淺談地方高校檔案的精細化管理與信息化建設

劉薇

[摘 要]檔案管理是高校日常管理工作的重要組成部分，檔案作為一種有價值的文檔資料，通過加強信息化建設和實施精細化管理，還能夠進一步挖掘檔案的潛在價值，為地方高校開展教育教學工作提供必要的支持。本文首先分析了當前形勢下地方高校檔案精細化管理和信息化建設的重要意義，進而根據檔案管理工作中存在的實際問題，就檔案如何實現優化管理和信息化發展展開了簡要分析。

[關鍵詞]地方高校；檔案管理；精細化；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.087

[中圖分類號]G647 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）24-0-02

1 信息時代地方高校檔案的特點

1.1 數量多，增長速度快

隨著地方高校辦學規模的擴大和生源數量的增加，學校日常運營中產生的各類文件資料也在不斷增多。這些文件資料不僅包含許多紙質文檔，而且也涉及許多電子資料，以視頻、圖片等形式存在。經過初步篩選后，其中具有一定價值的文件資料被保存下來，經過專業的分類、編輯和整理后，形成檔案。在信息化時代，電子檔案的數量呈現出爆發式增長，也給地方高校檔案管理帶來了新的壓力。

1.2 多元異構

學校各業務系統業務側重點不同、開發工具不同、開發人員不同、采用數據庫類型不同、上線時間不同，直接導致在此過程中各系統間產生的數據多樣性增加，同時數據不可避免地分布在不同的業務系統、不同的數據庫中。由此可見，在信息時代高速發展的今天，數字資源將廣泛存在于諸多不同的業務系統中，作為眾多業務系統數據終點的檔案數據勢必會帶有明顯的異構性，呈現出結構化信息、半結構化信息和非結構化信息融合的態勢，形成分布廣泛的大量異構數據。

1.3 真實可靠

在信息時代，數據來源變得龐雜，對于學校各業務系統產生的過程數據及結果數據，利用者更需要精確的信息來源，而并非在眾多龐雜的數據中尋求自己的需求數據。檔案信息資源建設就是一個將眾多龐雜的數據按照一定的規則、格式進行組合，是對原始數據進行保存，同時也對原始數據重新整合，當使用者根據外部環境選擇數據時，可精確地鎖定所需檔案信息。因此，在信息時代，檔案數據必將得到廣泛關注，因為它“是一種最真實、最可靠、最具權威性與憑證性的原生信息資源”。

2 檔案精細化管理和信息化建設的必要性

高等教育的迅猛發展和科學技術的持續革新，高校檔案工作的內容、要求和任務發生了巨大的變化。原有粗淺的管理理念、粗放的管理模式和落后的管理技術，已經難以滿足師生和社會對高校檔案的需求。高校檔案引入精細化管理，有利于高校檔案工作促改革、創品質、惠師生、助發展。

一方面，高校檔案精細化管理能將復雜的工作簡單化，把簡單的工作流程化，把流程化的工作定量化，把定量的工作信息化，使高校檔案工作更加高效。另一方面，高校檔案精細化管理將從思想意識、管理制度、工作執行和結果考核等方面入手，增強高校檔案工作人員的責任和規則意識，努力“生產”高品質的檔案。

此外，近年來地方高校之間的競爭也日趨激烈，通過充分發揮檔案的參考和利用價值，還可以幫助學校在加強師資隊伍建設、吸引高質量生源等方面做好準備，在一定程度上也為提升地方高校核心競爭力奠定了基礎。

3 現階段地方高校檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理隊伍的綜合素質不能滿足工作要求

新時期，地方高校檔案管理面臨更加繁重的任務和更加嚴格的要求，要想保質保量地完成檔案管理任務，離不開一支高素質的檔案管理隊伍。但是由于地方高校將工作重點都集中于辦學方面，對于檔案管理則缺乏足夠的重視，檔案管理隊伍的綜合素質參差不齊。例如，在崗位任用上，部分檔案管理人員都是從本校的其他工作崗位上調任的，上崗之前沒有接受過檔案管理相關的培訓，也就不能從專業角度完成檔案的精細化管理。此外，入職后許多檔案管理人員沒有定期接受培訓，久而久之個人技能也會與工作要求脫節。

3.2 高校尚未形成配套的檔案精細化管理制度

檔案管理的專業性，以及檔案本身的重要價值，要求在實施檔案精細化管理上，也必須引進一套完善的管理制度，從而為開展各項工作提供必要的保障。現階段，地方高校在檔案管理制度建設上，存在的主要問題有兩方面：一方面，配套管理制度不完善，雖然檔案管理部門也有自己的管理制度，但是內容陳舊落后，已經遠遠不能適用于現階段檔案精細化管理要求；另一方面，管理制度的落實情況不理想，由于缺乏必要的監督，加上檔案管理人員自身的責任意識不強，也會影響檔案管理的實際質量。

3.3 高校在檔案信息化建設方面的投入不足

在信息化時代，地方高校檔案中電子檔案的比例不斷提升，創新檔案管理方式方法勢在必行。在此方面，許多企業提供了可借鑒的經驗，例如在檔案管理部門引進信息化辦公系統，實現對檔案的電子化、智能化管理。但是也應當看到，檔案信息化建設在前期需要投入必要的資金，包括計算機設備采購，信息系統維護等。地方高校由于資金有限，在檔案信息化建設方面的實際投入較少，也會制約檔案信息化建設的進程。

