開發(fā)利用科研檔案的有益實(shí)踐與思考

魏麗愛 侯燁 馮斌

近年來，國(guó)家半干旱中心以創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展、加快農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化、促進(jìn)京津冀協(xié)同發(fā)展為指導(dǎo)，以提高創(chuàng)新能力、促進(jìn)成果轉(zhuǎn)化、增強(qiáng)綜合實(shí)力為目標(biāo)，激勵(lì)廣大科技人員積極承擔(dān)重大項(xiàng)目、產(chǎn)出高水平成果，推動(dòng)科技創(chuàng)新能力顯著提升。

面對(duì)新形勢(shì)新任務(wù)，檔案人員把圍繞中心、服務(wù)大局作為檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，把服務(wù)于提升科技創(chuàng)新能力作為發(fā)揮作用的主陣地，把服務(wù)于承擔(dān)重大項(xiàng)目、產(chǎn)出高水平成果作為發(fā)揮作用的主渠道，立足檔案的資源優(yōu)勢(shì)，配合服務(wù)好國(guó)家半干旱中心事業(yè)發(fā)展。

一、開發(fā)利用科研檔案的有益實(shí)踐

（一）檔案服務(wù)于承擔(dān)重大項(xiàng)目

國(guó)家半干旱中心瞄準(zhǔn)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)建設(shè)與發(fā)展中的戰(zhàn)略性、關(guān)鍵性、前瞻性重大科學(xué)技術(shù)難題，逐漸將研究任務(wù)聚集到明確的創(chuàng)新方向上，認(rèn)真謀劃申報(bào)國(guó)家級(jí)和省級(jí)項(xiàng)目，開展重大科技攻關(guān)。

圍繞這一任務(wù)，檔案人員積極配合，充分認(rèn)識(shí)農(nóng)業(yè)科研工作具有的連續(xù)性，認(rèn)識(shí)檔案對(duì)科研思路的啟發(fā)，深入相關(guān)科室調(diào)查研究，提前準(zhǔn)備、主動(dòng)服務(wù)，利用科研檔案為科研立項(xiàng)提供可靠依據(jù)。通過檔案服務(wù)支撐，國(guó)家半干旱中心承擔(dān)重大項(xiàng)目能力顯著提升。

近年來，申報(bào)的關(guān)于物聯(lián)網(wǎng)、水肥一體化、環(huán)境友好型肥料、棉花新品種培育等方面的科研項(xiàng)目，先后列入國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目和中央財(cái)政科研項(xiàng)目，立項(xiàng)成功率100%。2017年，針對(duì)糧食規(guī)模化生產(chǎn)，通過提供檔案信息，總結(jié)集成工程節(jié)水、良種良法、農(nóng)藝水肥管理、農(nóng)機(jī)改良、病蟲草害全程防控、物聯(lián)網(wǎng)智能控制等糧食生產(chǎn)關(guān)鍵技術(shù)，形成適合不同區(qū)域、不同規(guī)模新型農(nóng)業(yè)經(jīng)營(yíng)主體的規(guī)模化糧食生產(chǎn)整體解決方案，申報(bào)河北省發(fā)改委關(guān)于糧食規(guī)模化生產(chǎn)示范工程的近千萬元重大項(xiàng)目，成功立項(xiàng)。

（二）檔案服務(wù)于產(chǎn)出高水平成果

“十二五”以來，國(guó)家半干旱中心獲得的科技經(jīng)費(fèi)連年增長(zhǎng)，作為半干旱農(nóng)業(yè)領(lǐng)域的國(guó)家級(jí)工程中心，提高科技投入產(chǎn)出比，產(chǎn)出高水平成果，為促進(jìn)農(nóng)民增收和農(nóng)業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的科技支撐，成為科技創(chuàng)新的戰(zhàn)略任務(wù)。

圍繞這一戰(zhàn)略，檔案人員牢記習(xí)近平總書記的話：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)、規(guī)律得以認(rèn)識(shí)、歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。” 在工作實(shí)踐中，提前介入跟蹤，在科技獎(jiǎng)勵(lì)成果申報(bào)和品種、產(chǎn)品、專利、技術(shù)規(guī)程等實(shí)用性成果的形成過程中，積極主動(dòng)提供利用。在成果內(nèi)容組織、技術(shù)路線梳理、發(fā)明點(diǎn)與創(chuàng)新點(diǎn)提煉等方面，幫助提升成果的創(chuàng)新性、系統(tǒng)性與完整性，不斷提高成果申報(bào)水平、獲獎(jiǎng)等級(jí)和成功率。自2010年至今，國(guó)家半干旱中心獲得科技獎(jiǎng)勵(lì)成果10項(xiàng)，其中省級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)7項(xiàng)、市廳級(jí)獎(jiǎng)3項(xiàng)、國(guó)家專利13項(xiàng)、通過省級(jí)審定農(nóng)作物新品種5個(gè)、制定省級(jí)地方標(biāo)準(zhǔn)2項(xiàng)。

