高校行政辦公自動化系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)計實現(xiàn)與趨勢

田蓓 王曉東

摘要 高校行政辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)是高校數(shù)字校園建設(shè)的重要組成部分，是提高高校管理水平的有效途徑，對于推進(jìn)高校信息化進(jìn)程和智慧校園建設(shè)具有重要意義。本文分析了行政辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)，提出了系統(tǒng)的總體設(shè)計，對重要功能模塊設(shè)計進(jìn)行了詳細(xì)分析，并對系統(tǒng)的開發(fā)環(huán)境及具體的系統(tǒng)技術(shù)實現(xiàn)方式進(jìn)行了探討，對移動互聯(lián)網(wǎng)時代高校行政辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展趨勢進(jìn)行了分析，對其提出了思路和建議。

[關(guān)鍵詞]高校行政 辦公自動化系統(tǒng) 設(shè)計實現(xiàn) 趨勢展望

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機技術(shù)結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。盡管辦公自動化得到普遍認(rèn)同和廣泛應(yīng)用，但是當(dāng)前一些高校在行政辦公信息化水平仍然不高，信息碎片化、信息缺失以及信息決策失誤等情況時有發(fā)生，極大制約了高?；A(chǔ)管理水平的提升。建立安全、高效的辦公自動化系統(tǒng)能夠促進(jìn)高校行政部門內(nèi)部結(jié)構(gòu)優(yōu)化，推進(jìn)高校行政部門向管理服務(wù)型轉(zhuǎn)化和高校行政信息公開，改善學(xué)校的教學(xué)、科研、管理與服務(wù)環(huán)境，促進(jìn)高校行政辦公管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)。因此，建立并運用行政辦公自動化系統(tǒng)，不僅是適應(yīng)新形勢的需要，也是加快教育事業(yè)發(fā)展，提高高校管理水平的需要。

1 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

從OA辦公系統(tǒng)功能實現(xiàn)層面分析，我們可以將其分為日常事務(wù)型、知識管理型以及分析決策型，高校的OA辦公系統(tǒng)建設(shè)可以分步實施，最終要在滿足日常事務(wù)管理的基礎(chǔ)上，逐漸實現(xiàn)知識管理和分析決策功能。OA辦公系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)目標(biāo)包括以下方面：

1.1 規(guī)范審批業(yè)務(wù)

OA辦公系統(tǒng)將全面規(guī)范高?；A(chǔ)管理，以電子化的方式規(guī)范審批業(yè)務(wù)，如對審批流程、審批權(quán)限、審批時限、審批意見、審批委托、審批轉(zhuǎn)辦、歷史審批查看等項目和環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，有效提高高校制度的執(zhí)行力的同時實現(xiàn)了審批過程的可追溯性。

1.2 提高業(yè)務(wù)審批效率

OA辦公系統(tǒng)通過將審批事務(wù)電子化和模板化、線下審批流程網(wǎng)絡(luò)化，助推高校行政實現(xiàn)自動化和移動化辦公，節(jié)省了辦公時間，拓展了辦公空間，極大提升了審批效率。

1.3 實現(xiàn)高效溝通和協(xié)作

OA辦公系統(tǒng)通過部署各種信息化的溝通工具，如即時消息、郵件、論壇、通知、公告等模塊，幫助高校各部門以及教師之間實現(xiàn)更及時、更有效、更廣泛的溝通和協(xié)作。同時，通過OA辦公系統(tǒng)的消息引擎能夠?qū)崿F(xiàn)人與系統(tǒng)之間的信息互動，系統(tǒng)能及時將信息變更、待辦工作等事項發(fā)出提醒，防止行政辦公人員遺漏工作。

1.4 實現(xiàn)目標(biāo)計劃管理

通過OA辦公系統(tǒng)的計劃管理模塊，行政人員可以按照不定期計劃、月計劃、周計劃、日計劃等安排個人工作，領(lǐng)導(dǎo)可以通過流程追蹤、進(jìn)度監(jiān)控、流程督辦、計劃查詢等功能實現(xiàn)對目標(biāo)計劃的全程管控并及時跟進(jìn)督辦、檢查和考評下屬工作，提高行政辦公工作效率。

