大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理研究

王開宇

【摘 要】在大數(shù)據(jù)迅速發(fā)展的背景下，檔案管理對各行各業(yè)的數(shù)據(jù)提出了新的管理要求，各行各業(yè)的人士越來越意識到利用大數(shù)據(jù)進行有效管理的重要性。檔案管理的發(fā)展是整個我國現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)，其主要任務(wù)是保存社會檔案信息，以備后期查閱和研究，主要工作是對原始的資料進行整理、歸納和保管。在大數(shù)據(jù)的時代背景下，每天都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，給檔案管理和檔案工作者帶來極大的挑戰(zhàn)，因此，探討大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理已成為一項刻不容緩的工作。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時代背景；檔案管理

前言

大數(shù)據(jù)（big data），指無法在一定時間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)時代的到來沖擊著整個世界，變革著人們的生活、工作和思維方式。大數(shù)據(jù)時代的到來對檔案管理工作也產(chǎn)生了很大的沖擊和影響，是對檔案部門的檔案管理能力和水平的全新考驗。大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式變化的研究，有利于加強檔案管理機構(gòu)的職能建設(shè)，達到促進檔案事業(yè)發(fā)展的目的。在傳統(tǒng)的檔案工作中，工作容量大、管理細(xì)碎繁瑣已經(jīng)成為影響檔案事業(yè)發(fā)展的重要問題。而借助于大數(shù)據(jù)的時代背景，數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為新的工作要務(wù)。

一、大數(shù)據(jù)時代對傳統(tǒng)檔案管理產(chǎn)生的影響

1.促進了檔案管理者管理理念的轉(zhuǎn)變。

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是對檔案的分類管理，主要集中于紙質(zhì)檔案，所有的檔案就像是圖書館中的館藏，按照類別進行清晰的分類，按照秘密、絕密等有層次、有主次地進行分類，便于檔案的管理。而大數(shù)據(jù)時代則是主要進行檔案信息的管理，不拘于紙質(zhì)，主要是以數(shù)據(jù)庫為主，對海量數(shù)據(jù)檔案的管理必須要有極強的信息整合分析能力，對檔案管理工作者要求更高，促使檔案管理工作者轉(zhuǎn)變管理理念。

2.促進了檔案管理工作性質(zhì)的轉(zhuǎn)變。

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作從最初的以紙質(zhì)檔案為主已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)據(jù)檔案為主，而在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作不再是單純的對檔案信息進行保存與掌握，更需要檔案管理者對海量的信息進行專業(yè)化分析提煉，從大量的信息中挖掘出更具有價值的信息數(shù)據(jù)。因此，大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作性質(zhì)也發(fā)生了質(zhì)的轉(zhuǎn)變，如何提高檔案管理工作效率與科學(xué)性也成為檔案管理工作者思考的重要問題。

3.促進了檔案管理工作者專業(yè)技能的提高。

大數(shù)據(jù)時代的來臨對于檔案管理工作的要求已經(jīng)不再是對檔案簡單地進行分類整理，為了更好地為社會服務(wù)，檔案信息具有開放性與多元性的特點，檔案信息也更多地被調(diào)閱，這是新時期的必然趨勢。比如檔案管理中對相關(guān)的信息進行分析處理等，這對檔案管理工作人員提出了新的要求，檔案管理工作者必須要掌握更多的專業(yè)技能，轉(zhuǎn)變管理理念，從而更好地為檔案管理工作服務(wù)，為社會服務(wù)。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理中出現(xiàn)的劣勢問題

1.信息化檔案管理的理念缺失。

從傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化檔案管理階段，不但需要耗費人力、財力、物力，還要進行一系列的創(chuàng)新發(fā)展和過度適應(yīng)。面對這種情況，很多檔案部門復(fù)雜人都忽視了數(shù)字化檔案確立的重要性，導(dǎo)致信息化檔案管理發(fā)展遲緩、缺乏一個長遠(yuǎn)的規(guī)劃，在管理模式上依然故步自封，保持陳舊、落后的檔案規(guī)模，在很大程度上影響了檔案信息化建設(shè)的開展。