二、開發(fā)利用科研檔案的思考

（一）提高檔案服務(wù)意識(shí)

充分認(rèn)識(shí)檔案工作的基礎(chǔ)性、支撐性和服務(wù)性;充分認(rèn)識(shí)單位事業(yè)越發(fā)展，檔案工作的領(lǐng)域就越廣，發(fā)揮作用的空間就越大;充分認(rèn)識(shí)把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“智慧庫”，積極提供檔案信息服務(wù)，全面強(qiáng)化檔案開發(fā)利用，最大限度地滿足利用者的需要。

1.超前意識(shí)

超前謀劃，強(qiáng)化預(yù)見性。立足于提前準(zhǔn)備、提前參與、提前服務(wù)，“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。有超前意識(shí)，才有超前行動(dòng)，才能達(dá)到滿意服務(wù)效果。

2.精準(zhǔn)意識(shí)

針對(duì)目標(biāo)精準(zhǔn)發(fā)力，強(qiáng)化針對(duì)性。以高站位和戰(zhàn)略眼光，找到檔案工作與服務(wù)中心工作的契合點(diǎn)、切入點(diǎn)，提供全面、細(xì)致、連續(xù)的檔案服務(wù)，在精準(zhǔn)落地上下功夫，把工作做細(xì)做實(shí)做到位。

3.高效意識(shí)

針對(duì)檔案開發(fā)利用工作繁瑣零碎，強(qiáng)化高效性。必須改進(jìn)按部就班地查閱原始檔案服務(wù)方式，尋求迅速、快捷的服務(wù)途徑，體現(xiàn)服務(wù)工作的高效性，快速滿足利用需求。

（二）拓寬檔案服務(wù)途徑

為大局工作服務(wù)是檔案工作的永恒主題，也是檔案工作的生命力所在。單位事業(yè)發(fā)展到哪里，檔案工作就要服務(wù)到哪里。拓寬服務(wù)途徑，超前供給、精準(zhǔn)供給、高效供給是檔案服務(wù)供給側(cè)的主要方式。

1.加強(qiáng)主動(dòng)超前開發(fā)利用，爭(zhēng)取檔案服務(wù)供給側(cè)的超前供給

一是單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作。把檔案工作納入單位發(fā)展計(jì)劃和規(guī)劃，定期聽取工作匯報(bào)，加強(qiáng)督促檢查，及時(shí)提供人力、財(cái)力、物力等各方面的支持。在檔案利用服務(wù)中，對(duì)全局性中心工作、重點(diǎn)問題和重大事件提前或及時(shí)請(qǐng)檔案人員知曉，如重要工作的籌備會(huì)、調(diào)度會(huì)、驗(yàn)收會(huì)、總結(jié)會(huì)等要請(qǐng)檔案人員參加或列席，使其做好相關(guān)的檔案開發(fā)利用籌備， 更好地為單位中心工作服務(wù)。

二是檔案人員要加強(qiáng)對(duì)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的參與和了解。倡導(dǎo)參與性的信息服務(wù)，檔案人員要主動(dòng)爭(zhēng)取，參與到有關(guān)工作的研究和開展中，把檔案信息及時(shí)服務(wù)到相關(guān)工作中，使檔案信息不失時(shí)機(jī)地實(shí)現(xiàn)最佳價(jià)值。另外，檔案人員要積極主動(dòng)了解和掌握中心工作和重點(diǎn)任務(wù)動(dòng)態(tài)，深入各科研團(tuán)隊(duì)調(diào)查研究，通過當(dāng)面溝通、電話溝通、微信群溝通、發(fā)放調(diào)查表、座談會(huì)等方式，尋找最新的利用動(dòng)向，尋求超前服務(wù)機(jī)遇，提前準(zhǔn)備服務(wù)信息，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的超前供給。