1.5 實現(xiàn)事件管理

藝術(shù)高校專門演出、教師講座、師生交流、大型國際交流等活動頻繁，事件管理模塊可以方便實現(xiàn)教室、會議室、演出廳、車輛申請、會議提醒等功能，極大方便了師生的日常工作學(xué)習(xí)生活。

2 系統(tǒng)設(shè)計及功能

2.1 總體系統(tǒng)設(shè)計

高校OA系統(tǒng)涵蓋的內(nèi)容比較廣泛，不同的高校有不同的模塊需求，本文接下來將重點介紹常見通用的模塊，主要包括公文管理、目標(biāo)管理、會議管理、文化建設(shè)，綜合辦公、組織機構(gòu)管理等。

2.2 系統(tǒng)功能簡介

2.2.1 公文管理

公文管理采用的是工作流技術(shù)，是個人、團(tuán)隊、組織之間傳遞信息和執(zhí)行組織管理規(guī)則的事務(wù)處理工具，可以實現(xiàn)如正式發(fā)文流程、請示等流程。其邏輯功能主要包含新建事項、待發(fā)事項、己發(fā)事項、待辦事項、己辦事項、督辦事項等，具體如下：

（1）新建事項：發(fā)起一個協(xié)同工作。

（2）待發(fā)事項：新建了一個協(xié)同工作，只是暫存，沒有啟動工作流程。

（3）己發(fā)事項：新建一個協(xié)同工作，并已經(jīng)啟動該工作流程，已經(jīng)開始審批流轉(zhuǎn)了。

（4）待辦事項：已經(jīng)發(fā)起的一個協(xié)同工作，下一步輪到登錄者審批，登陸者登錄OA辦公系統(tǒng)時，會在待辦事項里看到該協(xié)同工作。

（5）己辦事項：已經(jīng)啟動的所有協(xié)同工作中，審批節(jié)點包含自己的并且自己已經(jīng)處理完畢的流程。

電子簽名技術(shù)、電子印章的使用和管理功能將主要運用于公文管理審批模塊。

2.2.2 目標(biāo)管理

目標(biāo)管理包含任務(wù)管理、項目管理、工作計劃、日程事件、時間視圖。

（1）任務(wù)管理：領(lǐng)導(dǎo)可以向自己的下屬或平級發(fā)起任務(wù)，并指定規(guī)定的時間內(nèi)完成，對于一項任務(wù)有六個狀態(tài)：未完成、進(jìn)行中、未開始、已超期、己完成、己取消。任務(wù)模塊方便快捷，可以讓領(lǐng)導(dǎo)和一般工作人員隨時關(guān)注自己的任務(wù)進(jìn)展，提高工作效率。

（2）項目管理：類似于任務(wù)管理，只是項目是范圍比較大，周期比較長。

（3）工作計劃：此模塊可以指定規(guī)定時間內(nèi)完成一個工作計劃，包括周計劃、日計劃、月計劃，一方面可以提高工作人員的工作效率，一方面提升管理水平。

（4）日程事件：主要是提醒個人的相關(guān)事宜，對于重要的計劃節(jié)點系統(tǒng)會自動推送到首頁面比較顯眼的地方，方便承擔(dān)任務(wù)的人員查看。

（5）時間視圖：該模塊類似于一個統(tǒng)計模塊，將時間按日歷的形式展現(xiàn)出來，并將某一天甚至某一時間段的任務(wù)、項目、工作計劃展現(xiàn)出來，讓工作人員一目了然。

2.2.3 會議管理

該模塊包含會議安排、待開會議、己開會議、會議資源（申請會議室）等功能。教師可以在該模塊中申請會議室，可以查看某一時間段某個會議室是否可用，并以圖形的形式直觀展示，通過不同顏色標(biāo)注可用使時間段和己占用的時間。

2.2.4 文化建設(shè)

