探究信息化技術在行政辦公中的應用

吳 知

（江蘇護理職業學院 江蘇淮安 223001）

引言

世界的發展變動節點實際上都是以變動傳統行為和物質的基本模式為特征，而信息化技術就是現代社會中變動特征最為明顯的技術發展分類。以行政辦公為例，其工作中涉及到的信息整合、指令下發、檔案調動等內容在常規工作流程的狀態下，體現為實體工作、文本記錄、口頭傳達等行為模式。[1]

一、行政辦公系統評價體系的構成

1.完善綜合評價方法。一是加大對企業行政辦公系統“一致性、高效性、有效性、安全性” 建設的支持力度和推進程度的評價。二是在評價指標設置、權重分配中充分考慮任務承擔工作量和完成質量等因素，引導行政辦公系統將工作重心轉變到建立能力、完成任務上來。 三是充分量化指標，避免模糊性表達及指標設定，以便各業務條線在推行及自檢過程中有據可依。 四是嘗試在部分條線推廣交叉復核機制的運用，在評價過程中促進行政辦公業務條線相互學習和借鑒。（2）優化綜合評價結構在綜合評價的整體框架內，簡化業務條線評價維度，優化條線設置，針對企業職能設置的實際情況，設置類似督辦工作、接待辦會、信訪工作、公文管理、檔案工作、外事工作、信息工作、保密工作、值班工作、治安保衛、公務用車等多個行政辦公業務條線。[2]

二、目前信息化技術在行政辦公應用中的問題

1.信息的防護水平低

由于科技的飛速發展，計算機技術與網絡技術得到了有效的刺激，網絡早已走進了千家萬戶，實現網絡管理規范化的難度大幅度增加。在信息辦公環節，非法分子借助行政機關信息辦公中存在的漏洞，盜取或篡改有關資料，導致行政辦公系統無法正常運行以及資料丟失等風險的發生。此為目前信息化辦公環節內亟待解決的主要問題。就目前形勢而言，國內行政辦公的信息化建設依舊存在許多的不足，對于信息化建設環節產生的安全問題，并未給予合理的應對與預防措施，對于信息安全的防護不夠重視。行政單位在網絡平臺的構建環節內，因為技術的缺失與投入的精力較少，并未配備相應的防護機制與技術保障機制。[3]

2.行政機關獲取信息渠道較少

在獲取信息渠道方面較缺乏主要體現在政府的網站上，現階段有60%的政府網站上的信息內容都是有限的，特別是在一些開發較落后的地區基本就是將政府中的公函展示在行政辦公的網站中，其主要的原因是我國政府對信息資源的開發力度不夠，進而無法對信息數據進一步處理而展示給民眾。除此之外，還有些政府網站中形同虛設，個別網站還存在著實質性內容不多而商業性廣告占據了大篇幅的現象，同時還存在著網站中的分欄點擊后根本沒有任何內容。總之，我國行政機關需要加大力度來獲取信息，對行政信息資源進行有效整合。

3.對信息化技術的認知存在問題

各政府機構對辦公的信息化建設不夠重視，對信息化的行政處置方式不夠了解。信息化的辦公形式，讓行政辦公的效果必須做出改善，辦公環節必須變得更為透明化與標準化，此為行政機構與各階層工作者反對與不重視信息化建設的重要因素。信息化建設提高了對行政人員的監管力度，讓他們必須提升自己的專業素養，導致隨著辦公透明程度的不斷加深，行政工作者的權力也受到了一定的約束。信息化行政網絡的構建能夠促使國內行政辦公的合理化與標準化，從根本上提高國內行政體制建設與辦公效率。有些行政工作者僅重視自己的利益，卻忽視了國家的利益。

三、改善國內行政辦公信息化建設的有效措施

1.強化對行政信息的保護力度

強化對行政信息的保護力度方面，可以從強化網絡防護技術和安全技術這兩個層面做出努力，并在這個前提下，構建健全的應急中心。如此就能降低政府信息被盜和篡改的可能，從而在某種水平上將信息泄露的危害控制在最小水平。此外，針對政府內的局域網包含的信息應當給予充分的重視，因為這些信息在聯網之后，才會實現資源共享，如此在聯網之后就會面臨被黑客攻擊的風險，所以在日常辦公的環節內，應當指派相關的計算機專家對政府內部的計算機做好防護工作。

2.對行政信息資源進行有效整合

為了更好的對行政信息資源進行整合，首先要加大政府信息資源的開放力度，向民眾公開行政辦公的流程以及每個對應部門的職責，進而能夠保證行政辦公的公開化與透明化，進而使得政府信息能夠發揮出其存在的價值，有效促進了政府的社會效益和經濟效益。同時，還需要將地方政府的行政信息的關閉形式進行改善，加強對信息資源的開發力度以確保對政府信息資源庫更好的整合。加強行政辦公的通信設備，為我國行政辦公信息化提供有利的根底。

3.提高相關人員職業素養

為提升行政辦公人員的職業素養和工作能力，政府機關必須通過多種方法在提升人才保障方面努力。常用的方法有社會招聘、考試等，此外還可以通過獎勵、激勵等利好制度來維護當前的專業人才。針對工作培訓的內容，切入點可以是行政辦公信息化技術、知識與職業道德等不同內容，目的在于提高當前在職人員的綜合素質，有效提高行政辦公的辦事效率。由此可見，由于當前計算機科技與互聯網技術的飛速發展，迫使行政辦公人員不得不快速提高個人的工作能力。此外，行政機關可以建立對員工終身教育的模式，從而全面實現提高在職人員綜合辦公能力的水平。并且，辦公信息化的落實，極大程度上縮短了辦公人員處理日常業務的時間及精力，從而為員工終身學習創造了機會。

結語

現階段，國內越來越重視行政管理工作中的信息化建設，同時帶來的還有諸多的問題，阻礙了行政網絡信息化程度的構建。當前由于信息技術的進一步普及，加上國內關于行政辦公電子化及信息化建設的需求，以及信息技術能夠顯著提升辦公水平的現狀，導致進一步深化行政辦公的信息化勢在必行。在行政信息化的構建過程中，需要從不同的層面分析問題出現的原因，為相關單位樹立正確的觀念，不斷完善自身。此外還要采取有效的安全方式確保信息的安全性，進一步提升行政信息的安全性及系統構建的完整性。