事業單位檔案管理的現狀及改善措施

路娜

摘 要：十九大后，事業單位進行經濟體系的改革，其中也包括檔案管理的改革，然而人員合理安排的基礎即事業單位的檔案管理的發展卻不盡人意，在事業單位全面改革的新時代，對檔案管理的要求進一步提高了，而檔案管理仍然處于傳統的管理模式中，這為我國事業單位的發展帶來許多不便，事業單位的檔案管理需要加快發展的腳步，創新管理模式。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;管理模式

眾所周知，事業單位檔案管理部門的工作量不可估量，然而有的檔案部門管理手段落后，沒有引入電子化辦公設備，檔案管理部門的工作效率低，嚴重影響了事業單位人員的升遷、調任和培訓，給日常的內部工作帶來許多不便，需要發現檔案管理出現問題的根本原因，并提出解決對策，改善當前事業單位檔案管理的現狀。

一、對事業單位檔案管理中存在的問題進行探討

（一）檔案管理工作的無序。俗話說，“無規矩，不成方圓”，檔案管理工作也是如此。現如今的事業單位檔案管理工作常常處于混亂的狀態，缺乏管理，在此基礎上，員工間缺乏溝通交流，容易導致檔案分類錯誤，甚至可能導致檔案遺失，會使檔案的準確度降低，檔案管理工作的效率很低。

（二）檔案管理工作被忽視。檔案管理工作枯燥無味，操作簡單，往往認為其不需要關注，不值得發展，其忽視檔案管理工作，沒有為其制訂一個合理的管理系統，管理制度的缺乏使在檔案分類和收集時標準不統一，工作人員無法明確工作標準，如檔案的分類，沒有明確的分類標準，就會使檔案同時出現多種分類方式，從而阻礙檔案的進一步管理，無法創新發展。

（三）檔案管理工作缺乏基礎設施。檔案管理工作的基礎設施包括先進的辦公系統和檔案的保存設施，由于這些基礎設施成本較高，事業單位重視檔案管理工作，就會使其缺乏資金支持，沒有先進的辦公設備，事業單位檔案管理的無序狀態就無法擺脫，其工作效率低、工作質量也低，而且還會加大工作人員的工作量，檢索的效率低會使企業管理層在安排員工的職務上耗費大量的時間，此外，就算檔案管理使用了電子化的辦公設備，有些檔案還是需要人工保存，此時檔案盒的保存需要優良的保存設施，然而機構內部卻沒有提供這樣的保存條件，如何延長檔案的使用壽命還有待研究。

二、完善事業單位檔案管理的可行措施

（一）完善檔案管理工作的管理系統。完善檔案管理系統的基礎是一個齊全的管理制度和基本的工作準則，管理層需要安排專業的管理人員來領導檔案管理部門的工作，不能出現一人多職的情況，讓沒有管理經驗的人來完成檔案管理工作。此外，還需要明確檔案管理部門的職位和任務分工，合理安排人員，避免人員工作的重復性，提高檔案管理的效率和質量，而且完善的管理系統可以減少檔案的出錯，避免為事業單位的發展帶來阻礙。在信息化時代，電子化管理系統是必不可缺的，其不僅可以提高檔案管理的效率，減少檔案檢索的時間，還可以對工作人員的檔案進行分析，幫助本單位篩選出需要培養的人才和潛力股，為我國事業單位的長遠發展奠定人才基礎，電子化管理系統以計算機強大的功能為基礎，出錯的可能性小，檔案管理的質量能夠得到有效地提升。

（二）把檔案管理工作列入事業單位的發展重點。完善檔案管理工作就要從重視檔案管理工作上著手，事業單位要把檔案管理工作列入未來的發展重點中，完善檔案管理的系統，為檔案管理工作提供所需，滿足他們的發展要求，讓檔案管理部門大力發展，為事業單位機構改革篩選高素質的人才，讓人才拉動事業單位的發展，減少發展的隱患。而且檔案是員工升遷、事業單位裁員的基礎，檔案管理工作的發展可以減少事業單位人才的流失，完成人員的合理調任，提升工作人員對本單位的信任，提高工作人員工作的積極性。檔案管理工作的高效開展，可以減少檔案盒的打開次數，避免對檔案造成損傷。

（三）加大投入，改善檔案保存條件。常言道，“工欲善其事，必先利其器”。檔案管理工作的改善離不開強有力的物質基礎，需要加大對其的投入，為其提供充足的資本，讓檔案管理部門可以購買基本的電子化辦公設備和強大的信息管理系統，盡可能消除物質條件對檔案管理質量的影響，而且有了檔案管理系統的支持，即使非專業的檔案管理人員也可以獨立完成檔案的錄入，可以避免檔案管理人才缺失帶來的不便。此外，重要的檔案常常需要備份，即紙質版檔案，而這些檔案保存要求高，需要的設備成本也高，檔案管理部門有了本錢可以放心地購買最佳的設備，實現檔案的長期保存，避免檔案缺失、漏頁、損壞。檔案管理部門在過去由于事務簡單，人員少，工作環境一直未能得到改善，而且就職的多數為退休的老年人，檔案管理在大力發展的模式下，可以改善檔案管理部門的環境，通過軟實力來吸引年輕人，提高檔案管理人員的綜合素質。

事業單位的檔案管理部門在過去一直處于一個很尷尬的地位，管理層不重視，以上率下，檔案管理工作一直得不到改善，因此，檔案管理部門即使在經濟體系改革的過程中得到的支持也不多，發展不太樂觀。為了創新發展檔案管理，充分發揮其功能，促進企業內部人才的涌現，事業單位需要從根本上解決檔案管理存在的問題，讓企業發展擁有強大的人力基礎。

參考文獻：

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