《企業檔案工作規范》解讀

第七章? 企業檔案工作業務建設

三、企業文件的整理與歸檔

7.3.4文件歸檔要求

文件歸檔時，對歸檔文件的質量和數量都有一定的要求。

7.3.4.1企業應實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔賁任制。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應按照規定將文件整理后歸檔。

企業各職能部門、項目承辦部門在履行相關職責或完成某項工作的同時，應注意履行有關檔案工作職責：首先，應注意文件材料的形成;第二，應注意文件材料的收集和積累;第三，應按單位確定的文件整理辦法進行預整理;第四，應注意將預整理后的文件材料及時移交歸檔。

7.3.4.2歸檔的文件應完整、準確、系統，其制成材料應有利于長久保存，圖文字跡應符合形成文件設備（打印機、復印機、掃描儀等）標稱的質量要求。

歸檔文件的制作和書寫材料應當有益于長久保存，不得使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水、復寫紙、熱敏紙等，如是復寫紙或熱敏紙，應復印后一并保存;完整、準確、系統是保證檔案質量的關鍵。不完整、不準確、不系統的檔案，其價值不僅會大打折扣，而且在許多情況下，會影響其依據憑證作用的發揮，有時甚至會起相反的作用，給工作造成損失。所以，歸檔文件必須高度重視完整性、準確性和系統性;由于使用久遠導致設備老化等原因，會造成打印機、復印機、掃描儀等設備形成的文件質量下降，不利于文件材料的長久保存，為此，采用打印機、復印機、掃描儀等設備形成的圖文字跡應符合設備標稱的質量要求。

7.3.4.3歸檔的文件應為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔。

檔案有兩個基本作用，即依據憑證作用和參考借鑒作用。一般情況下，文件原件既具備依據憑證作用，也具備參考借鑒作用，而非原件文件只具備參考借鑒作用，而往往不具備依據憑證作用，因此，歸檔文件應為原件。在實際工作中，由于各種原因而沒有文件原件，在這種特殊情況下，應考慮采取一定的方法，將具有憑證作用的復制件歸檔，同時標明原件的去向。

7.3.4.4非紙質文件應與其文字說明一并歸檔。外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的，應一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。

為便于保管和利用，音像、電子等載體形態的文件應與其文字說明一并歸檔;外文（或少數民族文字）材料若有譯文的，應一并歸檔，無譯文的材料至少應譯出標題和目錄后歸檔。

7.3.4.5歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。

原則上，材料歸檔在數量方面的要求是一式一份，特殊情況下，可以適當增加份數，以確保歸檔文件材料不因頻繁借用等原因而導致損毀。為此，立檔單位可根據本單位實際情況（重要的、利用頻繁的和有專門需要的），確定需要增加份數的文件材料的范圍。

7.3.4.6兩個以上單位合作完成的項目，應以合同、協議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應保存全套文件，協辦單位保存與所承擔任務相關的正本文件。

當兩個以上單位合作完成某個項目或活動時，文件材料的形成單位并不是唯一的，相關單位應以合同、協議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應保存全套文件，協辦單位保存與所承擔任務相關的正本文件。

7.3.4.7文件形成部門應就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》。重要項目文件歸檔時應由項目管理部門編寫歸檔說明，并經項目負責人審核簽字。

各立檔單位應重視文件材料的歸檔程序，即文件材料歸檔時，文件形成部門應就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》，，重要項目文件歸檔時，應由項目管理部門就項目概況、項目檔案管理情況等方面編寫歸檔說明，并經項目負責人審核簽字。交接雙方根據《檔案交接登記表》進行清點，核對無誤后，在《檔案交接登記表》上簽字，交接雙方各保留一份。

（此部分未完待續）