計算機技術(shù)在工程檔案管理中的應(yīng)用

王智勇

摘要 隨著我國工程事業(yè)的蓬勃發(fā)展，工程檔案管理的重要性日益突出。在信息化時代的發(fā)展勢頭下，為提高工程檔案的管理水平，計算機技術(shù)的使用成為了工程檔案管理的必然趨勢。本文根據(jù)分析工程檔案管理模式的現(xiàn)狀，對計算機在工程檔案管理中所起的作用進行分析。

[關(guān)鍵詞]計算機技術(shù) 工程檔案管理

1 科學(xué)整理工程檔案，為計算機管理做好基礎(chǔ)工作

隨著我國經(jīng)濟水平的不斷提升，為滿足我國交通和物流需求，極大程度上推動了高速公路工程的發(fā)展。每項高速公路工程竣工后，施工單位都有大量的工程檔案需要移交給相關(guān)部門，采用傳統(tǒng)手工立卷的管理模式己無法讓相關(guān)人員及時獲取施工檔案的相關(guān)信息。為提高工程檔案的使用性和及時性，滿足工程技術(shù)人員需求和發(fā)揮出應(yīng)有作用，將工程檔案材料系統(tǒng)化和條理化，成為工程檔案管理面臨的重大問題。

1.1 傳統(tǒng)檔案管理狀況

工程檔案中所對應(yīng)的文件材料通常具備數(shù)量多、種類雜、涉及范圍廣和較高利用率等特性，為確保文件的妥善保管，則需重視立卷工作。為了保障工程檔案的質(zhì)量，在相關(guān)材料入館后，都會由特定的人員將其進行標(biāo)準(zhǔn)立卷，通常將工程檔案中的文件材料、竣工圖紙分別立卷，檔案卷厚度一般為3-4cm，工程程序的處理都是采用手工方式，對文件資料進行整理、手抄、編目、填卡入庫和上架提供利用。傳統(tǒng)的工程檔案管理存在耗時較長和所經(jīng)工序較多的弊端。

1.2 工程檔案管理方式的改變

現(xiàn)代化檔案管理模式的運用，對檔案實體的重視度有增無減，現(xiàn)代化管理的能否成功，主要取決于基礎(chǔ)工作的落實是否到位。因此，必須重視基礎(chǔ)管理的作用。為此，在微機項目檢索的基礎(chǔ)上開展改進工作，提高工程檔案材料的有序性，為工程計算機管理營造良好的條件。

（1）將每項工程竣工后的相關(guān)文件資料細化分寫，根據(jù)綜合類、施工類、竣工類排列，根據(jù)工程設(shè)立代號，并存儲至計算機，立卷人員在整理檔案時只要將檔案名稱根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)順序排放和填寫代號、編制頁碼后就可錄入微機打印卷內(nèi)目錄;

（2）組卷過程中采用流水號登記，裝盒后根據(jù)大流水排架固定庫、柜、節(jié)，一次性完成工程檔案項目著錄卡片，將所有信息錄入微機存儲;

（3）計算機輔助立卷的解決，可通過工程檔案的分類，在計算機處理之后將卷內(nèi)文件目錄、卷盒內(nèi)案卷名稱卡片打印出來，經(jīng)立卷人員裝訂后直接入庫上架使用。

2 計算機在工程檔案管理中的應(yīng)用

工程檔案的意義在于對工程建設(shè)的真實記錄，是對社會活動最原始信息資源的直接反饋，對社會經(jīng)濟發(fā)展有著重要的意義，為此，受到越來越多的人們關(guān)注。隨著社會各界對工程檔案的要求不斷增高，在一定程度說那個加大了工程檔案現(xiàn)代化管理的壓力。要想檔案管理、統(tǒng)計、編目和檢索等相關(guān)工作實現(xiàn)自動化，檔案儲存和提供利用更為便捷，對傳統(tǒng)檔案管理模式的改革變得刻不容緩，且主要是要改變工程檔案管理的現(xiàn)狀。

2.1 建筑工程檔案的信息儲存

通過將工程項目檔案的相關(guān)內(nèi)容和卷內(nèi)目錄錄入微機的方式，將實體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槎涡畔n案，提高檔案的直觀性和可讀性，為利用者提供便利，有效提升檔案的利用率。

2.2 編制檢索工具

經(jīng)計算機加工處理后，將工程檔案整合成條目式，即可將總目錄打印出來。在計算機無法自動檢索的情況下使用手工檢索，此外，還可為相關(guān)利用人員或單位設(shè)立檢索工具。

2.3 工程檔案的統(tǒng)籌計劃

基于計算機技術(shù)的輔助，其可以通過摘錄組合的形式，數(shù)據(jù)按照一定規(guī)則進行統(tǒng)計，常見的有按照類別、年份以及地點等，有些還可以按照保管的期限以及密級等。借助計算機的幫助可以按照用戶的意圖在極短的時間內(nèi)準(zhǔn)確的提供所需要的訊息，大大提高了相關(guān)人員的工作效率，為后續(xù)工作的推進提供了巨大幫助。

3 基于計算機的檔案管理優(yōu)勢

過去工程檔案的收集管理以及鑒定等，均為傳統(tǒng)的經(jīng)驗思想所束縛，其形式相對單一、內(nèi)容復(fù)雜。近些年，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，尤其是計算機及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推廣，給人們生活帶來巨大改變的同時，也給工程領(lǐng)域帶來了巨大變革。為了滿足用戶對于檔案傳播速度快、覆蓋面廣以及內(nèi)容精確等的需要，利用計算機為輔助的檔案管理無疑是最佳選擇。基于計算機的輔助，可以快速保障檔案的管理，實現(xiàn)連續(xù)不間斷、系統(tǒng)地進行檔案的梳理管理，過去對于一些需要耗費大量人力解決的問題，基于計算機輔助往往可以瞬間得到解決。眾所周知，工程檔案管理是一項具有深遠意義的基礎(chǔ)形式工作項目，確保檔案的良好管理是檔案管理人員的責(zé)任，也是現(xiàn)代化工程建設(shè)向前發(fā)展的必要前提。因此，對于管理人員而言，應(yīng)當(dāng)做到正確應(yīng)用工具進行檔案管理，實現(xiàn)檔案的利用價值，為城市現(xiàn)代化建設(shè)以及其他服務(wù)，使得工程檔案龐大的數(shù)據(jù)信息庫得以創(chuàng)造更大的社會價值。

4 總結(jié)

檔案管理工作是一項復(fù)雜的工程，對于檔案人員而言，其需要面對龐大的資料信息庫。如果單純依靠傳統(tǒng)的技術(shù)手段進行管理勢必影響工作效率同時也無法實現(xiàn)檔案庫的價值。而借助計算機的輔助，可以最大化實現(xiàn)對檔案的快速管理。在時下信息量爆炸的時代，單純依靠人工進行檔案資料的梳理已經(jīng)不那么現(xiàn)實，唯有依靠計算機強大的計算能力才可以實現(xiàn)對檔案的管理，綻放出檔案庫應(yīng)有的價值。

參考文獻

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