文化建設(shè)包含單位的新聞，單位的公告、部門的公告、單位討論、部門討論等。在該模塊，高校行政人員和教師可以方便快捷地看到單位發(fā)出的所有新聞和公告。系統(tǒng)還可以設(shè)置部門專屬公告空間和討論區(qū)，僅限本部門人員用于內(nèi)部交流。

2.2.5 綜合辦公

綜合辦公包含車輛管理、辦公用品管理、辦公設(shè)備管理、報銷管理、檔案管理等。比方說要申請辦公用品，則需要填寫一個申請表，待有權(quán)限部門審核畢后即可領(lǐng)取辦公用品。再比如，重要活動需要派車，也需要在綜合辦公模塊中發(fā)出流程，在申請表填上需要派車的時間和車輛類型，待審批后即可使用。

2.2.6 組織機構(gòu)、應(yīng)用設(shè)置和權(quán)限設(shè)置

只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)限看到組織機構(gòu)、應(yīng)用設(shè)置和權(quán)限設(shè)置界面。系統(tǒng)管理員可以對學(xué)校的部門、人事、崗位、角色進(jìn)行管理，各個部門的人員結(jié)構(gòu)是什么樣的，哪些工作人員有發(fā)文的權(quán)限，哪些工作人員有某個模塊申請的審批權(quán)限等等都需要在權(quán)限設(shè)置模塊中進(jìn)行設(shè)置。

3 系統(tǒng)技術(shù)實現(xiàn)

3.1 系統(tǒng)架構(gòu)

當(dāng)前OA辦公系統(tǒng)的開發(fā)通常有兩種開發(fā)模式，分別為C/S（客戶端/服務(wù)器）和B/Sf瀏覽器/服務(wù)器）模式。高校OA辦公系統(tǒng)規(guī)模和業(yè)務(wù)量較大，軟件結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，基于c/s架構(gòu)下開發(fā)的系統(tǒng)中，客戶側(cè)和服務(wù)器負(fù)荷較重，系統(tǒng)運行效率、移植性等均無法達(dá)到系統(tǒng)運行需求。在B/S架構(gòu)包含了客戶層、表現(xiàn)層和數(shù)據(jù)服務(wù)層三層次的模型，軟件應(yīng)用的業(yè)務(wù)邏輯完全在應(yīng)用服務(wù)器端實現(xiàn)，用戶表現(xiàn)完全在Web服務(wù)器實現(xiàn)，客戶端只需要瀏覽器即可進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，基于B/S架構(gòu)下系統(tǒng)從開發(fā)到后期維護(hù)只需在服務(wù)器側(cè)進(jìn)行操作，使得系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和操作變得簡單，降低系統(tǒng)運維成本，提升系統(tǒng)安全性。此外，在客戶側(cè)與服務(wù)端中間添加一個邏輯應(yīng)用層，使得系統(tǒng)可將客戶側(cè)的業(yè)務(wù)與其他獨立開來，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)更加靈活，是高校OA辦公系統(tǒng)開發(fā)的首選架構(gòu)。

3.2 開發(fā)語言及開發(fā)環(huán)境

為了更好支持B/S結(jié)構(gòu)，保證系統(tǒng)良好的可擴展性，建議使用java語言開發(fā)系統(tǒng)，開發(fā)模式采用基于目前OA技術(shù)中最為先進(jìn)優(yōu)秀的技術(shù)架構(gòu)J2EE框架，即Struts+Hibemate+Spring，其核心是一組技術(shù)規(guī)范與指南，其中所包含的各類組件、服務(wù)架構(gòu)及技術(shù)層次，均有共通的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)格，讓各種依循J2EE架構(gòu)的不同平臺之間，存在良好的兼容性。SSH架構(gòu)如圖1所示。

采用上述開發(fā)模型不僅實現(xiàn)了視圖、控制器與模型的徹底分離，而且還實現(xiàn)了業(yè)務(wù)邏輯層與持久層的分離。這樣前端調(diào)整后，模型層只需做較少改動，且數(shù)據(jù)庫變化亦不會對前端有所影響，大大提高了系統(tǒng)的可復(fù)用性。通過J2EE框架可簡化且規(guī)范應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)與部署，還便于系統(tǒng)集成整合和數(shù)據(jù)端口對接（比如可以與根據(jù)高校辦公自動化專業(yè)需求開發(fā)的教務(wù)管理、科研管理、人事管理、財務(wù)管理、圖書館管理等子系統(tǒng)進(jìn)行集成整合）顯著提高系統(tǒng)的可移植性、安全性與再用價值，完全能夠適應(yīng)高校行政辦公自動化功能需求，同時便于OA辦公系統(tǒng)的升級改造。

