淺析蓄能電站檔案數字化掃描工作的“前端”把控

侯潔 邢京燕 谷振富

一、檔案數字化掃描工作前端把控的重要性

前端控制理論是根據文件生命周期理論和全程控制原則對電子文件從生成到歸檔的整個過程進行統一規劃、統一要求， 實現對電子文件的超前控制和全程管理。檔案數字化是利用計算機設備， 對紙質檔案進行掃描、錄入， 并將檔案信息存儲于計算機中。在加工過程中， 由于其原始檔案載體質量的不同以及加工人員素質的差異， 檔案數字化過程的不確定性和風險性也會相應增加。

由于張河灣電站庫存檔案涉及到文件數量繁多，紙質載體規格不同，紙張質量有所差異，針對這一現狀，檔案人員在集中開展檔案數字化掃描加工時，有效地落實數字化掃描工作的前端把控就顯得尤為重要。在檔案數字化之前， 即在紙質檔案轉化為電子檔案信息之前， 進行適時的前端控制和干預， 對保證檔案的齊全完整，數據的長期可利用性和安全性，防止重要的檔案文件泄密，顯現十分重要。

二、檔案數字化掃描工作前端把控措施

張河灣電站庫存檔案數量大，專業性強。庫存檔案主要涉及：前期的可研、立項審批材料;項目的初步設計報告;合同的招投標資料;移民安置文件;基礎工程的土建資料;工程項目監理檔案;設計、施工、竣工圖紙;隱蔽工程;竣工驗收檔案;大型設備的進場安裝資料;設備的調試報告;試驗報告;機組的檢修技改文件等方面的檔案資料，張河灣電站所面臨的檔案數字化掃描的前端把控工作十分嚴峻。具體措施有以下幾個方面。

（一）梳理庫存檔案數量，分段開展檔案數字化工作

首先對庫存檔案數量進行全面梳理。根據庫存案卷紙質材料的類型差異進行劃分，分段實施。

張河灣電站庫存紙質檔案，主要分為文件和圖紙兩種類型。在開展具體的檔案數字化掃描工作時，可以結合檔案分類表開展文件集中掃描和圖紙及部分文件的方式來分段實施數字化掃描工作。

1、關于文件集中掃描的前端把控

以檔案分類號為基礎，統計集中以文件形式保管的案卷涉及幾個分類號。將這些分類號，按從小到大進行逐卷、逐件、逐頁的核查及數量統計，確保在合同招標及數字化掃描工作實施過程中對集中的檔案文件進行全程的掌控，為文件數字化核查、驗收工作打好基礎。同時根據工程量的大小來合理安排設備、人員的配備。有效地利用場地，在相對固定的時間內，更高效地完成了第一階段的數字化掃描工作。

2、關于圖紙及部分文件掃描的前端把控

同樣以檔案分類號為基礎，統計主要以圖紙形式保管的案卷涉及幾個分類號。每個分類號中存在小部分涉及相應工程圖紙的前期設計說明和審批開工的檔案案卷，這部分檔案是以文件的形式組卷保管的。為了方便出入庫管理，保障檔號的連續性，方便統計，防止出現跳號漏掃的現象。第二階段采取以圖紙掃描為主穿插文件掃描為輔的方式，開展第二階段的檔案數字化掃描工作。

對相應的文件進行逐卷、逐件、逐頁的統計，同時對圖紙總數進行統計，并且確定折合成A4紙的折算標準，落實到合同相關條款內，便于數字化工程量的確定。便于對圖紙數字化掃描全程進行掌控，為圖紙數字化掃描電子數據的核算驗收打好基礎。在設備人員配比上，可以以圖紙掃描設備為主，文件掃描設備為輔，人員配置上也可以合理安排，便于順利開展第二階段的圖紙數字化掃描工作。

