智慧時代背景下檔案事業發展新出路

李洪洋

自從21世紀初，“智慧地球”這一全新概念被IBM公司提出以來，“智慧”的序幕迅速拉開，各種產業將之與本行業結合，進行相關戰略部署。“智慧城市”“智慧銀行”“智慧校園”“智慧時代”等全新研究得到了全世界范圍的廣泛關注。在智慧時代背景下，檔案工作的發展本質是不會有所改變的，但是其未來的發展與服務方向、服務手段更應結合時代特色，充分體現“智慧性”。檔案事業作為一項具有國家規模且與各項事業聯系緊密的重要科學文化事業，如何在云計算、物聯網、區塊鏈、大數據等新興技能技術條件下，進行改革與服務創新，進而為檔案事業發展提供可持續動力，是當今檔案界應予以研究的熱點問題。

一、智慧時代的特征

智慧時代，顧名思義，是將物聯化、智能化與數字化等多種新興科技結合以應用到人類社會中，為人類更加便利的生活提供條件的一個時代。在這種時代背景下，人們能夠以更加動態、更加精確的方式來進行生產、生活，進而實現“智慧”的目標，是人類社會共存、和諧、生機以及可持續發展的一種理想化模式。智慧時代的特征主要體現在：

1.創新性

智慧時代背景下應當進行創新性的服務，此處創新并非同于以往手段創新，而是強調以新信息技術為背景條件的知識服務創新。需要由以往的“主體為中心”向“用戶為中心”轉變。智慧時代背景下，大數據技術的應用能夠讓開發者獲取更多的數據資源，分析、總結其中有用的信息需求，進而實現開放性為特征的用戶參與的創新，發揮知識服務創新在社會發展與歷史變革過程中的重要作用。

2.用戶至上

智慧時代不同于以往。傳統時代的服務向公眾社區開放時，只是滿足大多數人的需求，設計是統一的、籠統的;而智慧時代則更加強調個人自身的價值，其以滿足用戶需要為主要目標，更加注重用戶的參與。在這一時代，任何設計都需要以用戶的需求為出發點，進行宏觀設計。與此同時，不同用戶的個性化需求也應被納入考慮范圍內，實現以“用戶為王”的創意化個性化需求服務，同用戶攜手，共同創新服務手段、完善服務內容。

3.時空拓展性

智慧時代強調信息、物理、時間等空間的延伸，讓用戶能在任何時間、任何地點以各種方式快捷、便利的獲取所需信息。以黑龍江大學2018年寒假碩士研究生所用APP“全球學術快報”為例，僅需根據學號姓名注冊，再應用地理位置關聯與學校關聯，即可使用。該APP不僅能滿足求職者使用文獻的信息需求，更能夠提供隨時隨地的下載服務與閱覽服務，十分便利。

4.可持續性

智慧時代與傳統時代最大的區別之一便是其實現了人與物、與社會、與自然的智能融合，為新時代背景下，各項事業的可持續創新發展提供了有利條件。可以說，智慧時代的可持續發展特征是實現政治、經濟、文化、生態等各項事業可持續發展的保障。

5.智能性

智慧時代融合了物聯網、云計算、區塊鏈、大數據等多項技術，社交網絡、數據挖掘也為智慧時代注入了全新活力。互聯化、物聯化與智能化三個因素作為智慧社會的重要組成部分，必然促進智慧社會朝著全方位互聯、智能與立體感應的全方位融合。

二、智慧時代背景對檔案工作發展造成的影響

檔案工作，是具有國家規模且關乎著社會各項事業的科學文化事業。在智慧時代背景下，檔案工作的變化可以歸納為以下幾個方面：

1.檔案工作理念

檔案工作，作為檔案事業的重要組成部分，主要分為收集、管理與開發利用三大部分。工作內容往往以管理者角度，為用戶提供各種信息服務。用戶查檔過程中，檔案工作人員才被動的將用戶所需信息提供給用戶，此類服務未免過于封閉、被動。在全新時代背景下，大數據的廣泛應用，為檔案事業帶來了新的契機，學界對于“互聯網+檔案”的研究已然成果豐碩，“檔案網站”“電子文件”“數字記憶”“檔案微信公眾號”等研究與研究設想層出不窮。因此，智慧時代背景下，檔案事業的服務理念正朝著主動服務、以用戶為中心的方向邁進。

