機關檔案工作應該依法完成哪些主要任務

陳德華

“法無授權不可為、法定職責必須為”這個說法大家都不陌生，是我們工作中必須遵循的原則，也是依法行政的最基本的要求。而作為開展機關檔案工作來講，我們應該依法完成哪些主要工作任務呢？經過梳理歸納，我覺得應該依法完成三個方面的主要任務。

一、“歸檔”

有關“歸檔”的法律法規的條文是這樣規定的：《河北省檔案工作條例》第十一條：各單位檔案工作機構或者人員，負責指導文書部門和業務部門文件材料的收集、立卷和歸檔工作，統一管理本單位的檔案，并對直屬單位的檔案工作進行監督檢查和指導。

依據法律法規規定想要完成好“歸檔”任務，應該完成五個方面的具體工作。

1、要準確編制保管期限表

按照國家檔案局8號令等法規規章的要求，在開展文件歸檔工作前，完成本單位“文件材料歸檔范圍和保管期限表”的編制。并報同級檔案行政管理部門審批、備案。

2、要及時收集文件材料

每年3月底前，要完成歸檔文件的收集，達到“應歸盡歸”的要求。由各業務處室負責文件材料的人員按“文件材料歸檔范圍和保管期限表”所列的范圍，完成文件的收集和整理，并編制移交目錄，連同文件材料一起交本單位檔案室。

3、要按規范完成歸檔整理

按照《歸檔文件整理規則》的規范要求，完成文件歸檔整理。文件交檔案室后，由檔案管理人員完成文件的“裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒”的工作。

4、要細致做好整理上架

文件按照要求完成歸檔、裝盒之后，要進行認真檢查完善并上架。確保檔案盒封面、盒脊、備考表填寫齊全、規范、清楚、整齊，最后，整理上架。

5、要消除零散積存文件

要確保各門類、各載體檔案均按國家有關標準整理上架，無積存零散文件，確保檔案完整、齊全。

二、“管檔”

也就是開展檔案的管理工作。有關的法律法規條文：《河北省檔案工作條例》第六條：各單位應當加強對本單位和直屬單位檔案工作的領導，納入工作計劃，設置檔案工作機構或者配備人員，建立健全檔案工作制度，提供必要的條件，保證檔案工作正常開展。第十九條：各單位的檔案庫房應當具有防盜、防火、防光、防塵、防潮、防有害生物和防污染等安全設施，不得在危房和不安全的環境中保管檔案。

“管檔”這里面包括三個方面的內容，一是管理機制的健全;二是日常管理工作的開展;三是安全保管設施設備的完善。具體內容主要有四個。

1、要健全檔案管理機制

這里主要是講，單位檔案工作要明確分管領導;要明確檔案管理機構，有專職或兼職檔案員，并保持人員相對穩定，并形成“主管領導-檔案工作負責人-檔案員-各業務處室檔案負責人”的管理網絡;檔案實現集中統一管理，做到統一領導、統一機構、統一制度。

2、要建立健全管理制度

要建立健全檔案安全保管制度、保密制度、檔案借閱制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統計制度、歸檔制度、檔案人員職責規定、科技檔案管理制度等檔案日常管理相關制度。

3、要經常開展日常管理

檔案工作要列入單位領導議事日程，年初要有檔案工作計劃，年底要有檔案工作總結;要有檔案突發情況應急預案，并定期組織模擬演練。要認真完成日常檢查維護，比如，借閱利用，要做好詳細的登記，庫房要做到日常的維護，比如溫濕度檢查檢測，防盜設施設備運轉情況的維護和檢查等日常工作。每年至少一次對檔案保管狀況進行全面檢查，每半年至少一次抽查。

4、要完善安全保管設施設備

檔案室要做到“庫房、辦公、閱覽”三分設，且布局合理，便于工作;庫房面積充足;檔案庫房建筑基本符合《檔案館建筑設計規范》要求，實現“八防”：防火（有火災報警、滅火器、電線線路規范、預案并演練）;防盜（有防盜報警、防盜門窗、監控、出入庫登記）;防光（防光窗簾、白熾燈或防紫外線燈）;防高溫（空調）;防潮（空調、去濕機等）;防有害生物（門窗緊閉、溫濕度達標、防蟲霉鼠藥物、定期檢查）;防塵（墻地不起塵、吸塵器、門窗密閉、定期清潔）;防水（無水源，氣暖，頂、窗不漏不滲水，地下室做防水處理）。

三、“用檔”

也就是開展檔案的利用。有關的法律法規條文規定：《河北省檔案工作條例》第二十九條：單位和公民利用機關、團體、企業事業單位和其他組織保存的檔案，按照國家檔案行政管理部門和有關主管部門的規定辦理。

依據法律法規規定應該做兩個方面的主要工作。

1、要開展好檔案利用工作

要建立《檔案借閱制度》，要有便捷的檢索工具，便于查找;要熟悉室藏，做到調卷迅速;要嚴格遵守借閱程序并做好登記記錄，防止檔案丟失、損毀。

2、要做好檔案開發工作

要完成編制“規章制度匯編、專題文件匯編和統計數字匯編”等匯編工作;要定期對檔案信息進行綜合整理，完成編制大事記、年鑒、組織沿革、全宗介紹等工作。

（作者單位：保定市檔案局 ）