（二）庫存檔案出入庫流程上的前端把控

為了確保檔案出庫前齊全，入庫后完整，排列有序。在流程上我們也要注意檔案出入庫的前端把控。建立完善的檔案出入庫制度和檔案出入庫登記表。

1、檔案出庫前的流程把控

檔案出庫前，檔案管理員對案卷的檔號、保管期限、數量、出庫時間、案卷存放位置（即庫位號）進行記錄統計，統一登記在檔案出入庫登記表上。

2、檔案出庫流程的把控

檔案管理員與數字化項目組借卷人在案卷出庫前，對案卷卷內的文件數量，頁數備考表等進行檢查核對，雙方在確認無誤后，在檔案出入庫登記表上簽字確認。

3、數字化掃描過程中的流程把控。

在案卷拆卷前設置校核人員，對文件或圖紙的頁碼及頁數進行標注、校核;并在檔案數字化流程表上進行記錄登記、并簽字負責。

4、數字化掃描過程中的電子文件質量把控

文件、圖紙掃描完后所形成的電子文件，設專人進行初級校核檢驗。審查后的電子數據齊全完整符合要求的，由校驗人審核簽字，并將實物案卷交給裝訂人裝訂。

5、裝訂案卷的把控

裝訂案卷前，進行卷內文件或圖紙排序整理，確保卷內文件數量或圖紙張數齊全完整，才可以進行裝訂。對裝訂檔案的準確性實時把控。

6、入庫前的流程把控

檔案管理員對歸還的案卷進行查驗，確認齊全完整后。雙方在出入庫單上注明入庫時間，簽字交接，統一入庫上架。

7、電子文件質量驗收的把控

檔案數字化掃描后的電子數據，由電子數據校驗人，經過初級校驗合格后，按入庫案卷批次進行移交，由檔案管理員以按比例抽查的方式開展二級校驗驗收。確認電子檔案文件的齊全完整，能夠正常讀取，再在二級驗收單上簽字驗收。

（三）檔案數字化掃描數據格式的前端把控

為了適應現代化辦公環境向智能化、便捷化的轉變，人們對檔案信息的在線瀏覽需求不再局限于對黑白單層PDF文件的瀏覽。對電子檔案盡可能的展現檔案的原始面貌，同時對電子文件內容的可讀取性有了新的需求，方便檢索內容，提高檔案利用率。

1、關于張河灣電站電子文件的格式把控

根據現代辦公環境智能化的現狀和檔案利用的新要求，張河灣電站對已存在的彩色單層PDF電子文件進行了格式轉換，轉化成雙層PDF格式，實現文件內容的可檢索功能。同時對新一批的檔案文件數字化掃描工作的電子數據移交提出了新要求：移交的紙質文件掃描件均為彩色雙層PDF格式。實現文件內容可檢索。

2、關于張河灣電站圖紙電子文件格式的把控

由于工程類的藍圖紙張比較大，在數據處理上的要求更高。為了方便今后電子圖紙的讀取和格式升級。我們對圖紙數字化掃描文件的格式提出了把控要求，要求數字化項目組將工程藍圖掃描成彩色TIFF格式，方便今后圖紙數據的格式升級，確保圖紙電子文件有效長久可靠的讀取和利用。為今后檔案數字化管理升級留有空間和余地，確保電子圖紙的可持續利用。

（四）數字化掃描工作人員的前端把控

數字化掃描人員管理是指對數字化人員職責進行明確分工，包括數字化監管員和數字化操作員。數字化監管員一般由電站檔案人員擔任， 其職責是對數字化過程進行監督和管理， 并負責后期數字檔案的核實檢查工作。

對數字化掃描人員的保密要求也是把控的重點。張河灣電站與檔案數字化項目組成員簽訂保密協議。同時對數字化掃描工作現場的電腦進行了局域網設置，所有數據掃描工作都在內網上進行，實行內網線上監管。嚴禁使用外網或無線網絡，禁止數字化掃描人員攜帶任何電子設備進場。每次進場開展數字化掃描工作前，要求將隨身攜帶的手機、電子設備、存儲設備等統一交由檔案人員保管。手機關機，鎖在保險箱內。離場時由檔案人員統一交還。

關于電子數據的移交備份查驗，僅限使用電站提供的內網加密優盤存儲移交數據。

三、落實檔案數字化掃描工作前端把控的意義

落實檔案數字化掃描工作前端把控，有利于確保檔案數字化掃描工作的順利實施，確保對檔案數字化掃描工作的全程把控，有效降低和杜絕企業檔案泄密的風險。確保檔案和企業的安全。

落實檔案數字化掃描工作前端把控，有利于紙質檔案的保存，減少由于借閱利用紙質檔案對文件原件的磨損;有利于延長重要紙質檔案的保管壽命;有利于確保電子文件數據的齊全完整，確保電子文件的長久穩定的讀取利用。全面提升檔案利用效率，更好地推進企業的可持續發展。為將來企業數字檔案館建設奠定堅實的基礎。

（作者單位：河北張河灣蓄能發電有限責任公司）