2.檔案工作方式

檔案工作具體包含收集、管理與利用三大部分。智慧時代背景下，檔案工作的具體方式均發生了改變。以往收集與整理均為手工對紙質文件進行排序歸檔，隨著檔案載體與信息記錄方式的革新，電子文件、數字化檔案等內容逐漸出現，無紙辦公更使得電子文件數量激增。檔案管理不斷出現新的管理軟件、聯機文獻信息檢索機制等新技術，數字歸檔與智能化分類整理極大地解決了紙質文件占用過多物理空間這一弊端。以往檔案局、館提供利用的服務方式主要為用戶到館利用。智慧時代下的檔案服務，不僅僅再局限于檔案實體服務。新的服務模式是建立在原有實體服務的基礎上，開通各個可利用網絡平臺，以WEB2.0、云計算、物聯等智能技術為依托，在互聯網上即可通過點擊或者留言的方式獲取用戶所想查詢的信息有無情況，不涉密的信息內容，甚至可以直接在網上獲取。可見，新時代背景下，檔案工作方式正在發生改變。

3.檔案服務工作的對象和內容

由于檔案工作“官修史書”的固有傳統，檔案服務在以往主要是針對“官方”，即專門為政府或者為有關部門服務。智慧時代背景下，檔案服務工作的對象范圍逐步得以拓展，從中央到地方，再從社會到個人，檔案利用擴展率充分體現了檔案用戶群體的不斷擴大。這與用戶信息素質的增強是離不開的。智慧時代的來臨，使得自媒體等技術不斷普及，每個人都是信息的創造者，更是信息的需求者，用戶信息意識、自主意識不斷加強，信息需求越來越高，要求服務的質量也逐漸攀升。新時代下如何滿足多層次、多單位的用戶個性化的信息需求，予以用戶全面、個性、便捷、高效的檔案服務，是當前檔案工作發展所面臨的瓶頸與挑戰。

傳統檔案工作的服務方面僅限于借閱或者參考咨詢等基本業務層面。智慧時代下，伴隨著物聯網、云計算與大數據的多方面技術協同縱深發展，檔案工作的服務內容逐漸向個性化、多樣化、集成化等方向深度發展。除此之外，資源供給方式也逐漸轉變，向知識服務創新方向發展，基于物理空間的實體服務逐漸向創客空間、多元空間過度。

三、智慧時代視域下檔案工作發展存在的問題

智慧時代視域下，檔案工作的發展面臨著許多新情況。由原來單一的對實體檔案進行收集、整理、利用，到如今多樣化、個性化、交互化、集成化與專深化的多樣工作方式的轉變，已然取得了一定的進展。但由于智慧時代下服務創新的實踐起步滯后較多，實踐層面仍存在若干問題，主要集中在以下幾個方面：

1.管理理念落后

“智慧時代”背景下，我國檔案管理工作逐步實現由傳統紙質工作向數字化工作的信息檔案工作的轉變，基本能夠實現檔案的信息化管理。但固有管理人員的傳統思維未能跟上時代的腳步，滯后于實踐發展。這種滯后導致檔案工作陷入困境。“智能化”“信息化”檔案管理模式，需要對新的檔案管理方式加以推廣應用，而思維的落后則使新應用的推廣與使用陷入僵局。

2.檔案事業發展不均衡

東部、中部、西部由于經濟發展水平，科技進步水平等差異，檔案事業在“智慧時代”背景下的發展水平也有高下之分。“智慧時代”檔案事業的全面發展需要大量人力、資源、物力與資金的投入，同時，國家政策的支持引導也與檔案事業的發展緊密相關。實踐層面而言，經濟較為發達的東部較中西部發展較快，究其原因，無非是思想先進，且得天獨厚的地理優勢使其能夠便利的接受、吸取國外經驗。因此，如何在“智慧時代”背景下，實現有強代弱，促進檔案事業全面轉型發展，是檔案學界應予以規劃解決的問題。

3.服務用戶的滿意程度欠佳

現有檔案的網站和集成系統，在可以獲取的前提下，僅僅是實現了部分館藏聯機公共館藏查詢，且用戶需要掌握專業的檢索知識與檢索關鍵詞方才有可能查詢到所需要信息。不僅如此，各個檔案網站之間“各自為政”，用戶不能查詢到所有相關資源，無法實現現有查詢引擎能夠實現的一站式檢索，將會大大降低用戶使用的滿意度。除此之外，檢索過程的繁瑣也是服務用戶滿意度欠佳的一大原因。

