基于事業部制的科研管理系統功能規劃方法

吳長勝 倪凱歌

摘要 科研管理系統是以提高企業項目執行效率及優化規劃決策為宗旨的信息化運行管理平臺，本文通過企業組織結構形式分析事業部內部職能定位，并結合單位科研運轉流程與科研文化傳統對科研管理系統各層功能進行規劃，提高科研管理系統架構設計的符合性與規范性。

[關鍵詞]事業部 科研管理系統 功能規劃方法

事業部制是國內大型企業集團或公司普遍采用的組織結構形式，通過結合事業部內部組織結構與職能定位進行層級劃分，合理規劃以項目為載體的科研管理系統框架，以項目執行可視化、項目信息數據化、項目管理綜合化等標準逐級擴展科研管理系統功能，從而更好的應用在項目實施、項目過程管理、項目決策、項目整合分析等工作方面，使科研管理系統設計更符合“人”與“項目”的實際應用需求。

1 企業組織結構概述

企業組織結構是企業流程運轉、部門設置及職能規劃等最基本的結構依據。通過對內部特征與外部環境合理選擇組織結構模式優化配置職能結構、層次結構、部門結構及職權結構等，進而實現企業預定戰略目標。企業組織結構模式通常包括直線.職能制、事業部制、模擬分權制以及矩陣制等4種金字塔型結構。事業部制目前是國內大型企業集團或公司普遍采用的一級組織結構形式，具有集中決策，分散經營的特點;在最高領導層授權下實現分權式管理，更易發揮經營管理的積極性，更能適應企業專業化發展和業務多元化要求，如圖1所示。

事業部一般由企業最高領導層根據專業領域、產品特征及市場環境等因素并結合戰略發展目標整合規劃，負責制定業務層次的競爭機制并范圍內決策。事業部內部結構較多按照直線.職能制結構模式進行設置，以垂直組織領導形態保證內部結構的穩定性;同時存在弱權利職能的項目經理崗位，在組織形態上又呈現出弱矩陣式結構，旨在項目管理過程中增加橫向輔助管控功能，既可加強職能區域間的溝通聯系，又利于部門運行中合理調度資源。如圖2所示。

事業部人員層級根據職能大致分為戰略層、管控層、輔助層、執行層。主管領導作為事業部戰略層主體，制定戰略定位與戰略規劃并決策發展思路，統籌調度事業部所用資源;科室負責人作為管控層主體，根據專業特征差異化執行上層決策，在日常運行過程中做好項目管理;項目經理作為輔助層主體，在項目組織、計劃與實施過程中進行協調、溝通與輔助管控，在上層領導下調度資源為項目運行服務技術人員作為執行層主體，負責全面技術工作，嚴格根據項目計劃按節點完成預定任務。如圖3所示。

2 基于職能分層的科研管理系統功能規劃

科研管理系統以實現項目信息化管理為目的、以項目為元素的管理、控制與執行的信息系統，應用在項目管理、項目集管理及項目組合管理等方面中。科研管理系統功能應結合企業組織結構與科研文化傳統等進行符合性、規范化架構設計，設計成為“人”與“項目”的功能逐級擴展的信息化服務平臺，貼近實際科研工作運行流程;通過項目執行可視化提高工作效率并優化工作流程，以項目信息數據化推動項目運行的集約管控，以項目信息綜合化不斷提高為組織戰略規劃的服務能力。

2.1 基于執行層的科研管理系統功能規劃

執行層（即技術人員）是落實項目運行的責任主體，在項目啟動、規劃、執行、監控及收尾的過程中負責具體工作實施，根據工作職能，在科研管理系統中規劃參研項目、完結項目、個人經歷、共用資源等四個板塊，各板塊均采用樹形結構逐級設計并完善功能。

2.1.1 參研項目

根據項目類型進行分類整合，可進行優先級設置，項目執行收尾階段后轉入完結項目板塊對應類型中。項目級結合運轉流程進行功能設計，在執行層體現功能包括項目信息、項目計劃、項目進度、項目生產、項目交流、項目檔案、項目評價等。