3.4 檔案管理未充分體現服務性理念

通過調查發現，許多檔案管理人員對自身的定位不夠準確，特別是對待本校的教職工和學生時，把自己當成了“管理者”，對待有檔案借閱需求的教職工和學生，擺出一副高高在上的姿態，甚至是冷眼相對，嚴重損害了檔案管理部門的形象。而檔案管理工作實際上是一項為學校師生服務的工作，由于現階段地方高校的許多檔案管理人員未將服務理念落實到工作中，也不利于高質量地開展檔案工作，甚至得不到本校教職工的支持。

4 地方高校推進檔案精細化管理和信息化建設的有效途徑

4.1 樹立正確職業觀念，不斷提高管理水平

4.1.1 增強責任意識和服務意識

檔案管理本質上是一項服務性的工作，服務的對象是本校的教職工和廣大學生。因此，作為檔案管理人員，首先要擺正自己的心態，明確工作的定位，從而才能在今后的檔案管理工作中，嚴格按照崗位要求做好本職工作。檔案管理人員要將精細化管理理念落實在日常管理工作中，需要不斷增強責任意識、服務意識。

4.1.2 掌握信息設備操作技術

近年來，地方高校也投入資金采用了一些信息設備，為提升檔案管理效率起到了積極作用。作為檔案管理人員，也要主動學習這些信息設備的操作方法，不僅要完成基本的電子檔案收錄、管理和查閱等工作，還要能夠借助信息技術充分挖掘檔案的潛在利用價值，為本校的師生提供更加優質的檔案借閱服務。

4.1.3 落實崗位考評激勵機制

檔案管理工作與教學工作相比，沒有一個明確的標準來衡量該項工作的實際開展成效，加上監督工作不到位，導致部分檔案管理人員在工作中存在消極、懶散的情況，破壞了整個檔案管理部門的工作氛圍。因此，地方高校要引入崗位考評機制，結合檔案管理工作的特點，制定更加細化的工作考核機制，并將考核結果直接與檔案管理人員的績效掛鉤，通過這種方式倒逼檔案管理人員認真負責，落實管理責任。另外，還要利用好考核結果，對于考核結果優秀的要給予獎勵，反之則要采取一定的處罰措施。通過實施激勵措施，進一步提升檔案管理人員的履職能力。

4.2 推動管理制度建設，切實提高檔案管理效率

4.2.1 檔案管理辦法

地方高校要盡快制定檔案精細化管理的具體方法，重點明確以下幾方面問題：由誰負責建立檔案，怎么建立檔案，檔案如何進行管理，如何發揮檔案價值，只有明確了這幾個基本問題，才能指導檔案精細化管理工作順利開展。此外，學校的檔案管理部門，也要充分理解和運用精細化管理理念，例如要在檔案收錄、檔案整理、檔案借閱等各個環節中，都要嚴格按照檔案精細化管理辦法，推動檔案管理向精細化、規范化和標準化方向發展。

4.2.2 檔案借閱規定

檔案借閱使用是體現檔案價值的重要渠道，但是對于一些珍貴的，或是涉及一定機密信息的檔案，則對借閱流程有嚴格的要求。因此，為了保證高校檔案的安全，在進行檔案借閱管理時，除了要樹立精細化管理理念外，還要充分借助信息技術手段，保障檔案的安全。例如，在檔案管理部門的各臺機器上，要設置登錄和訪問權限。每名檔案管理人員擁有獨立的登錄口令，避免越權操作。同時，還要加強網絡安全，避免珍貴檔案被破壞或丟失。

4.3 設立專項資金，推動高校檔案事業可持續發展

4.3.1 加強資金供給保障

地方高校檔案信息化建設離不開資金支持，學校方面既要認識到檔案管理的價值所在，又要采取實際行動，加快檔案管理信息化建設。在硬件設施建設方面，主要是采購一些信息化管理系統必需的設備，并且要做好后期硬件設施的安裝與調試工作。軟件方面，主要是一些與檔案管理相關的辦公系統。此外，地方高校每年還要拿出專項資金，用于做好檔案信息化管理系統的運行維護，使檔案信息化管理真正發揮應用優勢。

4.3.2 加強資金供給，保障人才隊伍建設

針對現階段地方高校普遍存在檔案管理隊伍結構失衡的問題，學校方面也要重視做好高素質檔案管理人才的引進與培養工作。一方面，要適當提高檔案管理崗位的薪資待遇，創造更加便利和舒適的工作環境，從而也能夠吸引年輕的檔案管理人才到學校任職；另一方面，也要重視對在職檔案管理人員進行培訓，包括職業道德培訓，還有專業技術培訓等。通過組建一支現代化、高素質的檔案管理隊伍，為實現高校檔案精細化管理和推進信息化建設提供必要的支持。

5 結 語

地方高校在發展的過程中，需要重視檔案管理工作，并通過充分挖掘和利用檔案價值，為高校開展辦學工作和校內管理工作提供必要的支持。現階段，地方高校在檔案管理中還存在重視不足、缺乏資金保障和人才支持等問題。地方高校要立足于自身發展，真正將檔案管理擺在學校管理工作的重要位置，通過改善檔案管理人員的待遇和工作環境，制定更加完善的管理制度等措施，切實推動檔案精細化管理和信息化建設。

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