4 發(fā)展趨勢展望

2016年12月15日，國務(wù)院印發(fā)了《“十三五”國家信息化規(guī)劃》，《規(guī)劃》指出“截至2015年底，第三代移動通信網(wǎng)絡(luò)（3G）覆蓋全國所有鄉(xiāng)鎮(zhèn)，第四代移動通信網(wǎng)絡(luò)（4G）商用全面鋪開，第五代移動通信網(wǎng)絡(luò)（5G）研發(fā)步入全球領(lǐng)先梯隊，網(wǎng)絡(luò)提速降費行動加快推進(jìn)?！蓖瑫r明確提出“信息化發(fā)展指數(shù)”將從2015年的72.45上升到2020年的88。《規(guī)劃》作為“十三五”國家規(guī)劃體系的重要組成部分，是指導(dǎo)“十三五”期間各地區(qū)、各部門信息化工作的行動指南。可以預(yù)見的是隨著技術(shù)的不斷突破和硬件的不斷提升，中國將全面進(jìn)入移動互聯(lián)網(wǎng)時代，這將極大變更我們的工作生活的原有形態(tài)。同時，大數(shù)據(jù)、云計算等新興技術(shù)的發(fā)展，能夠很好解決信息的碎片化和信息弱加工問題，挖掘、發(fā)揮大數(shù)據(jù)的價值，進(jìn)行數(shù)據(jù)處理、加工和整合顯得十分重要，智能化辦公將成為趨勢。未來，OA辦公系統(tǒng)適應(yīng)形勢發(fā)展必須滿足以下需求：一是滿足業(yè)務(wù)移動化需求。移動互聯(lián)網(wǎng)變革了傳統(tǒng)的集中辦公方式，擴大了辦公區(qū)域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網(wǎng)絡(luò)連接即時辦公，OA辦公系統(tǒng)在設(shè)計開發(fā)時需具備移動端功能以滿足移動協(xié)同辦公的迫切需要。二是要滿足協(xié)作社交化需求?；ヂ?lián)網(wǎng)時代要求具有快速響應(yīng)能力，OA辦公平臺需要具備社交功能以便高校行政辦公人員通過同一平臺共享信息，加快信息的匯聚和流通速度，實現(xiàn)高效溝通和高效協(xié)同。三是滿足應(yīng)用智能化需求。一方面OA辦公系統(tǒng)將向大平臺方向發(fā)展，必須具有強大的整合性和擴展性，消除信息孤島，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互享互通，作為基礎(chǔ)平臺整合人事、財務(wù)、科研、教務(wù)等系統(tǒng)。另一方面通過對數(shù)據(jù)的深度加工、處理，支持管理者更科學(xué)地做出判斷以及預(yù)測，從而制定合理的決策。

5 結(jié)束語

高校OA辦公系統(tǒng)建設(shè)對于推進(jìn)高校信息化進(jìn)程具有重要意義，不但是智慧校園建設(shè)的重要組成部分也有助于提升學(xué)校的管理水平和整體形象?；贘2EE技術(shù)和B/S架構(gòu)的高校OA辦公系統(tǒng)是一個具有較強安全性、可維護(hù)性、良好的可擴展性的信息平臺，為后續(xù)建立全面覆蓋教研、教學(xué)管理和師生服務(wù)各項工作的智慧校園綜合系統(tǒng)打下了堅實的基礎(chǔ)。社會和技術(shù)的發(fā)展日新月異，高校OA辦公系統(tǒng)的設(shè)計、規(guī)劃和實現(xiàn)要具備一定前瞻性，才能跟上時代的步伐更好地服務(wù)高校各項工作。

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