案管理工作的實際價值。

3.3 引入信息技術，提升檔案信息化管理質量

從微觀視角來分析，檔案入庫保管之后并不意味著檔案管理活動就此結束，在信息時代的檔案日常工作中，時常需要調閱和利用已經入庫的檔案資料，這就要充分引入信息技術對檔案資源實施應有的管理。檔案管理人員應盡量避免無關人員任意進出，保管好鑰匙和電子檔案的密碼，同時要注重對檔案內容的保密防護，保證基層電視臺檔案信息網站的安全性，完善檔案信息管理的系統。另外，要做好檔案資源的動態管理工作，明確動態管理包含隨時動態管理和定期動態管理。其中，隨時動態管理就是結合日常管理工作的隨時進行而發生的動態注記和相應管理工作。

3.4 完善檔案管理制度，加強信息化建設

完善的檔案管理制度是創新檔案管理模式以及加強檔案管理信息化建設的基礎保障，檔案管理人員應協助基層電視臺制定符合信息時代創新需求的檔案管理制度，創新內容應包括檔案主題內容和適用范圍、總則、檔案的管理體制、職責、檔案的收集與歸檔、檔案的整理和歸檔、檔案的統計、檔案的保密和安全、檔案的鑒定和銷毀、檔案的開發和使用、檔案管理的經費及檔案管理工作的獎勵和處罰等。

3.5 強化檔案管理創新，實現優質資源的社會共享

在信息時代，電視臺檔案管理人員應秉承與時俱進的方針，不斷提高自身的工作效率，從多重角度進行創新，全面整合有價值的檔案資料，并做好資料的管理工作。對于電視資料的開發和利用，電視臺要根據市場經濟條件對電視資料進行合理開發和利用，努力實現電視臺資源利用的最大化。

3.6 實現人性化管理，培養信息化人才

基層電視臺要多關注檔案管理工作人員的工作情況，給予他們更多的支持與理解，鼓勵他們更新思想觀念，以便于更好地發展檔案管理工作。及時安排檔案管理工作人員進行相關的檔案管理工作的學習，提高他們的知識文化水平和檔案管理能力，提升檔案管理人員的技術水平。檔案管理人員要提升自身的職業素質，加強對計算機技術和現代化檔案管理技術的學習，為基層電視臺檔案管理工作做出自己最大的努力。

4 結語

在新的時代背景下，新的技術、新的觀念也在隨著時代科技的發展在不斷進步。電視臺檔案管理工作者要更新思想觀念，發揮自身創造力，創新檔案管理工作，以便實現檔案管理工作的最優化。電視臺檔案管理工作者要改變思想，最大程度地提高檔案資料的利用率，符合新時代的要求，使得電視臺的檔案管理工作更加的有規范性，有標準性，有科學的理論支撐，沿著既定的軌道快速發展。