事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決方案

黃凱

摘要 隨著經濟和科技的高速發(fā)展，信息化的時代已經到來，與此同時，事業(yè)單位的檔案管理信息化也成為了事業(yè)單位目前所面臨的巨大挑戰(zhàn)，將傳統(tǒng)的紙質版檔案轉變?yōu)殡娮影妫@是一項巨大的工程，在實行的過程中涌現出了許多問題，所以，本文將對于事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題和解決方案進行闡述。

【關鍵詞】事業(yè)單位 檔案管理 信息化建設問題與解決方案

事業(yè)單位的檔案管理信息化與當今世界高速發(fā)展的科技水平相匹配，事業(yè)單位是我們國家的重要部分，是國家上傳下達的實施落腳點，所以將事業(yè)單位的檔案管理進行信息化的建設也是支持我們國家的戰(zhàn)略目標發(fā)展的一種重要體現。但是在這項大工程實行的過程中，有著許多的問題，這在一定程度上，大大的影響了國家的經濟建設發(fā)展，所以，我們必須找到在實行的過程中存在的問題和相應的解決方案，才能大力發(fā)展國家建設。

1 檔案管理信息化的基本含義

檔案管理信息化就是將傳統(tǒng)的紙質版檔案存入相關的事業(yè)單位的網絡環(huán)境里，一方面可以方便快捷的查找檔案，另一方面，也可以迎合我們國家的戰(zhàn)略方針，與時俱進。而且，檔案信息管理化分很多步驟才能夠完成，首先，要將檔案信息歸檔，也就是明確檔案信息的分類、范圍和細節(jié)內容，并且要清楚相關的檔案負責人，其次，事業(yè)單位會有專業(yè)的人員對檔案的信息內容進行交接，期間的安全問題需要得到保障，最后就是錄入信息了，信息化的建設最重要的一步就是檔案的錄入，出不得半點差池。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

2.1 檔案管理信息的配套設施差

首先在我們國家事業(yè)單位人事檔案管理部門當中，他們的人員流動性比較大，所以就會產生對于人事檔案的保管疏忽的問題，而且一般的檔案管理部門的檔案室都不是特別的寬敞，相應的配套設施也沒有那么的健全，所以說在一定程度上不完善的配套設施就會影響到人事檔案信息的完整性以及安全性，而且在實際操作當中，如果配套設施不夠完備，那么就會對于事業(yè)單位的檔案信息管理產生一定的消極的影響。

2.2 信息化的應用不到位

眾所周知，傳統(tǒng)的認識檔案管理工作都由人力來進行完成，所以他們的工作效率非常的低，而且在一定程度上出現的誤差也非常的多。但是如果對于檔案進行信息化的管理，就需要一支具有高水平的人才隊伍，去實現對于人事檔案信息的數字化，但是在當前我們國家的現狀是人事檔案管理人員對于信息檢索的技術應用并不熟練，這樣就導致在錄入信息的時候出現很多的問題，比如，工作量的積攢等問題。所以我們要數字信息化技術的應用進行鉆研，在一定程度上要更加的注重人事檔案信息化的應用。

2.3 信息的安全問題

事業(yè)單位的檔案管理的信息化涉及到是否會泄露相關的人員信息的問題，比如一些不法分子可以利用一些病毒，盜取他人的個人信息，從而進行非法操作，而且在網絡信息這個大環(huán)境下，如果有個別人的信息被泄露后果將會很嚴重，事業(yè)單位是國家基本的政策實施的落腳點，更何況事業(yè)單位的內容會涉及到國家的機密，那么，后果的嚴重性更是可想而知了，所以事業(yè)單位信息的安全問題不能被忽視。

3 事業(yè)單位的檔案管理信息化建設的解決方案

3.1 提高相關的配套設施

首先要想實現，人事檔案管理的信息化，這就需要有關部門在他的配套設施上花費很多的資金，因為只有配套設施的性能上有所提升，對于檔案信息的準確性和安全性才能夠有所保證。比如，如果我們的配套設施不夠完善，那么就會導致電子檔案管理時發(fā)生檔案信息錄入不準確，或者嚴重時，還會發(fā)生檔案信息缺失的情況，相比較于其他的主觀因素而言，客觀因素也很重要，因為配套設施不完善，無論我們的主觀意識有多么的端正，多么的強大，也沒有辦法將電子檔案管理工作做到最好。所以在某種程度上進行人事檔案管理信息化的工作人員會對于相應的配套設施提出很高的要求，這就要求有關部門一對配套設施進行相應的改善和完善。

3.2 提高相關工作人員對于信息化檔案管理的應用

首先要想提高相關工作人員，對于信息化檔案管理的應用，那么就要對這些人員進行相應的培訓，而且在培訓期間要端正他們對于信息檔案管理重要性的認識，經過一段時間的學習，還要對他們進行考核。一方面，這樣既能加深他們對于檔案信息化管理的理解，另一方面，還能夠在某種程度上提高他們自身對自己平時的業(yè)務的熟練程度，所以信息化建設需要的就是具有一定專業(yè)性的工作人員，他們一定要非常專業(yè)，他們一定要非常具備專業(yè)性人才的知識涵養(yǎng)，才能夠熟練的檔案信息有效的錄入。只有對于信息化技術有效的進行應用，才能夠使得相關單位在人事檔案信息管理方面，積極的響應國家與時俱進的號召，在一定程度上，才能夠推動事業(yè)單位在信息化建設的進程。

3.3 使信息安全得到保障

在網絡的環(huán)境下，信息竊取和信息泄露的后果都很嚴重，而且事業(yè)單位的信息都切實的與國家的基本方針政策相關，涉及到一些國家機密，這就要求我們去最大程度的保護相關的信息：

（1）我們可以請一些高素質的專業(yè)性的工作人員，通過編寫一些防止別人盜取信息的安全軟件，對事業(yè)單位的網絡環(huán)境進行保護，使得信息不會被盜取;

（2）接觸到信息的相關工作人員應當與事業(yè)單位簽署相關的保密協(xié)議，按照規(guī)定辦事，這樣也能夠有效的防止信息被泄露;

（3）就需要事業(yè)單位的大力支持，引進高端的信息技術人才，這樣才能讓信息的安全得以保障，使得國家的機密不得以泄露，不遭人竊取。

4 結束語

隨著近代科技的發(fā)展，信息化的時代特征越來越明顯，事業(yè)單位的檔案管理的信息化也是大勢所趨，是國家跟隨時代發(fā)展的重要體現，所以，事業(yè)單位的檔案管理信息化的進行是非常關鍵的任務，對于事業(yè)單位的相關工作人員的要求很高，無論是專業(yè)素養(yǎng)還是道德品質都有著很高的要求，而且對于相關信息的安全性要求也非常的高，這就要求相關的事業(yè)單位在用人的要求上非常的嚴格。

參考文獻

[1]從俊.淺析事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].科技經濟市場，2016 （09）：127-128.