2.加強(qiáng)精準(zhǔn)開發(fā)利用，深化檔案服務(wù)供給側(cè)的精準(zhǔn)供給

一是完善檔案利用效果信息反饋工作，減少盲目性。首先制定檔案利用辦法，將檔案利用效果的信息反饋工作制度化，讓檔案人員和利用人員作為共同責(zé)任和義務(wù)去完成。其次加強(qiáng)檔案利用效果登記和追蹤，利用人員在進(jìn)行利用效果登記時(shí)要盡量全面詳盡;檔案人員要有較強(qiáng)的責(zé)任心，根據(jù)利用人員填寫的登記信息，深入判別，進(jìn)一步向利用人員或部門兼職檔案員追蹤了解信息，掌握利用效果。再次，對(duì)反饋收集的利用信息整理、統(tǒng)計(jì)、分析，探尋檔案利用規(guī)律，獲取檔案利用需求，為精準(zhǔn)利用提供風(fēng)向標(biāo)。

二是完善檔案基礎(chǔ)性工作，提高查全率查準(zhǔn)率。目前科研單位樹立長(zhǎng)遠(yuǎn)創(chuàng)新目標(biāo)，逐漸將分散型的研究任務(wù)引導(dǎo)凝練到重大科技攻關(guān)上來。某一方向的研究更加連續(xù)深入，相關(guān)的研究立項(xiàng)也更加持續(xù)，檔案人員要充分認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)進(jìn)一步長(zhǎng)期研究立項(xiàng)的參考價(jià)值，要做好檔案的全面收集、科學(xué)整理、妥善保管、準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)性工作。這里重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)收集整理歸檔工作，它是檔案工作的起點(diǎn)，是基礎(chǔ)的基礎(chǔ)，決定了檔案利用工作的存在。要充分發(fā)揮各部門兼職檔案員的作用，利用他們熟悉本部門工作特點(diǎn)、了解工作業(yè)務(wù)的優(yōu)勢(shì)，關(guān)鍵加強(qiáng)申報(bào)書、計(jì)劃任務(wù)書、年度工作總結(jié)、驗(yàn)收材料、成果材料等與下一步長(zhǎng)期立項(xiàng)密切相關(guān)的材料收集，確保齊全完整。部門兼職檔案員要增強(qiáng)責(zé)任心，注意做到“隨時(shí)”，“隨時(shí)”用心，“隨時(shí)”收集整理，確保按規(guī)定階段歸檔。杜絕收集不準(zhǔn)確、材料不齊全、歸檔不及時(shí)、質(zhì)量不規(guī)范現(xiàn)象發(fā)生。另外，建立科學(xué)、實(shí)用、針對(duì)性的檔案檢索工具體系，將檔案的藏與用有機(jī)聯(lián)系起來，在檔案與準(zhǔn)確利用之間架起溝通橋梁。

3.加強(qiáng)深度開發(fā)利用，促進(jìn)檔案服務(wù)供給側(cè)的高效供給

一是編研工作是檔案信息資源開發(fā)利用的重要手段。把分散的檔案信息，按照一定的專題進(jìn)行整理、歸納、摘錄、綜合，編寫二三次文獻(xiàn)，使其序列化成為準(zhǔn)確的系統(tǒng)信息，如重要文件匯編、科技成果匯編、研究課題匯編、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書匯編、史志、年鑒、大事記、組織沿革等，滿足利益者對(duì)專指性、濃縮性、系統(tǒng)性信息的需求，使利用者直接獲得信息，縮短利用信息的時(shí)間，提高工作效率。

二是加強(qiáng)檔案資源的信息化建設(shè)。其一，加強(qiáng)檔案目錄和檔案全文信息的數(shù)字化。在數(shù)字化過程中，特別要注意數(shù)據(jù)質(zhì)量，否則會(huì)檢索結(jié)果不準(zhǔn)確或檢索不出，影響利用。錄制人員要增強(qiáng)責(zé)任心，避免錄制數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，定期檢查或抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤糾正錯(cuò)誤，對(duì)形成的數(shù)據(jù)要備份并脫機(jī)保存。其二，不斷規(guī)范電子文件歸檔和電子檔案管理。制定相關(guān)制度，明確電子文件歸檔范圍，凡屬于歸檔范圍的電子文件要應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。在電子檔案管理中，要確保電子檔案載體的物理性安全并定期檢測(cè)和拷貝，保證電子檔案的原始性。通過以上信息化方式存儲(chǔ)的檔案資源便于計(jì)算、分析，便于無紙化查閱，便于檔案信息資源共享，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量，使利用者快速便捷獲得所需信息。

（作者單位：國(guó)家半干旱農(nóng)業(yè)工程技術(shù)研究中心）