4.“智慧”的實現缺乏深層次性

盡管我國檔案事業正朝著“智慧”的方向努力與邁進，但仍存在著明顯的“炒概念”現象與表面結合的問題。多數學界的研究對于“智慧城市”下檔案工作的新發展類的文章，僅是借用“智慧”這一熱名，并未闡述檔案工作如何“智慧”的深刻內涵與做法。而在具體實踐層面，2018年筆者有幸參觀過號稱是全國首個智慧檔案館的示范館。建設內容并未能深度展現“智慧”所在，所用軟件與各省所用數字化軟件無差異。除此之外，學界對于“智慧時代”背景下“大數據”這一方面的研究成果豐碩，但多數研究成果僅限于紙上談兵，具體實踐操作層面，多數檔案網站僅有空殼，無實際作用，功能也停留在基礎的館藏查詢、資源查找等基礎性服務上。服務內容較為單一、死板，只是以原有數字館藏為基礎所進行的簡單加工集成，專業信息服務能力更是達不到智慧這一水準。

5.檔案事業發展各項標準有所欠缺

“智慧時代”背景下，檔案事業基礎工作的管理情況不容樂觀，尤其是檔案自動化、規范性目標以及管理的標準缺失等問題，造成目前檔案網絡建設與檔案信息系統存在著相當水平的差異，這種差異的存在，又直接影響著“規范”的形成。極大地削弱了新時代背景下，用戶滿意的共享體驗。

四、智慧時代視域下檔案工作發展的全新出路

面對“智慧”這一時代沖擊，檔案工作者應思考如何順應時代的要求，構建符合時代發展的智慧模式，為用戶提供最便捷的智慧化服務。

1.轉變檔案工作者管理理念

現如今，智慧時代在檔案工作方面的應用實踐并不樂觀，很大一部分原因是檔案工作者管理理念滯后所導致的。當下多數單位仍以傳統視角看待“智慧城市”，簡單地以為只是對“互聯網+”的加以應用。由此，想要解決這一問題，必須先轉變檔案工作人員的管理理念。不僅要提升檔案管理人員對于該概念的認知，更要積極引導其學習應用現代化的科學信息管理技術與理念。進一步提升檔案服務意識，使得檔案管理能夠以全新的姿態更好地服務于社會大眾。同時，需要注意的是，檔案管理理念的轉變并非意味著完全拋棄以往傳統紙質檔案的管理。“智慧時代”背景下的檔案管理工作需要同紙質檔案管理工作相協調，共同促進檔案事業的穩步發展。

2.以強代弱促進全國檔案事業整體協同發展

各地區應以智慧技術為依托，實現以強代弱。可以以“異地備份”的兄弟省份為對象，彼此學習長處，共同進步發展，創造信息化、多維化、智能化的檔案管理應用環境，促進傳統檔案館向自動化與智能化逐漸過渡轉型，從宏觀層面整體布局引導檔案事業協同并進發展，進一步提高檔案事業的整體服務能力與服務水平。

3.提升檔案工作服務質量以提高用戶滿意度

在新技術背景下，各檔案有關單位應積極利用新技術，如大數據技術、云計算等，進一步捕捉用戶興趣需求，從而根據用戶需求更好地提升自身服務質量，進而進一步提升用戶滿意度。同時，可以通過建立檔案事業評估指標體系，對檔案事業進行實時評估，摒棄改正其中不適宜發展的部分，促進檔案事業更好地服務于群眾、服務于社會、服務于國家。

4.深度結合“智慧化”使智慧貫穿到檔案事業始終

為實現實際工作與預期效果之間的一致，檔案事業需要從縱深層次，深度結合“智慧化”時代特征，無論是縱向的收集、管理、利用等各個環節，亦或是橫向的各部門各機構，都需要結合自身特色，深度融合智慧技術，進一步促進檔案事業真正向“智慧化”發展。

5.加強檔案事業發展標準化建設

檔案事業整體發展的標準化建設與現階段“智慧社會”背景是不相適應的。這極大阻礙了檔案事業管理效率的提升，妨礙了檔案事業的進步與發展。在新的技術背景下，檔案信息資源以數據信息為主體，而這些復雜的數字化檔案數據信息，能夠通過統一標準，一致規范得以管理效率上的提高，進而促進科學化的檔案信息管理的實現。首先，國家有關部門應制定檔案事業發展標準，該標準應結合定性與定量兩方面的因素，根據以往制度資源與實施經驗，促進標準化體系的建設。此外，還要考慮新的技術背景下，技術環境標準的適用性，將技術環境納入考慮范圍之中。最后，在制定標準時要兼顧現實性與發展性，以滿足檔案事業的可持續發展。“智慧時代”檔案事業發展仍是一片全新未開發的領域，需要學著以更深邃的學術視野，捕捉其中的知識內涵，共同為檔案事業的發展進步而奮斗。

注：該文為2018-2019年黑龍江省檔案局檔案科技項目計劃“面向智慧城市的檔案信息服務研究”（HDK2018-30）階段性成果

（作者單位：黑龍江大學信息管理學院）