電子檔案與紙質檔案的融合發展現況

施炯

（天津市低收入家庭經濟狀況核對中心，天津 300000）

隨著信息技術的不斷發展，電子檔案以其便捷性、共享性等優勢越來越受到青睞，同時傳統的紙質檔案依然有著它不可替代的作用。唯有將二者取長補短、相互融合，才能充分地將紙質檔案和電子檔案的各自優點發揮到最大的利用效果，從而達到檔案存儲的最優程度。

1 電子檔案與紙質檔案的優劣勢分析

電子檔案屬于現代化檔案管理手段，是通過計算機技術將特定信息儲存的檔案形式。相對于傳統的檔案管理方式，電子檔案具有多方面優勢。電子檔案主要應用磁盤、光盤等存儲介質，隨著信息技術的發展進步，該類介質的存儲量不斷提高。由存儲介質存儲的檔案信息可重復利用性高，而現階段互聯網技術的發展，為電子檔案的傳輸創造了更加便利的條件，電子檔案能夠隨時進行使用和修改，共享性高。另外，電子檔案的信息編輯、存儲、與運輸都根據使用者的需要轉變成利于其使用的形式，帶來了便利，并且準確性高。但電子檔案也存在缺陷，如電子檔案雖具備復制、修復等功能，且能夠不斷更新保存，但檔案的原始性往往難以保證，在共享過程中，信息安全性也可能存在風險。

紙質檔案指的是采用傳統紙張記錄信息的檔案，其最大價值就在于能夠很好地保留檔案文獻的原始性價值，體現了檔案的原始記錄性和憑證作用，這是其他任何文件形式不能替代的。此外，由于紙質文件一般具有固定的結構及格式，可以對記載數據進行全面審核，保證信息不被篡改，保證了數據的穩定性，維護了信息的真實性和可靠性，真正落實了安全管控和穩定分析的資料管理目標。借助紙質檔案的形式還能夠保證檔案留存過程的直觀性以及完整性和真實性，從根本上維護了閱讀和檔案調取工作的實際效果，紙質檔案的穩定性是電子檔案不能替代的。但同時紙質檔案也存在諸如易損壞、易老化、無法再生等不足，往往需要管理人員投入較大量的人力、物力和精力進行保護。

2 電子檔案與紙質檔案融合發展的必要性

信息化時代早已到來，電子檔案的使用已呈現普及狀態，為使用者提供了便利，但電子檔案也存在著諸多不足，如它對計算機設備要求高，往往對存儲介質依賴程度高，在電子檔案的存檔或使用過程中發生故障或意外情況，解決途徑的選擇也將受到限制。此外，因其易被修改的特性，電子檔案的管理必然有局限性，如電子檔案的收集和保存過程中被篡改，這樣不能達到檔案管理的目的，易使電子檔案不具備本身的原始性，從而失去了存儲價值。與之相反，紙質檔案具備不易被篡改的特性，可靠度相對較高，完整保存也會更好，但紙質檔案又存在著浪費紙質資源等缺點。紙質檔案與電子檔案各有優勢與不足，從長期發展來看，只有確保兩種形式的檔案融合發展，合作創建一套一體化的檔案管理形式，互通合作才會帶來雙贏的局面。電子檔案的高效率模式，彌補了紙質檔案的不足；紙質檔案所具備的原始特性也彌補了電子檔案的缺點，只有兩者融合發展，完善當前的檔案管理工作，才能保障檔案管理更加科學和有效。

3 兩種檔案融合發展存在的困境

目前電子檔案和紙質檔案并存發展，如將兩種檔案融合發展，目前尚存在著諸多問題。首先，工作人員還比較缺乏統籌管理兩種檔案的意識，易導致檔案管理出現漏洞，如電子檔案的安全性無法得到保障，紙質檔案存儲有限性問題也沒有彌補，可致使管理工作失去實效性，也容易嚴重制約檔案管理工作的可持續發展。其次，單位普遍對于兩類檔案的統籌管理缺乏認知。目前，傳統的紙質檔案雖依舊在廣泛應用，但電子檔案的便捷性及存儲價值具有較大的吸引力，導致多數管理人員對傳統紙質檔案關注度逐漸降低。在存檔工作中，一部分檔案應用電子檔案，一部分應用紙質檔案，未進行有效的統一分類管理，造成檔案查找及管理的混亂。

4 兩種檔案融合發展的建議措施

首先，健全完善檔案管理制度。電子檔案具有易刪改的特征，健全科學的檔案制度，將紙質檔案與電子檔案有效融合，能夠使檔案在使用、存儲、修改的過程中不易造成信息丟失，彌補電子檔案的安全性問題。在電子文檔存儲過程中，還要關注電子檔案載體格式轉換問題，對發生改變的情況進行全程記錄，以保證電子檔案信息的完整性與原始性。

其次，建立統籌管理模式。該管理模式建立一種呈現電子檔案與紙質檔案相互獨立又彼此聯系的雙管理系統統籌模式。在紙質檔案與電子檔案并存情況下，分別建立兩個獨立的數據庫管理，兩種檔案實現有效對接。相關工作人員則充分利用兩種檔案的特點及優勢，在收集、存儲和使用等環節分別建立各自規范的管理模式，通過分別建立對應兩類檔案的的管理系統，以保證紙質檔案與電子檔案在使用和儲存過程中實現迅速靈活地切換，從而提高了兩種檔案使用的高效、快捷、便利。

最后，提升檔案管理人員綜合素養。靈活運用計算機是檔案管理人員必備的技能，檔案管理工作人員必須熟悉并掌握電子檔案的各類存儲質及其相應的特點。更要認真學習檔案業務知識，努力提高檔案管理的能力，并在平時工作中及時進行必要的經驗總結，逐步健全完善檔案管理手段，以保證檔案工作能夠扎實開展。

電子檔案和紙質檔案各有優缺點，在檔案管理過程中需要相互融合、取長補短，共同發展。實際工作中，檔案工作人員要依據工作實際自主確定檔案管理模式，充分將紙質、電子兩種檔案的優點充分發揮。檔案管理工作正在隨著科技進步不斷地發展，我們期待通過必要的手段和模式將紙質、電子兩類檔案共存利用，發揮到最優程度。