2.檔案信息管理的安全性不足。

在看到網(wǎng)絡(luò)便捷的同時，在大數(shù)據(jù)的影響下，檔案信息管理的技術(shù)也出現(xiàn)了安全性差、后續(xù)維護難、系統(tǒng)設(shè)置不合理的問題。尤其是檔案管理的安全性，對于涉及一下機密信息、重要資源的檔案，管理人員需要進行多項加密，但是，由于工作人員操作失誤、設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客攻擊等情況，檔案管理很有可以遭到?jīng)_擊。檔案信息管理的安全性存在漏洞。

3.管理人員的綜合素質(zhì)有待提升。

以中職學(xué)校檔案管理為例，很多檔案管理者都是教師轉(zhuǎn)職而來的。因此，他們?nèi)狈I(yè)的檔案管理理念。同時，因為科研經(jīng)費的限制，檔案管理人員也只能做一些文件歸檔等基礎(chǔ)性開發(fā)，無法具備數(shù)字化檔案科研的相關(guān)業(yè)務(wù)水平。再加上，檔案信息化建設(shè)的投入高、回報慢，因此在資料的搜集和整理上，難以加深對檔案工作的開發(fā)和利用。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下提高檔案管理價值的建議

1.提高檔案管理工作人員的工作效率。

檔案管理工作價值的提高離不開檔案管理人員素質(zhì)的提高，因此提高檔案工作者的素質(zhì)是促進檔案管理價值提高的重要方法。因此，在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理的方式與檔案管理人員管理理念也發(fā)生了變化，這對檔案管理人員提出了新的要求，必須要有較高的從業(yè)素質(zhì)，能夠滿足大數(shù)據(jù)要求，高效完成好檔案管理工作。大數(shù)據(jù)時代的檔案管理已經(jīng)不再是人力進行手工管理，從業(yè)人員必須要有新的工作理念。而目前我國高校教育也開設(shè)了檔案管理專業(yè)，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理工作者。因此，檔案館選拔檔案管理工作者時需要設(shè)置門檻，讓專業(yè)的管理者提高整體檔案管理工作者的從業(yè)素質(zhì)，能夠在新時代背景要求下，以正常的心態(tài)積極面對大數(shù)據(jù)時代的挑戰(zhàn)。

2.提高檔案管理的技術(shù)水平。

大數(shù)據(jù)時代背景下，在進行檔案管理過程中，檔案館可以與大型的數(shù)據(jù)公司合作，讓檔案管理者能夠在工作中利用數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案管理，必須要有效地結(jié)合數(shù)據(jù)管理技術(shù)與先進的管理方式，最終提高檔案管理的價值，將數(shù)據(jù)與管理工作有效地結(jié)合是思想的革新，與研發(fā)公司合作，研發(fā)出符合檔案館管理工作實際的技術(shù)。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，計算機并不能單一而完全地進行數(shù)據(jù)管理工作，必須要在工作過程中結(jié)合云計算技術(shù)與存儲技術(shù)。而對于檔案管理工作還需要多方共同努力，創(chuàng)新檔案管理方式，提高管理效率。

3.建立健全檔案管理工作的監(jiān)督管理制度。

大數(shù)據(jù)為檔案管理工作帶來了便利，但是也為檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)，在大數(shù)據(jù)時代的背景下，數(shù)據(jù)信息越來越開放，人們可以利用信息進行交流。但是，在交流的過程中也讓信息更加分散，降低了數(shù)據(jù)的安全性。因此，必須要建立健全檔案管理的監(jiān)督管理制度。檔案管理人員必須要將信息更好地保護，保證檔案的安全。同時，政府也需要促進信息現(xiàn)代化建設(shè)，提高信息的安全性。

四、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作迎來了轉(zhuǎn)機，也面臨著挑戰(zhàn)。為了進一步發(fā)揮檔案管理工作的現(xiàn)實作用，廣大檔案工作人員要立足自身工作特性，進行創(chuàng)新性和發(fā)展式的數(shù)據(jù)融合，促使檔案工作沿著社會化、科學(xué)化、人性化、服務(wù)化、多元化的方向發(fā)展。在提高檔案管理工作效率的同時，進一步促進檔案工作的全面發(fā)展。

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