其中項目信息包含項目概況與項目團隊兩部分，項目概況體現項目類型與來源、項目周期、項目總經費與撥付節點等盡量詳細的信息，數據化支撐統計分析;項目計劃為根據項目周期與合同要求制定的計劃網絡圖，根據實際需要可申請變更;項目進度記錄各節點的完成信息;項目生產進行零部件加工設計;項目交流提供信息溝通窗口;項目檔案按階段歸檔相應項目文件;項目評價包括技術成熟度評價及項目完成效果評價等內容。

2.1.2 個人經歷

包括項目經歷與個人檔案，項目經歷主要為技術人員歷次參研項目列表，可提供設計師任命、參研周期、自我評價等簡要信息;個人檔案包括文件檔案和榮譽檔案兩個功能，前者梳理個人主要工程文件，后者統計個人獎項、文章及專利等信息。

2.1.3 共用資源

作為共性文件查詢板塊，根據單位內部的職能部門進行分類設置，包括關于項目運行涉及的各類型流程文件。

2.2 基于輔助層與管控層的科研管理系統功能規劃

項目經理作為輔助層主體，輔助科室主任（管控層）完成相應科室的項目管理工作，以項目為紐帶建立客戶、領導、技術人員等之間多元聯系。項目經理在職能中鑒于輔助管控層開展具體工作，科研管理系統中功能規劃與管控層也具有較多重疊。除參研項目、完結項目、個人經歷、共用資源等四個板塊外，增加預算管理與綜合管理板塊;在項目級增加項目經費、項目外協、項目風險、項目質量、項目溝通及項目變更等功能，可選擇性面向執行層提供查看權限。

2.2.1 預算管理

主要進行財務預算，根據項目運行制定預算與合理配額，并監控預算具體執行情況。

2.2.2 綜合管理

包括項目報表與合同管理，項目報表根據標準化報表進行數據統計（項目狀態與預警等需求）;合同管理進行歸檔梳理項目合同、外包合同等文件資料。

2.2.3 增加項目級功能

項目經費監控項目到款、總成本及分項成本并實時預警;項目外協管理相關的外協外包計劃;項目風險根據階段特征分析風險源并風險量化與風險控制;項目質量根據質量要求進行質量規劃、質量控制及質量保證;項目溝通包括項目會議及客戶溝通規劃等;項目變更根據需要按照標準進行變更申請，記錄變更計劃。

對于科室負責人在科研管理系統中增加任務管理和績效管理板塊。任務管理包括部門任務目標與科室分解任務目標、科室當前執行情況等;績效管理進行科室員工績效考核，結合參研項目、完成情況及具體實際等進行綜合評估。

2.3 基于戰略層的科研管理系統功能規劃

事業部戰略層主要結合單位發展戰略，根據部門專業領域及產品情況制定長期與短期發展規劃、編制年度計劃與財務預算、優化資源配置、績效考核等，統籌調度事業部的有效運行。科研管理系統可從項目組合、部門預算、統計分析及業務考核等四個板塊進行功能規劃。

2.3.1 項目組合

由重點運行項目、科室在研項目、完結項目組成，重點運行項目是部門重點關注項目并根據實際情況進行優先級設置;科室在研項目根據項目類型分類整合。通過項目組合進行重點項目管理、進度總體把控、及時性調整及資源合理分配等，確保事業部主線項目順利開展。

2.3.2 部門預算

包括部門年度預算、月度滾動預算及科室預算分解，監控預算執行并迭代預測。

2.3.3 統計分析

包括數據統計與報表分析，立足項目信息統計部門與科室運行項目數量與各類型項目數量、年度與階段收支情況（收入、新簽、到款、成本）、同比統計等;面向數據進行圖形化統計分析并提供標準化報表輸出，為部門宏觀管理提供多元化數據支撐。

2.3.4 業務考核

包括部門經濟運行與科室考核，部門經濟運行功能由部門與科室的年度經濟指標、己達指標、經濟預測等組成;科室考核根據單位實際情況建立標準化考核方案，以經濟指標完成情況為核心進行量化考核。

3 結語

本文根據企業組織結構對事業部內部職能分層進行簡要分析，并依據各職能層初步完成科研管理系統在事業部層面的功能規劃，相關職能部門亦可根據分層理念進行相應功能設計，逐級完善科研管系統功能。同時面向同步運行的辦公系統可進行擴展設計，如對接檔案管理系統進行項目檔案標準化歸檔、對接財務系統實時監控項目經費執行情況等，進而為企業全方位實現辦公自動化、管理信息化奠定基礎。

參考文獻

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